СТБ-Проект

Руководство компании «СТБ-Проект» поставило задачу скоординировать работу сотрудников при подготовке проектной и рабочей документации в рамках проектов, наладить электронное взаимодействие более 100 сотрудников, включая гендиректора и руководителей отделов, сотрудников проектного, инженерно-технического и юридического отдела.

Система была настроена на платформе Docsvision: специалисты «СТБ-Проект» проходили обучение, одновременно разрабатывая систему «Управления проектами» с учётом особенностей бизнес-процессов компании при поддержке партнёра RKIT.

В результате в системе автоматически происходит сборка досье проекта: участники видят документацию для каждой его стадии.

• Сотрудники работают над проектами в едином информационном поле,
• Руководство компании получило удобный инструмент управления, координации и контроля результатов.
• Попутно были оптимизированы сами процессы работы над проектами, исключен риск работы с устаревшими данными, сбалансирована нагрузка специалистов, упростилась отправка проектной документации контрагентам. 

О компании

Архитектурная фирма ООО «СТБ-Проект» оказывает полный спектр услуг в сфере проектирования и согласования объектов общественного, жилого, промышленного сектора, обеспечивает авторский надзор за строительством. Компания является официальным представителем фирм Nemetschek и Bentley Systems. За плечами специалистов сотни успешно решенных задач в сфере проектирования поселков, элитных апартаментов, многофункциональных ТРЦ, спортивных сооружений, гостиниц и многого другого.
stb-irk.ru 

Предпосылки проекта

Генеральный директор «СТБ-Проект» поставил задачу скоординировать работу главного инженера, начальников отделов, проектировщиков и юристов при разработке проектной и рабочей документации. Выбор платформы Docsvision был обусловлен её быстрой адаптацией под бизнес-требования, интерфейсом, возможностями создания решения с учётом специфики проектной организации максимально собственными силами.  

Реализация проекта

В 2018 году были проделаны следующие шаги:

• обучение сотрудников «СТБ-Проект»;
• разработка карточки договора и автоматизация процесса его согласования и отправки поручений;
• разработка карточки проекта, раздела проекта;
• автоматизация создания проекта на основе договора, создания структуры разделов проекта из карточки проекта, формирования поручений по проекту и его разделам;
• настройка реестров договоров, проектов, разделов проекта;
• адаптация инструментов аналитики и контроля исполнения поручений по проекту и его наполнению.

Рис. 1. Документы в разделах проекта хранятся в структурированном виде.

В Docsvision задействованы генеральный директор, главный инженер, начальники отделов, проектировщики, юрист. 

Пример работы настроенного процесса 

1. «СТБ-Проект» получает заказ на проектирование торгово-развлекательного комплекса.
2. Юрист создает карточку договора и согласовывает договор с генеральным директором.
3. Затем юрист направляет поручение главному инженеру проекта.
4. Из поручения по договору главный инженер по кнопке создает карточку проекта и в ней выдаёт задания начальникам отделов относительно документации, которую нужно спроектировать.
5. Начальники отделов получают задания в свои личные папки и в свою очередь выдают поручения проектировщикам.
6. Проектировщики подготавливают требуемые документы в AutoCAD и PDF и прикрепляют в соответствующий раздел проекта.
7. Заместитель генерального директора выгружает аналитические отчеты «Активность исполнителей по проекту за период», «Состояние готовности разделов проекта».

Рис. 2. Управление проектом, панель задач с цветовой классификацией статусов заданий

Уникальные разработки

Обучение специалистов компании проводилось с одновременной разработкой ими системы «Управления проектами» с учётом особенностей бизнес-процессов компании.

Выполнена адаптация под узкую специфику клиента

• Автоматическая сборка готового проекта на основе рабочих материалов;
• Специализированные контролы для решения профильных задач. Например, работа проектной организации предполагает отправку множества проектных документов контрагентам, в т.ч. чертежей. Docsvision позволяет выбрать файлы из структуры вложенных файлов, формирует архив с сохранением структуры папок, разбивает архив на части в зависимости от заданного лимита.

Блок «Отчёты»

Расширенные отчёты, настроенные формы с использованием MSSQL Report Services позволяют:

• Отчёт по проекту - оценить ход проекта, состояние готовности разделов проекта и их статус. 
• Отчёт по проекту - оценить вклад каждого сотрудника. 
• Отчёт по сотруднику за период - делать выводы об эффективности персонала.
• Отчёт «По неисполненным задачам» - оценить невыполненные в срок задачи, стимулировать сотрудников.
• Сводный отчёт по проектам предоставляет информацию обо всех проектах в разрезе сроков, этапов, готовности документов и других параметров.

Рис. 3. «Сводный перечень действий по разделам проекта» для оценки эффективности работы сотрудников и контроля работ по проекту.

Блок «Договоры» 

Компания успешно развивает систему собственными силами. В частности, доработан ресурс «Договоры». Договоры учитывают сроки, наличие дополнительных соглашений, условия закрытия этапов и другие параметры. 
При изменении сроков договора в дополнительном соглашении автоматически меняются сроки проекта и всех заданий в составе проекта. 

Эффект от внедрения

• Оптимизированы процессы организации работы над проектами.
• Автоматически формируется досье проекта.
• Появились механизмы для балансировки нагрузки специалистов.
• Практически исключены случаи работы с устаревшей проектной документацией.

О проекте в цифрах

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Gold-партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»