Строительная компания Л1

Скачать краткое описание проекта, pdf (605 Кб) Руководство «Л1 Строительная компания №1» приняло решение оптимизировать рабочие процессы, сократить трудозатраты и повысить эффективность электронного документооборота, который уже 10 лет осуществляется на базе Docsvision.

Для этого компания перешла на новую версию платформы Docsvision, в СЭД интегрированы новые процессы обработки документов, ускорена и упрощена обработка заявлений дольщиков. 

В Docsvision обрабатывается 10 типов документов, а контролировать своевременность исполнения задач в системе руководству помогают 4 разработанных специализированных отчета по исполнительской дисциплине. 

О проекте в цифрах

• В системе более 100 пользователей
• Объем базы данных - свыше 900 Гб

О компании

ООО «Л1 Строительная компания №1» - крупнейший в Санкт-Петербурге и в Северо-Западном регионе строительно-инвестиционный холдинг с 27-летним стажем работы. Компанией было построено свыше 30 000 квартир, в том числе в домах, являющихся архитектурными доминантами городских кварталов. Согласно рейтингу риэлторской и консалтинговой компании «Метриум Групп» компания вошла ТОП-5 девелоперов Петербурга.

Предпосылки проекта

Основной задачей перехода на электронный документооборот была автоматизация следующих бизнес-процессов:

• подготовка, рассмотрение, исполнение, согласование, подписание и контроль исполнения входящей и исходящей корреспонденции, заявлений клиентов, служебных записок;
• подготовка, согласование, подписание и контроль сроков договоров, дополнительных соглашений и актов выполненных работ;
• подготовка, согласование, подписание нормативных документов (правил, регламентов, инструкций).

Было принято решение использовать возможности новой версии платформы Docsvision, которая используется в компании более 10 лет. Партнером по внедрению стала компания «Диджитал Дизайн». 

Реализация проекта

• декабрь 2018 - обновление версии программы до Docsvision 5. 

В системе происходит регистрация, исполнение, согласование и хранение документов, согласование и подписание внутренних документов, обрабатываются заявления дольщиков. Программу используют в разной степени практически все сотрудники компании, роли которых можно разделить (без учета администраторов) на 5 групп: регистраторы, согласующие лица, исполнители, подписанты и сотрудники, отвечающие за создание электронной базы Договора Компании. Даже если сотрудник не выполняет никаких функций в СЭД, он использует программу для получения информации по заключаемым Договорам и текущим вопросам.

Рис.1. Пример: служебная записка, контроль исполнения документа

• июль 2019 -завершение адаптации системы под запросы компании. 

Интеграция с другими программами

Выполнена интеграция справочника сотрудников с такими информационными системами, как Телефонный справочник компании, Журнал командировок, HelpDesk (отправка задач в Управление автоматизации).

Электронное согласование и подписание внутренних документов

Кнопка «Подписать» в программе и отметка в карточке документа приравнена к «живой» подписи, это позволяет отказаться от бумажных носителей. Электронно-цифровая подпись используется только Генеральным директором компании при взаимодействии со сторонними контрагентами.

Обработка заявлений дольщиков

Клиенты обращаются к застройщику в течение всего гарантийного срока (5 лет) после заселения. После регистрации в программе заявления направляются менеджеру объекта, который в течение установленного срока готовит ответ клиенту. Этот ответ регистрируется в Docsvision в виде исходящего письма, прикрепляется ссылкой к карточке документа, чтобы в любой момент можно было поднять историю.

Рис. 2. Вкладка «Сроки и критерии». Такая вкладка присутствует только в карточке документа вида «Заявление клиента»: на ней фиксируются сроки исполнения и критерии зафиксированных недостатков.

Специализированные отчёты по исполнительской дисциплине

Ежемесячно отслеживается своевременность исполнения служебных записок и входящих писем, работы по документам, отработки заявлений дольщиков. Есть отдельный отчет, в который выгружаются замечания к договорам, возникшие в ходе согласования. 
Данные всех 4 отчетов группируются и передаются на рассмотрение первым лицам компании для контроля исполнительской дисциплины.

Эффект от внедрения

• Сокращение затрат на расходные материалы и оргтехнику;
• Сокращение времени на передачу документов между кабинетами и офисами компании;
• Ускорение процесса регистрации и согласования внутренних документов;
• Экономия физического места в офисе для хранения документов.

Обновление системы потребовало пересмотра алгоритма работы с рядом документов, что позволило, в результате, сделать процессы быстрее и эффективней. 

Партнёр

Один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России — оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ.