Приложение «Управление документами»

Полное описание платформы Docsvision 5.5
Полное описание платформы
Скачать

«Управление документами» – встроенное приложение Docsvision, в готовом виде содержит всю необходимую функциональность для использования в базовых сценариях документооборота. Позволяет решить наиболее типичные задачи автоматизации документооборота, которые характерны почти для каждой организации. Таким образом, «Управление документами», с одной стороны, является законченным решением, а другой – может рассматриваться как база для дальнейшей настройки с использованием конструкторов.

«Управление документами» включает в себя инструменты для выполнения ключевых задач цифровизации документооборота:

  • Средства электронного архива
  • Средства автоматизации делопроизводства
  • Средства групповой работы с документами
  • Согласования по базовым (преднастроенным) маршрутам

Использование приложения «Управление документами» значительно снижает нагрузку на профильных специальствов, отвечающих за соблюдение всех регламентов обработки и хранения документов, а также устраняет необходимость в организационном выделении канцелярии, контролёров, делопроизводителей и архивариусов.

Приложение «Управление документами» содержит преднастроенные виды документов и заданий и структуру папок, готовые к работе и редактируемые настройками при необходимости. 

Преднастроенные виды документов и заданий

Приложение содержит преднастроенные карточки документов и заданий, обеспечивающие эффективное управление электронной документацией:

Карточки документов
  • Входящий
  • Исходящий
  • ОРД
  • Служебная записка
  • Заявка
  • Рабочий (документ произвольного вида) 

      Рис. 1. Пример карточки документа.
      Рис. 1. Пример карточки документа.


Карточки заданий
  • На исполнение — для организации исполнения одиночных поручений по документу либо без документа;
  • На ознакомление — используется для рассылки документа на ознакомление;
  • На согласование— используется в процессах согласования, служит для передачи документа согласующему лицу;
  • На подписание— используется в процессах согласования, служит для передачи документа на подпись;
  • На консолидацию — используется в процессах согласования, служит для передачи документа ответственному исполнителю (консолидатору) для подготовки итоговой версии документа.

        Рис. 2. Пример карточки задания.
        Рис. 2. Пример карточки задания

Преднастроенная структура папок

Преднастроенная структура папок приложения включает в себя как папки для создания и хранения документов, так и виртуальные (поисковые) папки для маршрутизации заданий и документов, а также построения отчетов. 

Для папок настроены представления и поисковые запросы, необходимые для работы, обеспечивающие полноценное управление документацией и данными. 

Рис. 3. Структура папок приложения.
Рис. 3. Структура папок приложения

Cамые востребованные сценарии работы

  • Создание новых документов:
    • Учет входящих документов, в том числе создание карточек входящих документов путем сканирования входящего бумажного документа и распознавания входящего документа, полученного в электронном виде;
    • Учет исходящих документов;
    • Учет внутренней корреспонденции;
    • Учет организационно-распорядительных документов;
  • Регистрация документов;
  • Редактирование существующих документов;
  • Совместная работа с документами в рабочих группах;
  • Присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла;
  • Создание заданий и их рассылка исполнителям;
  • Исполнение назначенных заданий;
  • Контроль исполнения заданий другими пользователями;
  • Поиск документов в приложении;
  • Построение отчетов.

Работа в рабочих группах

Приложение позволяет пользователям, не обладающим правами администратора, организовать рабочее пространство для работы в рабочей группе над каким-либо проектом или процессом. При создании группы пользователь может указать рабочее название и описание группы (например, с какой целью она создается), указать папки, в которых будут создаваться и храниться документы группы, и пригласить участников, задав для каждого уровень полномочий: администратор, участник или читатель. Приглашенные пользователи получат уведомление по электронной почте, а у них в личной папке появится ссылка на рабочие папки группы и возможность осуществлять управление документацией в электронном виде.

Рис. 4. Создание рабочей группы.
Рис. 4. Создание рабочей группы

Согласование документов

Согласование в приложении «Управление документами» основано на использовании модуля «Конструктор согласований», который позволяет настраивать произвольные сложные, комбинированные маршруты согласования документов.

Вместе с приложением «Управление документами» поставляются 2 типовых маршрута согласования, настроенные с использованием объектов «Конструктора согласований»:

  • Маршрут с возможностью рецензирования документов и подписанием. В Справочнике видов карточек добавлена возможность использования данного маршрута для дочерних видов Документ УД – Внутренний, Исходящий, Прочие, ОРД.
  • Маршрут без возможности рецензирования с подписанием. Использование данного маршрута для различных видов карточек документов не настроено. При необходимости настройку следует выполнить самостоятельно.
  • Упрощенный маршрут согласования для произвольного вида документов (Рабочий).

Приложение «Управление документами» предоставляет следующие возможности по согласованию документов:

  • Возможность привязки маршрута согласования к произвольному документу. К одному документу может быть привязано несколько маршрутов.
  • Редактирование преднастроенного маршрута автором перед запуском и в ходе выполнения процесса
  • Возможность рецензирования документов согласующими
  • Возможность консолидации, сравнение версий
  • Возможность управления ходом согласования автором: "Остановка", "Пауза", "Принудительное завершение"
  • Автоматизация стадии подписания, в т.ч. с использованием ЭЦП
  • Возможность создания новых и редактирования существующих маршрутов

    Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование.
    Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование

   Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования.
   Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования

Управление документами 5.5.3

Клиенты Docsvision в течение действия пакета обновлений могут обратиться в службу технической поддержки для консультации или решения технических вопросов, а также получения доступа к документации более ранних версий компонентов платформы.