Управление записями

• 19 марта 2013
• Статьи

Термин «запись» применяется в контексте построения единого электронного архива компании. Чтобы избежать путаницы, для начала нам надо определиться с разницей между понятиями «документ» и «запись». Мы будем подразумевать, что «запись» — это специальный вид документа, содержащий актуальные версии файлов документа  на определенных  стадиях его  жизненного цикла с подмножеством  контекстных метаданных, которые не могут быть изменены. К примеру, к такому типу документов могут относиться официальные документы компании.

Если в архиве компании будет храниться такой тип данных, то при построении архивного решения необходимо учесть, что управление записями во многом определяет архитектуру архива и технические требования к программному обеспечению.

Существует три основных отличия методики управления записями от работы с обычными электронными документами:

• Cодержание записи — текст документа, наличие подписей, базовый набор контекстных  метаданных, является неизменным на всем периоде своего жизненного цикла.
• Запись проходит жестко формализованный и неизменный жизненный цикл хранения от создания до уничтожения. В частности запись не может быть полностью удалена из системы, некоторая часть информации о записи (так называемый «след записи») остаются в системе навсегда.
• Все операции по перемещению, удалению записи осуществляются по строго зафиксированным правилам и регламентам и реализуются не пользователями системы, а специальным сервисом, что обеспечивает гарантии соблюдения данного регламента в отношении официальных документов компании (записей).

Система Docsvision позволяет организовать управление записями в компании на основе самых современных подходов.