Управление записями

Термин «запись» применяется в контексте построения единого электронного архива компании. Чтобы избежать путаницы, для начала нам надо определиться с разницей между понятиями «документ» и «запись». Мы будем подразумевать, что «запись» — это специальный вид документа, содержащий актуальные версии файлов документа  на определенных  стадиях его  жизненного цикла с подмножеством  контекстных метаданных, которые не могут быть изменены. К примеру, к такому типу документов могут относиться официальные документы компании.

Если в архиве компании будет храниться такой тип данных, то при построении архивного решения необходимо учесть, что управление записями во многом определяет архитектуру архива и технические требования к программному обеспечению.

Существует три основных отличия методики управления записями от работы с обычными электронными документами:

  • Cодержание записи — текст документа, наличие подписей, базовый набор контекстных  метаданных, является неизменным на всем периоде своего жизненного цикла.
  • Запись проходит жестко формализованный и неизменный жизненный цикл хранения от создания до уничтожения. В частности запись не может быть полностью удалена из системы, некоторая часть информации о записи (так называемый «след записи») остаются в системе навсегда.
  • Все операции по перемещению, удалению записи осуществляются по строго зафиксированным правилам и регламентам и реализуются не пользователями системы, а специальным сервисом, что обеспечивает гарантии соблюдения данного регламента в отношении официальных документов компании (записей).

Система Docsvision позволяет организовать управление записями в компании на основе самых современных подходов.

Похожие публикации
25 сентября 2020
32% организаций готовы к цифровой трансформации, только 12% готовы к участию сотрудников в этом процессе. Как подготовить кадры?
8 сентября 2020
К 2022 г. 46% всего мирового ВВП обеспечат компании, совершившие цифровую трансформацию. За предстоящие 2 года изменятся организации, а с ними и бизнес-вызовы, которые они должны решать.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.