Интерфейсные решения для пользователей системы Docsvision

• 5 сентября 2014
• Статьи

Елена Толмачева, Технический писатель «ДоксВижн».

05.09.2014

Как правило, на предприятии в работе с документами бывает задействовано множество сотрудников, составляющих различные звенья управленческой цепи: начиная от секретарей, регистрирующих новые документы, и заканчивая топ-менеджерами, которые выполняют их окончательное утверждение и подписание. Основная часть сотрудников использует в повседневной работе уже внедренную и настроенную систему документооборота. Так как задачи у пользователей разные, логично предположить, что и способы взаимодействия сотрудников с системой документооборота также должны различаться.

При разработке пользовательских интерфейсов разработчиками систем документооборота учитывается множество факторов, среди которых важнейшими являются задачи, выполняемые различными категориями пользователей, и технические устройства, которые сотрудники предприятия используют для работы.

Для взаимодействия с системой Docsvision 5 может использоваться целый ряд интерфейсных решений, позволяющих пользователям управлять документами не только со стационарных компьютеров и ноутбуков, но и с различных мобильных устройств.

Так, максимальными возможностями будут обладать сотрудники предприятия, использующие для работы приложение Docsvision Навигатор. Средствами данного приложения может быть выполнен полный цикл работы с документацией, начиная от регистрации документа и заканчивая его сохранением в архиве.

Рис. 1. Интерфейс приложения Docsvision Навигатор.

После установки обычные пользователи получат не только доступ ко всем основным операциям документооборота, но и возможность персонализации интерфейса. С помощью настроек могут быть индивидуально изменены язык, цветовая схема и размер шрифта, настроена лента приложения, определены сочетания быстрых клавиш и цветовые метки.

Рис. 2. Параметры Docsvision Навигатор.

Также у пользователей появляются возможности по управлению представлениями, добавлению и удалению пользовательских папок, формирования отчетов, экспорту и подписанию документов, а также выбору максимально удобного способа работы с карточками. Например, только создание карточки в Навигаторе может быть выполнено шестью различными способами, в том числе – с использованием заранее сохраненного шаблона или даже автоматически при сканировании штрих-кода бумажного документа.

Если установка описанного выше приложения по каким-либо причинам нежелательна, работать с системой Docsvision можно через браузер. Для этого предназначен дополнительный модуль Легкий клиент, ориентированный на руководителей среднего звена/исполнителей, не занимающихся регистрацией документов как основным видом рабочей деятельности, а использующих систему документооборота для исполнения или выдачи поручений и для выполнения согласования документов.

Рис. 3. Интерфейс модуля Легкий клиент.

Параметры модуля позволяют рядовым пользователям самостоятельно выбирать предпочтительный вид представления (в том числе - использовать сортировку и фильтрацию данных), а также подключать или отключать папки (стандартные или виртуальные), настроенные и используемые в Docsvision Навигатор.

Рис. 4. Выбор подключаемой папки Docsvision Навигатор.

Таким образом, использование обычного ноутбука позволит сотруднику (при наличии доступа в интернет) работать с документами в любом месте и в любое время.

Для руководителей высшего звена, которые в большинстве случае предпочитают использовать для работы мобильные устройства, разработан специальный модуль Топ-менеджер, предполагающий управление документами через iPad или iPhone.

Рис. 5. Интерфейс модуля Топ-менеджер для iPad.

Интерфейс модуля адаптирован к типовым сценариям менеджера компании по выдаче распоряжений подчиненным сотрудникам и последующему контролю их исполнения, просмотру существующих документов и их утверждению, и при этом позволяет работать в режиме полной совместимости с системой Docsvision. Настройки пользовательского профиля предусматривают включение или отключение звуковых сигналов в процессе работы с приложением, а также разрешение или отмену обновления данных в соответствующем сценарном блоке в процессе синхронизации с Docsvision.

Рис. 6. Параметры профиля Топ-менеджер для iPhone.

Помимо специализированных модулей и приложений, для доступа к системе можно использовать решения, предназначенные для интеграции Docsvision со сторонними системами, в частности, с пакетом программ Microsoft Office. Такие модули предназначены для сотрудников (как руководителей, так и исполнителей), которые не являются постоянными пользователями системы Docsvision, однако по каким-либо причинам должны периодически принимать участие в ее процессах. К интеграционным решениям можно отнести модуль Менеджер для Outlook, при использовании которого на настроенный электронный почтовый ящик сотрудника будут приходить письма с уведомлениями о полученных в системе Docsvision заданиях. После открытия письма можно не только ознакомиться с описанием задания, но и выполнить ряд действий непосредственно из письма: взять задание в работу, делегировать, отклонить или завершить задание, согласовать приложенные к заданию файлы и отправить результат в автоматически сформированном ответном письме.

Рис. 7. Интерфейс письма о получении задания.

Еще одним решением для работы с Docsvision является Панель инструментов для Microsoft Office. После его установки при работе с MS Word, MS Excel и MS Outlook на ленте окон данных приложений будет доступна дополнительная вкладка, содержащая команды для создания объектов Docsvision.

Рис. 8. Вкладка "Docsvision" ленты приложения "Microsoft Word".

Помимо офисных программ, система Docsvision интегрирована с приложением Microsoft Lynс: в карточках системы в полях для выбора сотрудников имеется индикатор, цвет которого указывает на текущую активность пользователя (например, «свободен» или «занят»).

Рис. 9. Индикатор активности сотрудника в MS Lync.

На предприятиях, где для обеспечения документооборота совместно с Docsvision используется система 1С, при помощи модуля Шлюз к 1С:Предприятие пользователи Docsvision смогут осуществлять обмен данными между системами, в том числе выполнять поиск, создание и удаление объектов 1C.

Стоит добавить, что при помощи специально разработанного шлюза к SharePoint система Docsvision может быть интегрирована с корпоративным web-порталом предприятия. В этом случае можно оптимально настроить пользовательский интерфейс, и, тем самым, повысить уровень комфорта сотрудников от использования системы.

Разумный подход к выбору подходящего для конкретных задач интерфейсного решения позволит максимально эффективно применять систему документооборота, что существенно расширит возможности всех используемых систем, а это - большой шаг к формированию из применяемого в различных целях программного обеспечения единого средства управления предприятием.