PDF/A становится официальным форматом межведомственного документооборота

Новость от Минкомсвязи о том, что Экспертным советом по вопросам совершенствования электронного документооборота в органах государственной власти определен формат электронного документа для межведомственного документооборота, активно обсуждается экспертами отрасли. 

Мы считаем, что принятие этого стандарта важно, несмотря на то, что стандарт пока ГОСТом не является, и будет применяться только в рамках системы МЭДО. Он позволяет переходить на безбумажный документооборот (пока между ФОИВами и Администрацией Президента) и решает ряд сопутствующих проблем. Существенным тормозом при переходе на безбумажный документооборот были, например, стандартизация протокола обмена и обеспечение долгосрочного хранения документа в электронном виде.

Кроме того, этот опыт, будучи успешным, может послужить примером всей отрасли и де-факто стать стандартом при обмене электронными документами и между другими субъектами документооборота. В данном случае, государство может дать положительный пример другим организациям, использующим СЭД для повышения уровня эффективности внедрения безбумажного документооборота. 

Что касается изменений для пользователей СЭД и игроков рынка, связанных с этим решением, то все подключенные к МЭДО системы корпоративного документооборота потребуют определенной модификации для поддержки данного формата, организации шлюза в МЭДО, а в дальнейшем и канала передачи документов в архив. В первую очередь, это коснется тех производителей, системы которых установлены в ФОИВах. Возможно, при удачном продвижении проекта на этот стандарт хранения придётся взять ориентацию всем производителям СЭД. Для пользователей изменения будут не очень ощутимыми и ограничатся небольшими корректировками в сценариях работы.

Преимущества использования этого формата в том, что он проверен временем и используется для аналогичных целей во многих странах. Формат не требует лицензирования и для работы с ним имеется большое количество различных программных средств. Он достаточно мощный, и позволит решить все задачи, которые возникнут в будущем при возможных расширениях функций работы с документами. PDF/A позволит обеспечить максимально долгосрочное хранение документов и обеспечение их визуализации за счёт своей распространенности и отсутствия необходимости в дополнительных программных средствах для просмотра.

Конечно, при работе с любыми форматами хранения документов имеются нюансы, но как PDF, так и XML отечественным разработчикам хорошо знакомы. Доступный бесплатный и коммерческий инструментарий позволяет работать с этими форматами, так что особых технических проблем, скорее всего, быть не должно.