В компании «ТЕВИС» завершено внедрение системы электронного документооборота Docsvision

• 20 сентября 2011
• Новости

Открытое Акционерное Общество «ТЕВИС», основное сетевое предприятие тепло-, водоснабжения и водоотведения Автозаводского района городского округа Тольятти, начало промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision 4.5. В настоящий момент в системе работает около 50 сотрудников центрального офиса и территориально-удаленных подразделений компании.

Основной целью внедрения СЭД было увеличение эффективности принятия и контроля управленческих решений на предприятии, повышение оперативности документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Реализация поставленных целей была возможна при решении ряда задач: создания единой системы документооборота для центрального офиса и территориально-удаленных подразделений ОАО «ТЕВИС», сокращения временных затрат сотрудников на работу с документами, а также обеспечение прозрачности процессов подготовки, согласования и исполнения документов.

Для построения СЭД компанией «ТЕВИС» было выбрано решение, реализованное на базе платформы Docsvision. В ходе реализации проекта специалистами компании-интегратора был проведен анализ деловых процессов, осуществлена автоматизация бизнес-процессов, связанных с обработкой входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов и контроля исполнительской дисциплины; проведена опытная эксплуатация, в процессе которой была выполнена доработка функциональности системы в соответствии с пожеланиями пользователей. Система была введена в эксплуатацию в течение двух месяцев.

Система электронного документооборота, реализованная в ОАО «ТЕВИС», обеспечивает существенное повышение эффективности работы с документами за счет автоматизации базовых процессов документооборота, а также повышения оперативности обмена документами и информацией между подразделениями. Система улучшает контроль состояния документооборота, исключает утрату отдельных документов, позволяет отслеживать все уровни исполнения документов, занятость сотрудников, обеспечивает автоматизацию регламентов и процессов наложения и исполнения резолюций. Решение на базе системы Docsvision сокращает время на поиск документов, снижает затраты на обработку документов внутри подразделений и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

В планах ОАО «ТЕВИС» стоит дальнейшее развитие созданной СЭД: на предприятии планируется внедрение средств ЭЦП для придания юридической значимости электронных документов, проведение интеграции с системой финансового и бухгалтерского учета на платформе 1С, а также автоматизация дополнительных бизнес-процессов; количество пользователей системы увеличится.

О компании ОАО «ТЕВИС»

ОАО «ТЕВИС» – сетевое предприятие тепло-, водоснабжения и водоотведения в Автозаводском районе городского округа Тольятти. Основной задачей является доставка с минимальными потерями и с необходимым качеством к объектам района полученных на источниках тепловой энергии, горячей воды, хозяйственно-питьевой воды, а также отведение сточных вод от потребителей района. При этом непрерывно решается задача обеспечения необходимых режимов тепло-, водоснабжения и водоотведения более чем 2000 объектов района, в котором проживают более 430 тысяч человек. Кроме тепло-, водоснабжения и водоотведения ОАО «ТЕВИС» является владельцем и обслуживает более 77 км городского проходного коммуникационного коллектора, в котором проложена значительная часть инженерных сетей района – тепловых, водопроводных, электрических, связи и других.

Численный состав работников ОАО «ТЕВИС» - более 1200 человек, около 100 сотрудников - управленческий персонал, работающий с документами: 60 сотрудников находятся в центральном офисе компании, около 30 – в территориально-удаленных подразделениях.