Демо-центр

Внедрение в Минпромторге России долговременного архива документов

Компания «Диджитал Дизайн» реализовала проект по организации автоматизированного долговременного архивного хранения документов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации. Это не первый опыт выполнения работ подрядчиком для Минпромторга: в 2007 году специалистами компании заказчику была внедрена система электронного документооборота (СЭД) Docsvision. Именно на базе этой отечественной платформы был также реализован и новый продукт, позволивший решить задачи архивного хранения и обработки документов Минпромторга.

С каждым годом в министерствах и ведомствах все более актуальными становятся вопросы организации и функционирования архивов электронных документов, которые являются важными источниками информации для принятия решений на всех уровнях управления. Необходимость автоматизации архивного дела и делопроизводства в целом, выбор наиболее эффективных способов использования конкретных технологических решений выходят на первый план работы с документами.

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации с 2007 года использует СЭД Docsvision, которая поддерживает процессы получения, регистрации, подготовки, согласования и рассылки любых видов документов, а также контроля исполнения поручений. Работа в СЭД не ограничивается рамками офиса: система доступна на мобильных устройствах и имеет интегрированный модуль «Мобильное рабочее место руководителя» (МРМР).

В августе 2015 года Министерство объявило конкурс на участие в проекте внедрения автоматизированной информационной системы долговременного архивного хранения документов. Победителем конкурса стала одна из ведущих российских ИТ-компаний – «Диджитал Дизайн», – имеющая успешный опыт внедрений в органах исполнительной власти и госструктурах.

Предоставленное компанией предложение по разработке и реализации проекта полностью соответствовало требованиям заказчика. Решение поддерживает следующие процессы:

  • передача электронных документов, хранящихся в оперативной базе данных СЭД, в архив Министерства;
  • архивная обработка документов постоянного и долговременного хранения;
  • формирование документов архивного учета по электронным документам;
  • подготовка к передаче электронных документов на государственное хранение;
  • уничтожение документов оперативной базы данных и архивных документов.

Система архивного хранения документов была реализована на базе решения «Административное делопроизводство» для платформы Docsvision, разработанного компанией «Диджитал Дизайн».

В настоящий момент СЭД пользуются более 700 сотрудников Минпромторга России. Система архивного хранения документов, внедренная специалистами «Диджитал Дизайн», позволяет иметь постоянный доступ к хранимой в архиве информации и оптимизирует работу СЭД.

В рамках проекта были осуществлены несколько этапов работ, которые включали в себя разработку требований и программного обеспечения для внедрения долговременного архива в структуру Министерства. Завершена работа по интеграции системы долговременного архива с СЭД, выполнены все государственные рекомендации по хранению электронных документов.

Последним шагом этапа внедрения стала установка программного обеспечения на компьютеры сотрудников Министерства. Вся работа по проекту долговременного архива была завершена в конце 2015 года.

Похожие публикации
24 сентября 2018
Это второй вебинарный курс по web-клиенту Docsvision. Первый трек начинается 15 октября. Присоединяйтесь!
21 сентября 2018
19 сентября на конференции от CNews Conferences, эксперты «Диджитал Дизайн» и «ДоксВижн» рассказали, какие составляющие делают СДУ «Приоритет» на базе Docsvision современной импортозамещающей платформой документооборота.
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных