Заказать демо

Разработка первой редакции проекта национального стандарта ГОСТ Р «Информация и документация – Процессы конверсии и миграции электронных документов»

Разработка государственных стандартов необходима, но недостаточна для претворения в жизнь задач, на реализацию которых направлены стандарты. Именно это мы наблюдаем сейчас. 
Организация долгосрочного хранения документов в электронном виде возможна в двух случаях. Во-первых, в случае, если необходимость в документах долгосрочного хранения испытывает сама организация, сама несёт за это полную ответственность, никто другой в этом не заинтересован и организацию не обязывают каким-то образом предоставлять эти документы контрольным, фискальным, судебным или другим инстанциям. В этом случае, форматы, способы и процедуры хранения формирует сама организация. Сегодня в этом практически нет ограничений: любая организация, проведя определенную организационно-техническую подготовку, в состоянии перейти на безбумажные способы организации хранения. 
Во втором случае - когда документы долгосрочного хранения должны передаваться или предоставляться внешним инстанциям (например, передаваться в госархив или предоставляться в суд и пр.) - необходимы четко проработанные форматы для хранения электронных документов и регламенты передачи их в соответствующие органы. 
Для этого ситуация пока, мягко говоря, не идеальна. Определенные усилия, конечно, предпринимаются государством, но пока успехи незначительны – имеется регламентная база для организации хранения некоторых документов первичной бухгалтерской отчетности, документов, передаваемых в налоговые органы. Также созданы условия для перехода на безбумажный документооборот в области договорной деятельности и ряда отраслевых стандартов по организации документооборота. Основным препятствием являются как раз документы долгосрочного хранения – документы кадрового документооборота, документы, которые могут быть переданы в гос. архив, документы, которые могут быть востребованы для рассмотрения в судебных инстанциях и прочее. Разработка стандартов и регламентов – задача ближайшего времени.
Описываемый стандарт, к сожалению, не решает этих проблем, так как описывает не сами стандарты и регламенты, а набор организационных и технических мероприятий, которые необходимо реализовать в организации, которая переходит на безбумажное долгосрочное хранение документов. Однако наличие такого стандарта позволяет организациям, планирующим переход на безбумажное хранение документов, оценить  «масштаб» проблемы и правильно спланировать необходимые подготовительные работы.
Кроме того, он практически содержит полный набор необходимых регламентов и процедур для сопровождения работы архива. Таким образом, стандарт формирует необходимую инфраструктуру и готовит почву для более безболезненного внедрения безбумажных технологий в случае введения соответствующих регламентов. Он уже сейчас может служить ориентиром для формирования регламентов сопровождения электронных внутриорганизационных архивов первого типа.
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных