Заказать демо

Управление нормативными документами

Решение «Управление нормативными документами», разработанное компанией «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» на базе СЭД / ECM платформы Docsvision, позволяет организовать единую систему хранения и доступа к нормативно-справочным документам и предназначено для автоматизации бизнес-процессов управления нормативными документами на всех стадиях их жизненного цикла. Решение внедрено компанией «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» в ряде компаний, в том числе в дочерних обществах НК «Роснефть», где оно обеспечивает автоматизированную загрузку всех актуальных нормативно-справочных (НСД) и распорядительных документов (РД) о вводе/актуализации и отмене.

Бизнес-эффект

Решение по управлению нормативными документами позволяет:

  • Обеспечить надежное хранение нормативных документов.
  • Автоматически формировать реестры документов.
  • Сократить время при подготовке планов-графиков (п/г) разработки и актуализации НСД.
  • Исключить случаи использования сотрудниками неактуальных версий.
  • Своевременно уведомлять сотрудников о новых и изменённых НСД.
  • Заблаговременно оповещать ответственных специалистов о наступлении сроков актуализации документов.
  • Контролировать сроки и ход согласования НСД.
  • Формировать статистику использования НСД сотрудниками предприятия.

Функциональные возможности

Решение «Управление нормативными документами» предоставляет следующие возможности:

  • Автоматизация процессов регистрации, хранения и поиска НСД.
  • Согласование проектов НСД и формирование листа согласования.
  • Формирование и выгрузка Реестров НСД.
  • Автоматическое формирование реестра НСД, являющихся обязательными для использования в каждом структурном подразделении.
  • Формирование реестра НСД, подлежащих включению в договор с подрядчиками.
  • Формирование и выгрузка акта приема-передачи НСД.
  • Формирование и выгрузка планов-графиков разработки и актуализации НСД.
  • Автоматическая рассылка заданий на разработку или актуализацию НСД в соответствии с Планом-графиком.
  • Пакетная обработка НСД (ввод в действие, актуализация, отмена сразу нескольких НСД).
  • Заблаговременное оповещение исполнителей и контролёров о приближении сроков исполнения заданий.
  • Автоматическое уведомление сотрудников о вводе/изменении/отмене НСД.
  • Автоматическое формирование колонтитулов (дата/время выгрузки НСД из системы).
  • Автоматические установка и снятие «подложки» («Проект» и «Утратил силу»).
  • Формирование статистики обращений сотрудников к НСД.
  • Автоматическое формирование истории работы с документом на протяжении его жизненного цикла.
  • Автоматическое формирование истории исполнения по каждому заданию на всём протяжении его выполнения.
  • Повышение уровня информационной безопасности предприятия за счёт разграничения прав доступа к документам.

В решении для работы с нормативными документами для каждого сотрудника разработана специальная структура папок. Так, для работы специалиста по нормативным документам подготовлена следующая структура:

В специальной карточке специалисты группы по ЛНД вносят основные данные о нормативном документе, а пользователи могут знакомиться с ЛНД и будут видеть только ту информацию об ЛНД, которая им необходима в работе:

В решении реализованы различные отчёты с возможностью их выгрузки в MS Excel. Примеры некоторых отчетов:

  • План-график разработки/актуализации ЛНД.
  • Сведения об исполнении плана-графика разработки/актуализации ЛНД.
  • Сведения о разработках сверх плана-графика.

Помимо общей структуры, отображающей весь доступный перечень ЛНД, в решении предусмотрен индивидуальный перечень для каждого сотрудника, который формируется по наличию отметки о «причастности» сотрудника к определённым документам для обеспечения быстрого доступа к ним:

Решение позволяет автоматически формировать реестр ЛНД, обязательных для включения в договоры с подрядными организациями, на основании соответствующего признака, указанного группой по ЛНД при регистрации ЛНД:

В решении автоматически формируется подложка в документах MS Word для проектов ЛНД и для ЛНД, утративших силу:

 

В решении автоматически ведется учет обращений сотрудников к ЛНД, где содержится информация о том, кто из сотрудников и сколько раз обращался к какому-либо ЛНД с указанием даты и времени последнего обращения к ЛНД:

В решении реализованы различные возможности поиска документов, например, такие как:

  • Поиск по реквизитам (полям карточек).
  • Поиск по представлению (по данным, отображающимся в колонках реестра).
  • Полнотекстовый поиск – по словам, содержащимся в тексте документов.


О разработчике

ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» работает на рынке информационных технологий с 1988 года. Специализируется в области разработки бизнес-процессов и автоматизации управления, а также осуществляет широкий спектр работ, связанных с развитием IT-инфраструктуры предприятий бизнеса, государственных учреждений и учебных заведений.

«ACS» создаёт решения по управлению документами и бизнес-процессами на базе СЭД / ECM платформы Docsvision, обладает статусом Gold Solution Partner и имеет квалификацию «Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору».

В процессе проведения проектов внедрения ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» использует эффективную методологию, направленную на максимальное удовлетворение требований заказчиков. Существующая методология создания и внедрения информационных систем соответствует международным стандартам и подтверждена многолетним опытом работы нашей компании.

Деятельность ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» сертифицирована на соответствие стандарту менеджмента качества ГОСТ ISO 9001-2011 (ISO 9001:2008) в области разработки, внедрения и сопровождения программного обеспечения, консультирования в этой области, проектирования и внедрения программно-аппаратных информационных систем и комплексов, информационно-технологического и управленческого консалтинга.


Дополнительная информация

Вы можете посмотреть запись вебинара «Система управления нормативными документами» на примере внедрения в дочерних обществах ОАО «НК «Роснефть».

Заявка на консультацию
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных