Утилита миграции данных из западных ECM-систем в Docsvision

Утилита миграции данных позволяет перенести накопленный архив документов со всеми их свойствами из ряда наиболее популярных ECM-систем в Docsvision.

Миграция данных между системами документооборота подразумевает перенос целого ряда связанных объектов. В большинстве используемых сегодня систем документ представляет из себя совокупность следующих данных:

• Карточка документа, содержащая набор его атрибутов.
• Справочники, на которые ссылаются поля карточки документа. Справочники могут иметь иерархическую структуру и ссылаться друг на друга.
• Приложенные к карточке документа файлы различных форматов, у каждого из которых может быть множество версий.
• Карточки с атрибутами версий приложенных файлов.
• Настройки безопасности, определяющие права доступа пользователей и групп к документу.
• Ссылки на справочники пользователей и групп, которые могут быть привязаны к объектам Active Directory либо хранятся непосредственно в системе.
• Папки и поисковые запросы, в которых хранится документ или ссылка на него. В большинстве случаев пользователи не смогут нормально работать с документами в новой системе, если не перенесена привычная им система навигации и поиска.

Документ — это не только карточка и файлы, но целая система сложносвязанных объектов
 

Таким образом, качественный перенос данных между двумя системами подразумевает следующую последовательность действий:

1. Установление соответствия между пользователями и группами системы донора и реципиента.
2. Установление соответствия между справочниками систем, миграция справочников с сохранением взаимосвязей между справочниками.
3. Миграция папок и поисковых запросов.
4. Миграция документов и их атрибутов с сохранением прав пользователей и групп.
5. Миграция версий файлов документа с сохранением атрибутов и прав доступа.

Реализованная компанией HIT-Service утилита миграции позволяет переносить все необходимые данные с сохранением их целостности в Docsvision из следующих систем:

• OpenText eDOCs (бывший Hummingbird DM)
• OpenText LiveLink
• Documentum
• Microsoft SharePoint
• Lotus Notes

Самые разные системы могут быть мигрированы на Docsvision

С помощью данной утилиты был реализован ряд проектов по переносу данных между системами электронного документооборота. На основе полученного опыта в системе реализованы возможности, чрезвычайно полезные при миграции больших объемов накопленных данных.

Ниже описаны некоторые из проблем, возникающих при переносе данных между СЭД:

• Нет прямого соответствия между объектами системы донора и системы реципиента. В разных системах заложена разная логика работы, и документы представлены различными объектами. Например, папки могут содержать как сами документы, так и ссылки на них. Во втором случае один документ может храниться во множестве папок. Такие ситуации необходимо учитывать при миграции: переносить объекты таким образом, чтобы сохранялась целостность и связность данных.
• Необходим не просто перенос атрибутов документа, но и их преобразование. Часто в новой системе карточки документов отличаются по составу  и количеству атрибутов. При переносе данных может потребоваться создание значения поля на основе нескольких имеющихся, их преобразование, заполнение новых полей, которых не было в исходном документе. Наша утилита дает такие возможности.
• Устаревшие и утраченные данные. Если данные переносятся из системы, которая эксплуатировалась многие годы, то часто в ней есть ссылки на устаревшие справочные данные. Например, авторами документов указаны пользователи, которые позднее были удалены из каталогов Active Directory. Также встречаются ссылки на удаленные из системы файлы и документы и тп. Такие ситуации должны обрабатываться при миграции, и, по возможности, исправляться.
• Большие объемы данных.  Если проводится перенос архивов, состоящих из сотен тысяч и миллионов документов, то даже отлаженный и автоматизированный процесс может занять длительное время, исчисляющееся днями и даже неделями. Наша утилита может работать в режиме многопоточности, а также может быть запущена параллельно в нескольких экземплярах, что значительно ускоряет процесс.
• Необходимость частичной миграции или домиграции. Возможна ситуация, когда необходимо выполнить перенос документов из какой-то папки, или документов соответствующих определенному поисковому запросу. Утилита позволяет это сделать. При этом информация обо всех перенесенных объектах сохраняется, и их можно не переносить при последующих запусках утилиты. Это позволяет осуществлять миграцию частями, проводить домиграцию документов, созданных или измененных в исходной системе с момента предыдущего запуска утилиты. Пользователи могут продолжать работать с системой, чтобы бизнес-процессы организации не прерывались при переходе на новую СЭД, а новые документы будут смигрированы позднее.
• Все схемы миграции и логи с результатами работы утилиты сохраняются в XML-файлах. Это позволяет отладить процесс в тестовой среде, и лишь после этого запустить идеальную миграцию на рабочем сервере.

Поставка решения

Утилита предоставляется в виде дистрибутива Windows-приложения и может быть использована в качестве готового решения. Также утилита может быть доработана под Ваши требования в ходе выполнения проекта миграции.