Заказать демо

АК «АЛРОСА», ОАО

  • Москва
  • Добывающая промышленность
  • Год начала проекта: 2016
Дополнительно

«АЛРОСА» — лидер алмазодобывающей отрасли мира, российская государственная горнорудная компания, нацеленная на комплексное решение приоритетных национальных задач по освоению природных ресурсов. Девять стран, десять регионов России – такова география группы АЛРОСА.  АЛРОСА добывает 99% всех алмазов Российской Федерации. АЛРОСА ведет добычу в Республике Саха (Якутия) и Архангельской области, разрабатывая 9 кимберлитовых трубок и 13 россыпных месторождений. Стратегия развития АЛРОСА предусматривает концентрацию на профильном бизнесе и рост добычи алмазного сырья до более 40 млн карат к 2020 году. Технологическая база производства компании основана на лучших мировых достижениях науки и техники и уникальном техническом опыте работы в суровых климатических условиях севера России.

Описание проекта

Система, которая стабильно работает уже 7 лет и объединяет 15000 сотрудников на нескольких территориальных площадках, стала неотъемлемой частью ИТ-инфраструктуры предприятия. Проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы Docsvision. 

Предпосылки внедрения

Перед компанией стояли задачи автоматизации базового делопроизводства: «канцелярии» и работы с организационно-распорядительной документацией, усиление контроля исполнительской дисциплины, обеспечение электронного архива и отправки корреспонденции из СЭД, поддержка межфилиального/межсерверного взаимодействия. 

В 2010 году компания приняла решение о смене текущей системы «БОСС-Референт» и выбрала платформу российской разработки Docsvision.

Команда проекта

Ещё на начальном этапе внедрения было решено сформировать собственную проектную команду из специалистов «АЛРОСА» и специалистов компании «ТИМЛИС-консалтинг» (Москва, партнер Docsvision), которая тогда вела на аутсорсинге сопровождение общесистемного и прикладного ПО в АК «АЛРОСА».Задачей было cформировать единую команду на территории заказчика с целью бизнес-проектирования и технического сопровождения проекта. С начала проекта в команду были привлечены сотрудники в Мирном со стороны заказчика и 2 сотрудника со стороны компании-партнера. В их обязанности входят проектирование, разработка, администрирование, 1-я и 2-я линия поддержки пользователей в Москве и на территории Якутии. Кроме того, проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы – компании «ДоксВижн».

Сегодня проект поддерживают 7 сотрудников – 1 - архитектор-разработчик, 1 - инженер-администратор, 3 - функциональных инженера и 2 - сотрудника первой линии поддержки.

Решение 

Функционал решения построен на стандартных возможностях системы Docsvision – это была исходная принципиальная установка заказчика, как и желание в минимальной степени кастомизировать стандартный функционал. Вся необходимая кастомизация выполнена на основе базовых объектов платформы - средствами, предусмотренными для этого вендором, что обеспечивает совместимость со следующими версиями Docsvision.

  • Сегодня системой электронного документооборота в компании «АЛРОСА» охвачено 15 000 сотрудников, включая 3 000 сотрудников из 5 дочерних обществ компании, из которых 6500 являются активными пользователями системы. 
  • В пиковое время кол-во одновременно работающих пользователей в системе достигает 2000 сотрудников. 
  • Ежедневно создаётся 3500 документов, 3000 согласований и выставляется более 9000 поручений исполнителям. 
  • Через модуль межфилиального обмена передаётся около 1200 карточек системы между 6-тью территориально-распределенными серверными площадками. 
  • Суммарный размер баз данных всех площадок компании превышает 10 Тбайт.

Территориально распределенный аппарат управления располагается в Москве и Мирном. «АЛРОСА» - это 32, в большинстве своем удаленных, структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России, с преобладанием дальневосточного региона.

В связи с необходимостью объединить системой электронного документооборота более 2-х площадок, уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный функционал и не отставать от развития платформы в 2016 году компания в полном объёме перешла на новейшую версию Docsvision 5.4. Процесс был реализован поэтапно, с доработками функционала платформы со стороны вендора и устранением нюансов, неизбежно возникающих в масштабных ИТ-проектах. 

Систему используют 15000 пользователей

Согласование документов в СЭД

Для поддержки процесса согласования/подписания документов использован штатный функциональный модуль СЭД Docsvision – «Конструктор согласований».

Процессу согласования/подписания в СЭД подлежат абсолютно все внутренние и исходящие документы компании. В последнее время с выделением в объединенные центры обслуживания основных функциональных направлений компании (юридического, финансового контроля и пр.) процессы согласования с данными службами по всей группе компаний начинают двигаться в сторону их централизации.

Оперативное принятие решений

Для возможности оперативного принятия решений в системе реализована расширенная система уведомлений заинтересованных лиц по e-mail со ссылками на документы и задания. Обеспечена возможность удаленного принятия решений по средством web-клиента и полноценной работы в СЭД с использованием удаленного подключения.

Интеграция СЭД с другими ИС

Платформа Docsvision 4.5 и 5, SAP ERP (в качестве мастер-источника контрагентов и учетной системы в части договоров/счетов), Microsoft SQL Integration Services (в качестве средства синхронизации справочных данных между SAP и Docsvision), FIM портал (в качестве источника кадровой информации по сотрудникам).

Эффекты от внедрения

В результате проекта автоматизированы все процессы, которые задействованы в документообороте компании: 

- регистрация всех видов документов (кроме финансовых и части кадровых),

- согласование - рассмотрение/исполнение/ознакомление,

 - согласование договоров и закупочной документации,

 - отправка внешним контрагентам на ознакомление,

- системы отчетов и почтовых уведомлений сотрудников,

- интеграция справочников контрагентов с SAP,

- усиленная ЭП с визуализацией при выводе на печать,

 - и пр.

Две основные цели которые необходимо было достигнуть при внедрении СЭД – сократить сроки согласования/подписания документов, особенно при вовлечении в данный процесс сотрудников из нескольких территориально-удаленных подразделений, и повысить контролируемость процессов прохождения документов со стороны руководства.

Второстепенное преимущество, полученное с внедрением СЭД, - существенное сокращение объема печатных документов, что в масштабах всей группы компаний оказалось достаточно существенной суммой в бюджете ИТ управления на закупку бумаги, замену тонеров и поддержку парка МФУ.

Текущее состояние проекта позволяет планировать тиражирование решения на дочерние зависимые общества и реализацию проекта по созданию электронного архива на базе редакции Docsvision 5.5 ECM. 

 

Рис. 1. Архитектура решения Docsvision в «АЛРОСА»

В рамках проекта платформа продемонстрировала готовность к повышенным нагрузкам и обеспечила реализацию всех ключевых требований, предъявляемых к СЭД со стороны крупного современного холдинга. 

Чибисов Дмитрий, начальник управления информационных технологий и связи АК «АЛРОСА»: 

«Сегодня в планах по развитию СЭД у «АЛРОСА» - обеспечение мобильным доступом к системе руководителей всех функциональных уровней на базе Лёгкого и Почтового клиентов Docsvision, а в ближайших планах - применение усиленной квалифицированной электронной подписи для дальнейшего внутреннего документооборота компании и обмена с внешними организациями, разработка и внедрение электронного архива на базе Docsvision для всего массива документов компании» 

Полное интервью с Дмитрием о проекте (2016 г.) можно прочитать на портале TAdviser в рамках обзора по рынку СЭД/ECM.

Партнер
ТелекомРесурсПоставка
ТелекомРесурсПоставка - Основная миссия компании - комплексное обеспечение инфраструктурных проектов средствами вычислительной техники и связи, создание единого центра ответственности за качество поставок и выполнения работ.
Листовка по проекту Docsvision в АК «АЛРОСА» (описание в формате pdf)