Заказать демо

ОАО «НОТА-Банк»

  • Москва
  • Банки и финансы
  • Год начала проекта: 2015
Дополнительно

www.nota-bank.ru

Описание проекта

Предпосылки

По результатам работ аналитиков компании RKIT Group была выявлена необходимость в процедуре архивирования таких видов документов, как входящие, исходящие, служебные записки, заявки. Архивирование было важно реализовать с учётом наличия активных бизнес-процессов и задач, незавершённых заданий, связки между документами и других значимых для документооборота условий. 

По результатам оценки общий объём данных для архивации был равен 60-70 Gb, что составляло около 35% от общего размера базы данных СЭД. В перечне требований заказчика было ограничение по переносу завершённых бизнес-процессов из рабочей базы в архивированную базу.

Осуществление проекта выполнялось на текущей версии СЭД DocsVision 4.5 корпоративной редакции, с учётом кроссплатформенности и возможности перехода на обновлённую платформу Docsvision 5.х.

Задачи

Внедрение решения по оптимизации СЭД в НОТА-Банке было обусловлено необходимостью сокращения временных ресурсов на обработку, поиск существующих документов, а так же снижения финансовых затрат на обеспечение работоспособности и стабильного функционирования системы DocsVision.

Описание проекта

В середине марта 2015 года в ОАО «НОТА-Банк» завершён проект по оптимизации базы данных и процессов внутрибанковского документооборота. Регламентацию процессов и внедрение авторского решения на базе программной платформы DocsVision выполняла компания RKIT Group. В настоящее время системой пользуется свыше 500 сотрудников Головного банка, дополнительных офисов, а так же филиалов НОТА-Банка.

Перед разработчиками RKIT Group стояла задача архивирования карточек документов и файлов; задач; завершённых заданий, связанных одной темой обработки.

Этапы работ

Специалисты компании RKIT Group работали поэтапно: 

  • Была проведена экспертиза базы данных Заказчика: выявление правил архивирования, перечня карточек, данные из которых подлежат сохранению в архив. По итогам экспертизы специалисты RKIT Group разработали техническое задание. 
  • Настройка и доработка программного обеспечения для оптимизации базы данных НОТА-банка проходила при помощи специализированной технологии архивирования. По итогам создания и настройки архивной базы данных были проведены испытания на полигоне заказчика
  • Затем производилась доработка доступа в архивную базу данных ограниченной группе пользователей 
  • Была проведена опытная эксплуатация системы. Она подтвердила выполнение требований, обозначенных заказчиком.
  • Для пользователей были разработаны инструкции по работе с архивными данными, а также инструкции для администраторов разработанного функционала по обеспечению переноса информации из рабочей базы данных в архивную базу данных.
  • В процессе разработки специалисты RKIT Group провели подготовку участников рабочей группы. 

Результаты

Задача по сокращению временных затрат на обработку и поиск существующих документов была успешно решена, скорость обработки документов минимизирована, что важно в условиях стоящей перед заказчиком стратегической задачи полной автоматизации всего документооборота предприятия.

Специфика работы территориально разнесенных филиалов Банка определяет требование к стабильному использованию системы в течение 16-17 часов ежесуточно, что подтверждает высокую оценку заказчика качеству реализации проекта.

Партнер
RKIT Group
RKIT Group - RKIT Group — эксперт в области электронного документооборота, Gold-партнер компании Docsvision. Партнер обладает статусами Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору, Центр компетенции по бизнес-процессу нормативное обеспечение бизнеса. • опыт: более 10 лет в сфере управленческого консалтинга и внедрения систем электронного документооборота; • команда сертифицированных аналитиков, программистов и инженеров, специализирующихся на платформе Docsvision; • готовые серийные прототипы систем управления, которые мы поставляем по всей России. Каждый прототип дорабатываем с учетом задач конкретного заказчика; • компетенции для аудита документооборота на платформе Docsvision; • компетенции для экспертизы управленческих процессов предприятий любого уровня - госорганов, коммерческих и производственных предприятий.