Модуль для совещаний «Ареопад»на платформе Docsvision
Автоматизация совещаний: подготовка, голосование, протоколирование и контроль исполнения результатов. Удобный инструмент для работы коллегиальных органов.
Решение разработано партнёром Docsvision – компанией Digital Design.
Решение разработано партнёром Docsvision – компанией Digital Design.
проводим заседания с мобильных
Для чего?
Модуль позволяет использовать
Информационную систему коллегиальных органов «Ареопад»
- автоматизация всего бизнес-процесса совещаний
- быстрые, взвешенные решения в удалённом режиме
- сквозной процесс работы коллегиальных органов и контроль хода исполнения решений
Повышаем эффективность совещаний
Для кого?
Для крупных распределённых коммерческих и государственных организаций. Модуль значительно упрощает работу всех сотрудников, задействованных в заседаниях, их подготовке и контроле исполнения решений.
-
Высший менеджмент
-
Корпоративные секретари
-
Члены советов директоров и комитетов при них
-
Участники коллегиальных органов
Структурированный и прозрачный процесс
Как работает решение?
Единой точкой сбора информации выступает корпоративный секретарь. Участники работают с материалами, совещаются и голосуют в дистанционном режиме через свои компьютеры или мобильные устройства. Все данные хранятся и передаются в зашифрованном виде.
-
1Подготовка совещанияСекретарь планирует заседание и запускает процесс наполнения его материалами и вопросами повестки. Документы к совещанию формируются в системе Docsvision: создаются и редактируются ответственными лицами, а также проходят процедуру согласования. В системе можно настроить маршруты предварительного согласования документации в зависимости от типа вопроса заседания.
Далее файлы направляются в модуль «Ареопад» сотруднику, который занимается подготовкой заседания (состава, повестки, вопросов, материалов, докладчиков и др.) -
2Ознакомление с повесткойУчастники совещания могут заранее ознакомиться с повесткой и документами, предложить изменения. В зависимости от регламента совещания, секретарь вправе внести предложенные изменения до начала совещания. Получение, просмотр и рецензирование материалов доступно через web-интерфейс на любом устройстве с доступом в Интернет.
-
3Обсуждение и голосованиеВ назначенное время участникам предлагается проголосовать по вопросам совещания. В процессе голосования им также доступны все материалы, совместная работа над ними и обсуждения в формате чата или видеоконференцсвязи. В ходе голосования можно оставить комментарий (особое мнение) по вопросу повестки.
-
4Протокол совещания и порученияПо итогам заседания модуль автоматически формирует протокол. Секретарь, в случае необходимости, может скорректировать протокол, а также создать поручения согласно принятым решениям, назначить даты исполнения и ответственных лиц.
-
Контроль исполнения решенийПротокол и поручения направляются в систему электронного документооборота Docsvision. Отслеживание верхнеуровневых поручений доступно как в самой СЭД, так и в личных кабинетах в приложении или web-интерфейсе модуля «Ареопад».
БИЗНЕС-ЭФФЕКТ
Что даёт внедрение
ИСКО «Ареопад»?
-
Ускорение процессовЭкономия времени и ресурсов сотруд-ников, упрощение процесса подготовки и проведения совещания. Централизо-ванное редактирование заседаний одно-временно несколькими пользователями.
-
Сокращение затратУстранение расходов, связанных с физическим присутствием участников на очных совещаниях. Значительное сниже-ние затрат на печать, распространение и уничтожение бумажных документов.
-
МобильностьУдалённое подключение к заседанию повышает мобильность и продуктив-ность участников совещания. Работа с материалами повестки и голосование из любой точки мира в удобное время.
-
Удобный инструментИнтуитивно понятный и современный пользовательский интерфейс. Нет избыточной функциональности – только необходимые инструменты для оперативного принятия решений.
-
МультиязычностьУдобное переключение между русскоязычной и англоязычной версиями пользовательского интерфейса. Локализация для иностранных коллег позволяет комфортно проводить заседания в международных компаниях.
-
Единая системаИнтеграция с корпоративными инфор-мационными сервисами (Active Directory, почта, мессенджеры, видеоконференц-связь) объединяет данные обо всех заседаниях и итогах в одной системе. Это упрощает контроль исполнения решений и работы ответственных лиц.
Видеообзор решения и отзыв заказчика
Примеры внедрения
Система «Ареопад» на базе платформы Docsvision позволила автоматизировать весь цикл документооборота по совещаниям, начиная с формирования повестки, материалов к заседаниям и заочным голосованиям, заканчивая подготовкой итогового протокола. Функционал корпоративного секретаря выполнен в удобном web-интерфейсе. Система адаптивно развивается по требованиям заказчика, и в 2020 году были значительно расширены её функциональные возможности.
Информационная система «Ареопад» оптимизирует и значительно ускоряет совещательный процесс в одной из крупнейший инвестиционных групп России. Члены совета директоров в онлайн-режиме получают все необходимые сведения по принятым ранее решениям и их исполнению. Система аккумулирует данные по обсуждаемым вопросам, исключая возможность потери задач и информации, что принципиально важно для всех сегментов финансового рынка.
О разработчике
Digital Design
Один из 20 крупнейших разработчиков программного обеспечения в России, золотой партнёр Docsvision. Компания оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов, осуществляет внедрение систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разрабатывает ПО на заказ.
-
Богатый опыт25 лет опыта автоматизации бизнес-процессов компаний из всех ключевых отраслей экономики: машиностроение, топливно-энергетический комплекс, финансовую и банковскую сферу, телекоммуникации, торговлю, транспорт, металлургию и др.
Перейти на страницу разработчика
