Электронный архив документов организациина платформе Docsvision

Хранение электронных документов и любого контента компании в одной системе. Быстрое комплектование архива, удобный поиск, загрузка и выгрузка файлов, организация использования архива с разграничением прав доступа.
Соблюдение всех норм архивного хранения и учёта документов.
Стоимость решения
Проблема
Компания накапливает большие объёмы документов, файлов, базу знаний. Но в архиве контент лежит «мёртвым грузом»: данные есть, но их сложно найти и быстрее создать документ заново. Проверка комплектности архива – трудоёмкая и долгая. Создать выборку по запросу регулятора – авральная работа.
Решение
Создание централизованной системы электронного архива. Настройка автоматического пополнения, интеграция с учётными системами и операторами ЭДО. Обеспечение информационной безопасности и доступа с мобильных. Выполнение требований регуляторов, быстрое реагирование на запросы.
примеры

Эффективные электронные архивы

  • Общий центр обслуживания (ОЦО)
    Централизованно обрабатывает документы, поступающие из филиалов и фронт-офисов. Извлекает данные и определяет их на хранение согласно построенным сценариям. Стандартизация всех этапов бизнес-процесса. Контроль и быстрый доступ к информации, необходимой для принятия операционных и стратегических решений.
  • Архив бухгалтерских документов
    Хранит «первичку» и иные документы финансового блока, созданные в учётной системе предприятия или поступившие от контрагентов в электронном/бумажном виде. Быстрый поиск и выгрузка документов по запросам ФНС. Снижает риски «опережающей» уплаты НДС. Многократно снижает затраты на хранение документов.
  • Архив кадровых документов
    Хранит все документы по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, приём на работу, увольнение) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, защищённой согласно требованиями ФЗ-152.
  • Архив конструкторской документации
    Хранит документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери информации, учитывает извещения, управляет уровнями доступа. Снижает затраты на обновление, копирование и распространение документации.
  • Архив технической документации
    Хранит и поддерживает актуальность документов по управлению инфраструктурой (здания, коммуникации, оборудование и т.д.) Контролирует сроки техобслуживания, испы-таний и сертификации. Передаёт данные на мобильные устройства специалистов. Снижает затраты на экстренный ремонт и простой.
  • Архив документов компании (ECM)
    Хранит любой контент предприятия, превращая весь накопленный опыт в «цифровые активы», с которыми удобно работать всем сотрудникам. Обеспечивает долгосрочную сохранность контента, исключает хищения и утечки данных. Быстрый поиск и управление доступом.
наполнение электронного архива

Автоматизируем и ускоряем наполнение архива

Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). Решение Docsvision задействует различные способы и их комбинации для наполнения базы в автоматическом режиме.

Как правильно выбрать?

Оборудование для сканирования документов

Потоковые сканеры позволяют загружать в электронный архив сразу несколько многостраничных бумажных документов, автоматически разделяя их на комплекты. Выбирая модель сканера, учитывайте следующее:

работа с электронным архивом

Используем архивные данные

Комфортно и быстро в режиме «одного окна»: найти нужный файл, просмотреть и изменить его в интерфейсе системы.
Адаптивность и мобильность: гибкий поиск и доступ через браузер.

настройка и обслуживание электронного архива

Настраиваем и масштабируем

Гибкая low-сode платформа включает 12 визуальных конструкторов для настройки без программирования. Масштабируемая архитектура позволяет хранить миллионы документов, сохраняя высокую скорость работы архива.

Посмотрите видеодемонстрацию электронного архива

Функции и использование архива: загрузка иерархии папок с файлами, поиск и предпросмотр документов, их комментирование и изменение, печать и выгрузка архивных данных в интерфейсе Docsvision.

Подробно возможности решения представлены на вебинаре, эксперты ответили на ключевые вопросы организации электронного архива. И рекомендуем наши видеообзоры о различных аспектах создания архива.

Примеры внедрения

Электронный архив первичных финансовых документов значительно упростил бухгалтерам подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. Система фиксирует новые скан-копии, что экономит время и избавляет от «ручного» контроля за поступлением документов.
Проект создания электронного архива и автоматизации документооборота в макрорегиональном филиале «Урал» ПАО «Ростелеком» реализован в 2017 году. В архивном фонде размещены миллионы документов, при этом отклик системы на открытие карточки не превышает 3 секунд.
Решение обеспечило удобную и эффективную работу с документами за счёт автоматизации важнейших процессов документооборота и организации их в едином информационном пространстве. Систему используют более 500 сотрудников в разных регионах.
Единая СЭД на базе Docsvision, включая архив бухгалтерской «первички», интегрированная с учётными и другими внешними системами компании, позволила выстроить удобный процесс работы с документами всех сотрудников, в том числе первых лиц.
Интеграция технологий российских вендоров - Docsvision и ABBYY - позволяет автоматизировать ввод сканированных документов в СЭД и в учетные системы
Проект позволил организовать электронный архив конструкторской документации и автоматизировать другие процессы на Docsvision с применением ABBYY FlexiCapture
КОМУ ЭТО НУЖНО?
Выгоды решения
  • Руководитель: эффективный «цифровой актив» – единая база контента, мультимедиа, документов и накопленного опыта компании.
  • IT: инструменты для автоматизации поступления, распределения и хранения документов, обеспечение информационной безопасности.
  • Специалист: экономия времени на загрузку и извлечение документов, удобный поиск по тексту и параметрам любого вида контента.

Рассчитать стоимость решения

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных