Заказать демо

Электронный архивна платформе Docsvision

Документы хранятся в одном месте – поиск за несколько секунд, конфиденциальность и сохранность данных, контроль доступа, быстрый потоковый ввод новых документов.
Заказать консультацию
Обратите внимание!

Серия вебинаров: «Электронный архив в современной ИТ-инфраструктуре»

Владимир Андреев, эксперт в вопросах автоматизации бизнес-процессов и документооборота, президент компании «ДоксВижн», расскажет о накопленном опыте реальных проектов по созданию архивов (в том числе на базе платформы Docsvision) и современных технологиях, позволяющих выполнить эту задачу наиболее эффективно. Владимир представит материал в рамках трёх вебинаров, объединённых темой «Электронный архив в современной ИТ инфраструктуре».

  • Электронный архив в организации
    — Что происходит на рынке систем документооборота?
    — Варианты реализации единого электронного архива организации?
    — Готовы ли вы к внедрению электронного архива?
    — Отдельная платформа или платформа СЭД?
  • 13 декабря
Проблема
По результатам исследований 40% сотрудников считают, что сделать документ заново проще чем найти его в архиве. А ваш архив – насколько он помогает вести бизнес?
Решение
Хранить документы в файловых папках – дорого и неэффективно. Современный электронный архив – это база данных, хранящая любые документы, в том числе и машинные, созданные разными системами предприятия. Архив на платформе Docsvision обеспечит вам сохранность, быстрый и удобный поиск, выполнение требований надзорных органов.
Функциональные возможности решения

Наводим порядок в документах

примеры

Эффективные архивы на платформе Docsvision

Платформа Docsvision обеспечивает использование единого архива для любых бизнес-процессов и видов документов, например:

  • Архив «первички»
    Хранит бухгалтерские документы, созданные в учетной системе предприятия, а также поступившие от контрагентов в электронном и бумажном виде. Быстрый поиск документов по запросам ФНС. Многократно снижает затраты на хранение.
  • Технический архив
    Оборудование, здания, коммуникации – все это должно вовремя проходить техническое обслуживание и ремонт, испытания и сертификацию надзорных служб. Обеспечивает сохранность и актуальность всех документов, контролирует сроки ТОИР, выдает документы на мобильные устройства ремонтников.
  • Конструкторский архив
    Хранит конструкторскую и технологическую документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери, обеспечивает режим доступа, актуальность. Многократно снижает затраты на размножение документации, проверку ее актуальности. Учитывает входящие извещения.
  • Архив мультимедиа
    Хранит «цифровые активы» предприятия, обеспечивая их долгосрочную сохранность, исключая хищения и утечки данных, быстрый поиск и управление доступом.
Полнотекстовый поиск

Быстрый поиск по реквизитам и тексту

Для оперативного доступа к необходимому документу в Docsvision поддерживается полнотекстовый и атрибутивный поиск
Единое хранилище

Функциональные задачи электронного архива

Реализация электронного архива на платформе Docsvision обеспечит

  • Интеграцию с учетными системами предприятия
    Бухгалтерский и управленческий учет, CRM, управление закупками – все документы поступают в архив автоматически. Открыть любой документ можно как через поиск, так и прямо из «родного» приложения.
  • Интеграция с внешним ЭДО
    Обмениваться электронными документами вместо бумажных теперь законно, эффективно и выгодно. Платформа позволяет подключать ваш электронный архив к любым операторам ЭДО и работать с документами одинаково, независимо от того к какому оператору подключен ваш контрагент.
  • Потоковый ввод и распознавание
    Использование современных технологий, таких как ABBYY обеспечивает практически безошибочное распознавание, выделение реквизитов из формализованных документов, интеллектуальный поиск и категоризацию с помощью машинного обучения.
  • Выполнение требований надзорных органов
    Поддерживается жизненный цикл электронного документа. В сочетании с гибким управлением доступа и журнализацией всех действий пользователей это обеспечит выполнение требований надзорных органов к хранению, неизменности и фиксации операций с документами.

Преимущества платформы Docsvision

Современные технологии платформы обеспечат вам ключевые преимущества

  • Управление доступом и безопасность
    Поддержка трех моделей управления доступом – дискреционной, мандатной и контекстно-ролевой, визуальный конструктор ролевой модели, обеспечат каждого сотрудника необходимой информацией. То что нужно для работы и ничего лишнего.
  • Масштабируемость и производительность
    Проведенные нагрузочные испытания платформы электронного архива доказали высокую производительность при нагрузках до 100 тыс. одновременных пользователей и миллионов документов в базе данных
  • Гибкость и расширяемость
    Нужно добавить в архив новый вид документа? Изменился реквизитный состав уже имеющихся документов? Для этого есть простой визуальный инструмент – Конструктор карточек Docsvision. Не прибегая к помощи разработчиков вы легко можете «нарисовать» новый документ. Увеличение размера и разнообразие архива увеличивает отдачу ваших инвестиций.
  • Весь архив – в браузере
    Ничего не надо устанавливать на компьютеры сотрудников – чтобы работать с электронным архивом достаточно получить ссылку и открыть ее в браузере. Нет проблем с подключением новых сотрудников, использованием разнообразных компьютеров и мобильных устройств.

Примеры внедрения

Проект позволил организовать электронный архив конструкторской документации и автоматизировать другие процессы на Docsvision с применением ABBYY FlexiCapture
Крупный проект, в рамках которого СЭД охватила не только делопроизводство, но и автоматизировала различные бизнес-процессы
В ходе создания архива оцифровано и структурировано 300 000 документов. Работает поиск по любым известным данным документа.
Единое информационное пространство, работа с обращениями граждан и прозрачность работы с документами

Типовые решения

Заявка на консультацию
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных

Контактная информация

Алексей Рождественский
Менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн»
тел.: +7(812) 622-16-89
alexey.r@docsvision.com
Владимир Балабанов
технический эксперт «ДоксВижн»
тел.: +7(812) 622-16-89
balabanov.v@docsvision.com

Скачайте бесплатно

Практические рекомендации
Переход организации к юридически значимому безбумажному документообороту
Скачайте подробное руководство по переходу на безбумажный документооборот. Автор — Владимир Андреев, член Экспертного совета по вопросам совершенствования ЭДО при Министерстве экономического развития РФ
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных