Электронный архив документов организациина платформе Docsvision

Хранение электронных документов и любого контента компании в одной системе. Быстрое комплектование архива, удобный поиск, загрузка и выгрузка файлов, организация использования архива с разграничением прав доступа.
Соблюдение всех норм архивного хранения и учёта документов.
Стоимость решения
Проблема
Компания накапливает большие объёмы документов, файлов, базу знаний. Но в архиве контент лежит «мёртвым грузом»: данные есть, но их сложно найти и быстрее создать документ заново. Проверка комплектности архива – трудоёмкая и долгая. Создать выборку по запросу регулятора – авральная работа.
Решение
Создание централизованной системы электронного архива. Настройка автоматического пополнения, интеграция с учётными системами и операторами ЭДО. Обеспечение информационной безопасности и доступа с мобильных. Выполнение требований регуляторов, быстрое реагирование на запросы.
примеры

Эффективные электронные архивы

  • Общий центр обслуживания (ОЦО)
    Централизованно обрабатывает документы, поступающие из филиалов и фронт-офисов. Извлекает данные и определяет их на хранение согласно построенным сценариям. Стандартизация всех этапов бизнес-процесса. Контроль и быстрый доступ к информации, необходимой для принятия операционных и стратегических решений.
  • Архив бухгалтерских документов
    Хранит «первичку» и иные документы финансового блока, созданные в учётной системе предприятия или поступившие от контрагентов в электронном/бумажном виде. Быстрый поиск и выгрузка документов по запросам ФНС. Снижает риски «опережающей» уплаты НДС. Многократно снижает затраты на хранение документов.
  • Архив кадровых документов
    Хранит все документы по личному составу и кадровому резерву в защищённой базе данных. Автоматизирует кадровые процессы (подбор, приём на работу, увольнение) и консолидирует информацию о сотрудниках в личных делах. Учёт и хранение социально значимых документов в безопасной системе, защищённой согласно требованиями ФЗ-152.
  • Архив конструкторской документации
    Хранит документацию, поступающую от проектировщиков на серийное предприятие. Исключает потери информации, учитывает извещения, управляет уровнями доступа. Снижает затраты на обновление, копирование и распространение документации.
  • Архив технической документации
    Хранит и поддерживает актуальность документов по управлению инфраструктурой (здания, коммуникации, оборудование и т.д.) Контролирует сроки техобслуживания, испы-таний и сертификации. Передаёт данные на мобильные устройства специалистов. Снижает затраты на экстренный ремонт и простой.
  • Архив документов компании (ECM)
    Хранит любой контент предприятия, превращая весь накопленный опыт в «цифровые активы», с которыми удобно работать всем сотрудникам. Обеспечивает долгосрочную сохранность контента, исключает хищения и утечки данных. Быстрый поиск и управление доступом.
наполнение электронного архива

Автоматизируем и ускоряем наполнение архива

Создание электронного архива начинается с внесения контента (документов, файлов и др). Решение Docsvision задействует различные способы и их комбинации для наполнения базы в автоматическом режиме.

Как правильно выбрать?

Оборудование для сканирования документов

Потоковые сканеры позволяют загружать в электронный архив сразу несколько многостраничных бумажных документов, автоматически разделяя их на комплекты. Выбирая модель сканера, учитывайте следующее:

работа с электронным архивом

Используем архивные данные

Комфортно и быстро в режиме «одного окна»: найти нужный файл, просмотреть и изменить его в интерфейсе системы.
Адаптивность и мобильность: гибкий поиск и доступ через браузер.

настройка и обслуживание электронного архива

Настраиваем и масштабируем

Гибкая low-сode платформа включает 12 визуальных конструкторов для настройки без программирования. Масштабируемая архитектура позволяет хранить миллионы документов, сохраняя высокую скорость работы архива.

Пример внедрения электронного архива

Смотрите все видеообзоры, посвящённые различным аспектам создания электронных архивов в компании.

Примеры внедрения

Электронный архив первичных финансовых документов значительно упростил бухгалтерам подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. Система фиксирует новые скан-копии, что экономит время и избавляет от «ручного» контроля за поступлением документов.
Проект создания электронного архива и автоматизации документооборота в макрорегиональном филиале «Урал» ПАО «Ростелеком» реализован в 2017 году. В архивном фонде размещены миллионы документов, при этом отклик системы на открытие карточки не превышает 3 секунд.
Решение обеспечило удобную и эффективную работу с документами за счёт автоматизации важнейших процессов документооборота и организации их в едином информационном пространстве. Систему используют более 500 сотрудников в разных регионах.
Единая СЭД на базе Docsvision, включая архив бухгалтерской «первички», интегрированная с учётными и другими внешними системами компании, позволила выстроить удобный процесс работы с документами всех сотрудников, в том числе первых лиц.
Интеграция технологий российских вендоров - Docsvision и ABBYY - позволяет автоматизировать ввод сканированных документов в СЭД и в учетные системы
Проект позволил организовать электронный архив конструкторской документации и автоматизировать другие процессы на Docsvision с применением ABBYY FlexiCapture
КОМУ ЭТО НУЖНО?
Выгоды решения
  • Руководитель: эффективный «цифровой актив» – единая база контента, мультимедиа, документов и накопленного опыта компании.
  • IT: инструменты для автоматизации поступления, распределения и хранения документов, обеспечение информационной безопасности.
  • Специалист: экономия времени на загрузку и извлечение документов, удобный поиск по тексту и параметрам любого вида контента.

Рассчитать стоимость решения

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных