Автозавод «ГАЗ»

«Группа ГАЗ» объединяет десятки распределённых компаний и юридических лиц. В такой организационной структуре традиционный бумажный документооборот как внутри одной организации, так и между ними сопровождается финансовыми и временными затратами. В 2016 г. «Группа ГАЗ» автоматизировала процессы внутреннего документооборота, внедрив платформу Docsvision. В процесс работы с электронными документами вовлечены все сотрудники компании до первых лиц, поэтому функциональность системы постепенно расширяется.

Система на базе платформы Docsvision в «Группе ГАЗ» решает задачи:

1. Создать единую информационную базу всей документации в организации.
2. Оптимизировать процессы документооборота и делопроизводства.
3. Внедрить типовые маршруты согласования и утверждения документов.
4. Сократить время на поиск необходимой документации.
5. Уменьшить сроки рассмотрения документов.
6. Оптимизировать трудозатраты на обработку первичной бухгалтерской документации.
7. Повысить исполнительскую дисциплину.

Решение

С помощью системы на базе платформы Docsvision автоматизирован процесс работы с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами между Управляющей компанией и сервисными компаниями «Группы ГАЗ».

• Общее количество пользователей – более 8 000 пользователей.
• Количество обрабатываемых документов в месяц – около 40 000, заданий – около 200 000.
• Размер базы данных – более 2Тб.

Интеграции с внутренними ИТ-системами

Система Docsvision интегрирована с решением 1С:ЗУП, которая передаёт в систему электронного документооборота сведения о сотрудниках компании и автоматизирует процесс ввода новых пользователей.

Интеграция Docsvision с ERP-системами, которые используются в организациях: 1С УПП или КИСУ ГАЗ (решение, разработанное в «Группе ГАЗ»), – позволяет выстраивать сквозные процессы согласований. Например, процесс согласований бюджетов или юридически значимых документов перенесён из почты в систему Docsvision, что повышает прозрачность процесса и исполнительскую дисциплину. 

В планах компании реализовать полноценный юридически значимый документооборот между всеми организациями, входящими в «Группу ГАЗ»

Поскольку система на базе Docsvision используется в организации регулярно большим числом сотрудников, то для быстрого доступа к системе и поиска нужных документов был реализован чат-бот на базе корпоративного мессенджера Skype for business. Пользователи могут ввести в диалоговом окне запросы и получить ссылки на документы или задания. Например, чат-бот умеет обрабатывать запросы на поиск документов или заданий, получения информации по ним и создание карточки документа.

Миграция на Docsvision 5.5

В процессе эксплуатации СЭД Docsvision планомерно росло количество обрабатываемых в системе документов, и, соответственно, увеличивался размер базы данных. Для сохранения эффективной работы системы в 2019 г. платформа СЭД была обновлена до версии Docsvision 5.5. Новая архитектура платформы Docsvision 5.5 позволяет оптимизировать работу высоконагруженной системы и поддерживать стабильную производительность даже при многократном росте базы данных.

Результаты

1. Повышение уровня автоматизации работы с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.
2. Интеграция с учётными системами ООО «Автозавод «ГАЗ» (1С ЗУП и КИСУ) и MS Exchange.
3. В процесс работы с электронными документами вовлечены все сотрудники компании, включая первых лиц.

Видео

На конференции Docsvision Day Елена Панкратова, руководитель проекта ООО «ГАЗ-ИТсервис», рассказала, как организована система электронного документооборота в «Группе «ГАЗ», с какими другими внутренними системами она интегрирована, как и почему была реализована миграция на Docsvision 5.5