Договорной документооборот с контрагентамина платформе Docsvision

Решение для работы с электронным договорным документооборотом.
Согласование договоров, автоматический учёт и архив, контроль исполнения и пролонгация. Обмен документами в электронном виде с контрагентами.
Стоимость решения
Проблемы
Решение
Внутри компании
Затянутые сроки согласования договоров.
Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс. Сложно контролировать исполнение и прологанцию договоров.
Много неэффективной ручной работы.
Создаём единый реестр договорных документов, прописываем маршруты и этапы согласований. Подключаем шифрование и электронную подпись. Настраиваем интеграцию с другими системами компании (1C, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.)
Внешние контрагенты
Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор. Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.
Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.
Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период. Компания платит штрафы.
Объединяем системы внутреннего и внешнего документооборота. Загружаем и обновляем данные контрагентов автоматически.
Создаём запросы при на получение/уточнение/аннулирование документов.
Получаем и передаём юридически значимые электронные документы почти мгновенно.
Быстрее, проще, выгоднее.

Договорной документооборот с контрагентами

Регистрация и согласование договоров

Делаем процесс согласования быстрым и контролируемым

Создаём договор по шаблону, реквизиты автоматически заполняются из справочников. Запускаем на согласование по преднастроенному маршруту. В два клика объединяем все правки от сотрудников и контрагента в финальный документ. Готово!

Электронное подписание договоров

Ускоряем подписание договоров

По законодательству версии договора, подписанные на бумаге или в электронном виде электронной подписью, равнозначны. Решение Docsvision позволяет значительно упростить и ускорить процесс.

Архив и исполнение договоров

Формируем архив и контролируем исполнение

Решение позволяет организовать единый, удобный электронный архив документов. Бизнес-процессы Docsvision вовремя напомнят об истечении срока договора.

Посмотрите видеодемонстрацию

Самый частый сценарий: согласование договора (внутри компании и с контрагентом), подписание и обмен документами в электронном виде. Наглядно показано, как работают все этапы в интерфейсе Docsvision.

Также смотрите вебинар: наши эксперты подробно представили возможности решения и ответили на вопросы.

Примеры внедрения

В проекте ключевым моментом стала настройка потокового сканирования документов и применение технологий штрихкодирования. Помимо ускорения всех процессов согласования и подписания, также реализовано автоматизированное наполнение электронного архива скан-копиями договорных документов.
К решению Docsvision подключены все сотрудники, все согласования – договоров, приказов, нормативной и базовой документации – проходят в системе. Была реализована миграция существующего массива документов – более 100 000 карточек и заданий, настроена интеграция с «1С» и CRM-системой.
В системе реализованы 23 сценария работы с документами и поручениями, охвачены почти все внутренние бизнес-процессы, активно задействован функционал согласования. Docsvision используют 500 человек, включая топ-менеджмент. Количество создаваемых в СЭД документов превышает 5 000 в месяц
Договорная работа с тысячами контрагентов компании-поставщика проходит в СЭД Docsvision. Система упростила взаимодействия сотрудников на всех этапах — от инициирования проверки контрагентов до согласования и подписания договоров электронной подписью.
Результат проекта – на 40% снижены затраты времени на обработку договорных документов благодаря функции параллельного согласования. Значительно повышена степень управления и контроля договорного процесса, обеспечена возможность быстрого поиска документов.
Наряду с процессами делопроизводства и договорной работы в ходе проекта удалось автоматизировать часть нетиповых процессов разработчика и производителя навигационных систем. Выбор сделан в пользу инструментов быстрой доработки готового функционала.
Кому это нужно?
Выгоды решения
«Договорной документооборот с контрагентами»
  • Руководитель: контроль согласования ключевых документов, точное понимание сроков и местонахождения договора в маршруте согласования.
  • Главный бухгалтер: снижение расходов, быстрый документооборот с контрагентами, своевременное и актуальное начисление налогов, удобная передача документов в ИФНС.
  • Бухгалтер: автоматический обмен финансовыми документами с каждым контрагентом, сверка задолженностей.
  • IT-специалист: инструменты для автоматизации процессов документооборота и интеграции различных связанных с этим систем.
  • Администратор СЭД: настройка новых маршрутов согласований и карточек документов без программиста, через удобный визуальный конструктор.
  • Менеджер: экономия времени, доступ к договорам и связанным документам «из одного окна», контроль их движения в системе.

Рассчитать стоимость решения

Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных