Первый канал. Всемирная сеть

В августе 2019 года стартовал проект по автоматизированному наполнению электронного архива скан-копиями договорных документов после их согласования в Docsvision. Решение было настроено с помощью технологий штрихкодирования и потокового сканирования.

Скачать описание проекта в pdf (410 Кб)Ежегодно в компании регистрируется и проходит внутреннее согласование порядка 3000 договоров и дополнительных соглашений. Договора делятся на «доходные» и «расходные» - это очень широкий спектр документов: от закупок оборудования/ПО/лицензий до приобретения или продажу прав на контент.

О компании

«Первый канал. Всемирная сеть» («ПКВС», «Channel One Russia Worldwide») — дочернее предприятие «Первого канала», основная задача которого – развитие зарубежного вещания. Сотрудники компании занимаются созданием и адаптацией контента для интернет-аудитории, разработкой мобильных приложений, приложений «второго экрана», развивают онлайн-дистрибуцию контента и онлайн-каналы. Компания работает с 1995 года, в числе её партнёров – крупные игроки интернет-рынка.

Предпосылки проекта

Ежегодно сотрудники компании регистрируют и согласовывают около 3000 договоров и дополнительных соглашений. Возникла необходимость в создании электронного архива для удобного поиска договорных документов после их согласования в Docsvision. 

Процесс схематично делится на 2 этапа: 

• Генерация и проставление штрихкодов на договорных документах;
• Запуск потокового сканирования с дальнейшим прикреплением по штрихкоду сканов документов к их карточкам в Docsvision.

Реализация проекта

Август 2019. Запущен процесс загрузки документов по штрихкодам, который состоит из следующих этапов:

• Автоматическая конвертация MS Word документов в .pdf и проставление штрихкодов.
• Потоковое сканирование подписанных документов с сохранением листов в формате .pdf.
• Бизнес-процесс Docsvision постоянно «прослушивает» папку, в которую сохраняются сканы документов.
• Файлы, прошедшие проверку на отсутствие штрихкода, перемещаются в отдельную папку, где «ждут» появления последней страницы документа со штрихкодом (есть версия, где штрихкод на первой странице). Последняя страница проходит проверку, в ходе которой не происходит распознавания, а вычисляется вероятность присутствия штрихкода на странице. Если вероятность достаточно велика, формируется документ .pdf, который содержит все ранее сохранённые и последнюю страницы.
• Далее производится попытка распознавания штрихкода. Если распознать не удалось, применяется пошаговое (до 5 раз) «размытие по Гауссу», что достаточно хорошо исправляет возможные дефекты бумажного экземпляра документа. Если и после размытия штрихкод распознать не удалось, то все предыдущие и текущая страница формируются в файл emptyPages.pdf и отправляются в виде карточки задания назначенному сотруднику. Таким образом даже при невозможности распознать штрихкод, комплект документов будет сформирован корректно и не смешается с экземплярами из другого набора.
• После успешного распознавания штрихкода, бизнес-процесс производит поиск карточки документа в Docsvision. К ней привязывается новая карточка задания с вложенным сканом документа. Задание отправляется сотруднику на проверку.
• Сотрудник сравнивает скан документа с карточкой документа. При положительном результате завершает задание. Скан прикрепляется к карточке документа как основной файл, статус карточки документа меняется на «Подписан».

На стороне платформы Docsvision автоматизация реализована при помощи конструктора бизнес-процессов и в визуальном Low-Code инструменте выглядит так:

Сентябрь 2019. Интеграция решения на базе Docsvision завершена, новый автоматизированный бизнес-процесс запущен в промышленную эксплуатацию. 

Эффект от внедрения

В результате оптимизации системы электронного согласования договорной документации в Docsvision разработана удобная схема формирования электронного архива подписанных документов.

О проекте в цифрах

~3000 договоров и дополнительных соглашений в год

Партнёр

Предоставляет услуги по разработке, внедрению и технической поддержке корпоративных систем электронного документооборота, электронных архивов, портальных решений, специализированных отраслевых информационных систем.