Кадровый электронный документооборотна платформе Docsvision
Оформление, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде. Автоматизация HR-процессов и системы управления персоналом.
Решение подходит для участия в эксперименте Минтруда согласно ФЗ №122.
Стоимость решения
Решение подходит для участия в эксперименте Минтруда согласно ФЗ №122.
Проблема
Бумажный кадровый учёт отнимает катастрофически много времени: от внесения первичных данных при трудоустройстве до оформления справок по запросам. Частые ошибки из-за «ручного» ввода. Сложно подписать все документы, особенно в дистанционном режиме. Риск утери бумажных экземпляров до истечения срока хранения.
Решение
Проводим аудит кадровых процессов, оптимизируем. Внедряем систему электронного документооборота.
Оцифровываем кадровые документы, настраиваем автоматизацию управления персоналом.
Создаём электронный архив с защитой персональных данных. Интегрируем другие системы компании и внешние сервисы.
Оцифровываем кадровые документы, настраиваем автоматизацию управления персоналом.
Создаём электронный архив с защитой персональных данных. Интегрируем другие системы компании и внешние сервисы.
Переводим «кадры» в электронный вид
Автоматизируем кадровые процессы и документы
примеры
-
Приём, адаптация, перевод и увольнение сотрудников
-
Оценка эффективности и мотивации персонала, организация обучения
-
Формирование табеля учёта рабочего времени
-
Ознакомление с организационно-распорядительными документами (ОРД)
-
Ознакомление с локальными нормативными документами (ЛНА)
-
Предоставление документов по запросам работников
-
Командировки
-
Отпуска
-
Архив кадровых документов
Эффективно на предприятии, в офисе и дистанционно
Управляем персоналом и документами
Свыше 75% всех видов кадровых документов любая компания может вести в электронном виде уже сегодня. Решение Docsvision помогает оптимизировать и автоматизировать ключевые кадровые процессы.
-
Лёгкий и мобильный интерфейсWeb-клиент платформы Docsvision позволяет работать в системе через интернет с любого устройства: компьютер, планшет или смартфон. Уведомления также приходят на электронную почту. 95% пользователей считают наш интерфейс простым и удобным.
-
Потоковый ввод бумажных документовДополнительный модуль обеспечивает потоковое сканирование и распознавание содержания документов, автоматически распределяя скан-копии в системе и формируя связи с уже загруженными данными сотрудника.
-
Электронная подпись, конфи-денциальность и защита данныхБыстрое подписание кадровых документов с каждым сотрудником даже в удалённых филиалах. Все виды электронной подписи, информация надёжно защищена шифрованием в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ФЗ-152 «О персональных данных».
-
Интеграция с кадровыми и другими системамиДля автоматической передачи данных и документов Docsvision можно интегрировать с кадровой и учётной системами (1С, SAP и др.), корпоративным web-порталом или другими сервисами, которые использует компания для решения кадровых задач.
Автоматизация рутины и широкий функционал
Ускоряем кадровые процессы
Решение исполняет все рутинные операции кадрового документооборота с учётом норм и регламентов, оптимизируя нагрузку сотрудников кадровой службы.
-
Шаблоны и маршрутыФормируйте документы по готовым шаблонам с автозаполнением данных, это исключает ошибки «человеческого фактора». Отправляйте файлы на согласование, ознакомление или под-писание — решение само определит мар-шрут согласно настроенным правилам.
-
Прозрачность процессовОбразцы документов и автоматические маршруты позволяют сотрудникам в несколько кликов оформить заявление на отпуск, заявку на командировку и т.д. Легко контролировать движение и ста-тус запроса без обращения в отдел кад-ров, что значительно снижает нагрузку.
-
Удобный и быстрый поискВсе кадровые документы и данные, свя-занные с работником или подразделе-нием, можно найти за пару секунд. Поиск по любому полю и/или по тексту файлов. Значительно уменьшает сроки оформле-ния справок сотрудникам или подготов-ки ответов на официальные запросы.
-
Контроль и аналитикаМожно назначать задания и мониторить сроки в кадровых процессах, выгружать сводные отчёты. Так отчёт по ознакомлению с приказом покажет, кто и когда завершил задание, а кто — ещё нет. Это упрощает контроль всей работы с кадровыми документами.
-
Реестры документовМожно настроить разнообразные реестры кадровых документов: сгруппировать по сотрудникам, по видам или по любым другим реквизитам.
-
Электронный архивКадровые документы можно быстро выгрузить из системы вместе с электронными подписями для предоставления сотрудникам или контролирующим органам.
Переход на КЭДО
Нормативные требования, технические аспекты и архитектура системы, электронная подпись в кадровых процессах.
Пример решения: оформление отпуска в интерфейсе Docsvision.
Цифровые кадровые процессы
Типы процессов, которые можно перевести в электронный кадровый документооборот, и особенности эксперимента Минтруда по отказу от дублирования кадровых документов на бумажном носителе.
Примеры внедрения
Кому это нужно?
Выгоды решения
«Кадровый электронный документооборот»
«Кадровый электронный документооборот»
-
Директор по персоналу: повышение качества управления кадровыми процессами, снижение затрат на ведение и хранение бумажных документов.
-
Специалист отдела кадров: сокращение трудозатрат и ошибок в кадровом делопроизводстве, ускорение и упрощение работы с запросами работников и контролирующих органов.
-
HR-специалист: автоматизация процессов найма, адаптации, контроля мотивации и эффективности работников, соблюдение требований защиты персональных данных.