Кадровый электронный документооборотна платформе Docsvision
Оформление, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде. Автоматизация HR-процессов и управления персоналом.
Стоимость решения
Проблема
Бумажный кадровый учёт отнимает катастрофически много времени: от внесения первичных данных при трудоустройстве до оформления справок по запросам. Частые ошибки из-за «ручного» ввода. Сложно подписать все документы, особенно в дистанционном режиме. Риск утери бумажных экземпляров до истечения срока хранения.
Решение
Проводим аудит кадровых процессов, оптимизируем. Внедряем систему электронного документооборота.
Оцифровываем кадровые документы, настраиваем автоматизацию управления персоналом.
Создаём электронный архив с защитой персональных данных.
Интегрируем другие системы и внешние сервисы.
Оцифровываем кадровые документы, настраиваем автоматизацию управления персоналом.
Создаём электронный архив с защитой персональных данных.
Интегрируем другие системы и внешние сервисы.
Переход на КЭДО
Автоматизируем кадровые процессы и документы
примеры
-
Приём, адаптация, перевод и увольнение сотрудников
-
Оценка эффективности и мотивации персонала, организация обучения
-
Формирование табеля учёта рабочего времени
-
Ознакомление с организационно-распорядительными документами (ОРД)
-
Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)
-
Предоставление документов по запросам работников и госорганов
-
Командировки, доверенности
-
Отпуска
-
Архив кадровых документов
Эффективно в офисе и в удалённом формате работы
Управляем процессами и кадровыми документами
Почти все документы по трудовым отношениям можно вести в электронном виде, согласно актуальным нормативным требованиям. Решение Docsvision помогает оптимизировать кадровые процессы.
-
Лёгкий и мобильный интерфейсWeb-клиент платформы Docsvision позволяет работать в системе через интернет с любого устройства: компьютер, планшет или смартфон. Уведомления также приходят на электронную почту. 95% пользователей считают наш интерфейс простым и удобным.
-
Потоковый ввод бумажных документовДополнительный модуль обеспечивает потоковое сканирование и распознавание содержания документов, автоматически распределяя скан-копии в системе и формируя связи с уже загруженными данными сотрудника.
-
Электронная подпись, конфи-денциальность и защита данныхБыстрое подписание кадровых документов с каждым сотрудником даже в удалённых филиалах. Все виды электронной подписи, информация защищена шифрованием. Соответствие требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ФЗ-152 «О персональных данных».
-
Интеграция с кадровыми и другими системамиДля автоматической передачи данных и документов Docsvision можно интегрировать: с кадровой и учётной системами (1С, SAP и др.), с порталами «Работа в России» и «Госуслуги», с корпоративным web-порталом или другими сервисами, которые использует компания для решения кадровых задач.
Автоматизация рутины и широкий функционал
Ускоряем кадровые процессы
Решение исполняет все рутинные операции кадрового документооборота с учётом норм и регламентов, оптимизируя нагрузку сотрудников кадровой службы.
-
Шаблоны и маршрутыФормируйте документы по готовым шаблонам с автозаполнением данных, это исключает ошибки «человеческого фактора». Отправляйте файлы на согласование, ознакомление или под-писание — решение само определит мар-шрут согласно настроенным правилам.
-
Прозрачность процессовОбразцы документов и автоматические маршруты позволяют сотрудникам в несколько кликов оформить заявление на отпуск, заявку на командировку и т.д. Легко контролировать движение и ста-тус запроса без обращения в отдел кад-ров, что значительно снижает нагрузку.
-
Удобный и быстрый поискВсе кадровые документы и данные, свя-занные с работником или подразделе-нием, можно найти за пару секунд. Поиск по любому полю и/или по тексту файлов. Значительно уменьшает сроки оформле-ния справок сотрудникам или подготов-ки ответов на официальные запросы.
-
Контроль и аналитикаМожно назначать задания и мониторить сроки в кадровых процессах, выгружать сводные отчёты. Так отчёт по ознакомлению с приказом покажет, кто и когда завершил задание, а кто — ещё нет. Это упрощает контроль всей работы с кадровыми документами.
-
Реестры документовМожно настроить разнообразные реестры кадровых документов: сгруппировать по сотрудникам, по видам или по любым другим реквизитам.
-
Электронный архивКадровые документы можно быстро выгрузить из системы вместе с электронными подписями для предоставления сотрудникам или контролирующим органам.
Переход на КЭДО
Нормативные требования, технические аспекты и архитектура системы, электронная подпись в кадровых процессах.
Пример решения: оформление отпуска в интерфейсе Docsvision.
Цифровые кадровые процессы
Обзор нормативной базы 2022 года, новых государственных сервисов «Работа в России» и «Портал Госуслуги», ИТ-инфраструктуры и решений для организации электронного кадрового документооборота.
Примеры внедрения
Кому это нужно?
Выгоды решения
«Кадровый электронный документооборот»
«Кадровый электронный документооборот»
-
Директор по персоналу: повышение качества управления кадровыми процессами, снижение затрат на ведение и хранение бумажных документов.
-
Специалист отдела кадров: сокращение трудозатрат и ошибок в кадровом делопроизводстве, ускорение и упрощение работы с запросами работников и контролирующих органов.
-
HR-специалист: автоматизация процессов найма, адаптации, контроля мотивации и эффективности работников, соблюдение требований защиты персональных данных.