Заказать демо

ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга»

  • Санкт-Петербург
  • Топливно-энергетический комплекс
  • Год начала проекта: 2017
Дополнительно

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада, её доля на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 48%. Предприятие отапливает и снабжает горячей водой порядка 14200 домов Петербурга, в которых живет около 2,5 млн. горожан. Среди абонентов компании – жилые дома, здания социально-бытового назначения: больницы, школы, детские сады, многочисленные производственные объекты. В компании работают более 9 тысяч человек. 

Описание проекта

Первое знакомство сотрудников ГУП «ТЭК СПб» с электронным документооборотом произошло в 2009 году. Тогда выбор был сделан в пользу системы на платформе иностранного производителя. За это время требования изменились, нагрузка увеличивалась, скорость и объемы документационного взаимодействия выросли, система перестала удовлетворять требованиям пользователей. 

В связи с чем компания перешла на новую систему электронного документооборота на базе платформы Docsvision. Исполнителем проекта стала компания «Диджитал Дизайн».

Новая СЭД охватила не только функции делопроизводства, но и автоматизировала ряд бизнес-процессов:

  • организацию и управление совещаниями,
  • контроль исполнения протокольных поручений,
  • заявки сотрудников на техпомощь,
  • расходные материалы и др.

В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации. Эта функция ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок.

При том, что функциональные возможности системы значительно расширились, стоимость владения отечественным ПО и затраты на его обслуживание стали существенно ниже.  

Для «безболезненного» перехода на новую систему без снижения качества работы в СЭД были реализованы «личные кабинеты» сотрудников – индивидуальное рабочее пространство. Личный кабинет с удобным пользовательским интерфейсом обеспечивает быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации, позволяет просматривать и выгружать отчеты. 

«Помимо обновления и функционального усовершенствования системы, перед нами стояли задачи осуществить быструю и качественную интеграцию новой СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП «ТЭК СПб», – рассказал о процессе работы над проектом Игорь Катков, руководитель проекта со стороны ЗАО «Диджитал Дизайн».

Перед началом работ требовалось осуществить перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД – в общей сложности более 1 миллиона документов. Проведенная специалистами «Диджитал Дизайн» оптимизация инфраструктуры и платформ предприятия позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности, а использование масштабируемой платформы Docsvision будет способствовать дальнейшему развитию хранилища. Также в ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована с корпоративными прикладными системами: 1С.Предприятие 8.2, Электронный архив и каталог ActiveDirectory.

Сейчас новую СЭД используют сотрудники главного управления ГУП «ТЭК СПб» и 4-х филиалов; ежедневно в системе работают более 800 пользователей, обрабатывается более 1000 резолюций. 

«Мы создали универсальную систему, которая позволила заказчику не только решать традиционные задачи канцелярии, но и дополнительно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Система облегчает управленческую работу, способствует повышению эффектив-ности, развитию предприятия», — прокомментировал Игорь Катков.

«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слажен-ную и комфортную работу с компанией «Диджитал Дизайн», профессионализм и оператив-ность работы специалистов», — рассказал Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга».

В 2018 году компания «Диджитал Дизайн» завершила очередной проект для компании ГУП «ТЭК Санкт-Петербург», в ходе которого специалисты исполнителя обновили СЭД на базе Docsvision до актуальной версии платформы 5.4, выполнили архивацию данных в системе и разработали модуль автоматизации процесса работы со сметной документацией. 

Главная цель нового проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на новую версию платформы пользователи отметили значительное увеличение скорости работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось значительно упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.

Сметная документация

Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. Учет сметной документации – задача непростая. Во-первых, необходимо принимать во внимание множество нормативно-правовых и законодательных актов. Во-вторых, количество документов, прилагаемых к одному проекту, может достигать нескольких сотен. В-третьих, очень важна точность в расчетах и быстрота процесса согласования, особенно при строительстве или ремонте объектов теплоэнергетики. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

До внедрения модуля основным инструментом сотрудников ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» для работы с этим видом документов был набор стандартных приложений MS Office и, в частности, Excel. Это удобный инструмент для работы с одной таблицей или списком, но когда их становится, например, 300, то процесс анализа существенно усложняется и замедляется. Поэтому основной задачей внедрения нового модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчёты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления могло потребоваться на это несколько дней.

Ранее компания «Диджитал Дизайн» сообщала о завершенных проектах по внедрению «Мобильного рабочего места руководителя» (АРМ руководителя) и системы «Претензионно-исковая работа» (ПИР) в ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга».

Партнер
Digital Design
Digital Design - Один из 20 крупнейших разработчиков ПО в России — оказывает комплексные услуги по автоматизации бизнес-процессов: внедрению систем электронного документооборота, корпоративных порталов, инфраструктурных и мобильных решений, разработке ПО на заказ.