Демо-центр

Компоненты системы Docsvision

Платформа Docsvision 5

Docsvision 5 –комплексная платформа СЭД сочетающая в себе современную архитектуру и широкий набор инструментов, позволяющих создавать решения  задач управления предприятием в эпоху цифровой трансформации:

  • Решение задач делопроизводства
  • Построение корпоративного архива
  • Поддержку средств групповой работы и гибких методик управления (Agile)
  • Решение специализированных отраслевых задач

В основе платформы лежит современная трехзвенная архитектура, спроектированная с учетом растущих потребностей в объемах обрабатываемых данных и количества вовлеченных в работу пользователей предприятия.

База данных работает под управлением СУБД MS SQL Server или PostreSQL, а сервер приложений - Microsoft Internet Information Server.

На всех уровнях платформа обеспечивает масштабирование за счет:

  • Построение NLB-кластера сервера приложение
  • Построения кластера AlwaysOn с распределением нагрузки
  • Построение кластера подсистемы Workflow
  • Использования масштабируемого кэш-сервера redis
  • Использования масштабируемого поискового движка ElasticSearch
  • Оптимальной структуры базы данных, позволяющих распределить нагрузку на отдельные ее узлы
  • Использования внешних иерархических файловых хранилищ

Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек документов и заданий, файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают доступ, получение, обновление и удаление данных пользователем в соответствии с его правами доступа по отношению к данному документу, а также многие другие функции.

Архитектура платформы Docsvision 5 полностью открыта. Все функции приложений Docsvision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих беспрецедентную гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений и интеграции с внешними системами. Помимо API платформа имеет иструменты (конструкторы) для визуального проектирования решений без использования программного кода.

Все приложения, создаваемые с использованием платформы Docsvision обеспечивают:

  • Единые механизмы хранения и представления информации
  • Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними
  • Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя
  • Общую структуру справочников
  • Общие средства поиска и извлечения информации
  • Единые средства маршрутизации и управления жизненным циклом документов
  • Единые средства разработки и настройки.
  • Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в папки, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам.

Формы для регистрации документов — карточки документов — могут отличаться в каждой отдельной организации и могут разрабатываться на основе базовых объектов системы (карточек документа и задания), как например во встроенном приложении «Управление документами Docsvision 5».

Пользователю предоставляется удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных системы, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы Docsvision является web-клиент предоставляющий доступ ко всем объектам Docsvision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Web-клиент работает во всех наиболее распространенных современных браузерах.

Web-обеспечивает пользователям максимальную мобильность, позволяя работать через интернет из любой точки мира и с любого устройства, адаптируясь под его размер и обеспечивая пользователю максимальное удобство.

Пользователю доступны и другие способы работы с системой: windows-клиент, почтовый клиент, позволяющий работать из любого почтового агента и мобильное приложение на платформах iOS и Android, обеспечивающее удобный доступ к важным документам и заданиям в т.ч. в режиме off-line.


Скачать руководство пользователя

Скачать руководство администратора

Скачать описание функционала

Скачать руководство по настройке 

Управление документами

«Управление документами» - встроенное приложение Docsvision, содержащее в готовом виде всю необходимую функциональность для использования в базовых сценариях документооборота без необходимости организационного выделения канцелярии, контролеров, делопроизводителей и архивариусов.

Функциональность приложения «Управление документами»

Приложение «Управление документами» содержит преднастроенные виды документов и заданий и структуру папок, готовые к работе и редактируемые настройками при необходимости. 

Преднастроенные виды документов и заданий

Приложение содержит преднастроенные карточки документов и заданий, обеспечивающие эффективное управление электронной документацией:

Карточки документов
  • Входящий
  • Исходящий
  • ОРД
  • Служебная записка
  • Заявка
  • Рабочий (документ произвольного вида) 

      Рис. 1. Пример карточки документа.
      Рис. 1. Пример карточки документа.


Карточки заданий
  • На исполнение — для организации исполнения одиночных поручений по документу либо без документа;
  • На ознакомление — используется для рассылки документа на ознакомление;
  • На согласование — используется в процессах согласования, служит для передачи документа согласующему лицу;
  • На подписание — используется в процессах согласования, служит для передачи документа на подпись;
  • На консолидацию — используется в процессах согласования, служит для передачи документа ответственному исполнителю (консолидатору) для подготовки итоговой версии документа.

        Рис. 2. Пример карточки задания.
        Рис. 2. Пример карточки задания

Преднастроенная структура папок

Преднастроенная структура папок приложения включает в себя как папки для создания и хранения документов, так и виртуальные (поисковые) папки для маршрутизации заданий и документов, а также построения отчетов. 

Для папок настроены представления и поисковые запросы, необходимые для работы, обеспечивающие полноценное управление документацией и данными. 

Рис. 3. Структура папок приложения.
Рис. 3. Структура папок приложения

 

Основные сценарии работы с приложением

Приложение "Управление документами" обеспечивает поддержку следующих сценариев работы:

  • Создание новых документов:
    • Учет входящих документов, в том числе создание карточек входящих документов путем сканирования входящего бумажного документа и распознавания входящего документа, полученного в электронном виде;
    • Учет исходящих документов;
    • Учет внутренней корреспонденции;
    • Учет организационно-распорядительных документов;
  • Регистрация документов;
  • Редактирование существующих документов;
  • Совместная работа с документами в рабочих группах;
  • Присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла;
  • Создание заданий и их рассылка исполнителям;
  • Исполнение назначенных заданий;
  • Контроль исполнения заданий другими пользователями;
  • Поиск документов в приложении;
  • Построение отчетов.

Работа в рабочих группах

Приложение позволяет пользователям, не обладающим правами администратора, организовать рабочее пространство для работы в рабочей группе над каким-либо проектом или процессом. При создании группы пользователь может указать рабочее название и описание группы (например, с какой целью она создается), указать папки, в которых будут создаваться и храниться документы группы, и пригласить участников, задав для каждого уровень полномочий: администратор, участник или читатель. Приглашенные пользователи получат уведомление по электронной почте, а у них в личной папке появится ссылка на рабочие папки группы и возможность осуществлять управление документацией в электронном виде.

Рис. 4. Создание рабочей группы.
Рис. 4. Создание рабочей группы

Согласование документов

Согласование в приложении «Управление документами» основано на использовании модуля «Конструктор согласований», который позволяет настраивать произвольные сложные, комбинированные маршруты согласования документов.

Вместе с приложением «Управление документами» поставляются 2 типовых маршрута согласования, настроенные с использованием объектов «Конструктора согласований»:

  • Маршрут с возможностью рецензирования документов и подписанием. В Справочнике видов карточек добавлена возможность использования данного маршрута для дочерних видов Документ УД – Внутренний, Исходящий, Прочие, ОРД.
  • Маршрут без возможности рецензирования с подписанием. Использование данного маршрута для различных видов карточек документов не настроено. При необходимости настройку следует выполнить самостоятельно.
  • Упрощенный маршрут согласования для произвольного вида документов (Рабочий).

Приложение «Управление документами» предоставляет следующие возможности по согласованию документов:

  • Возможность привязки маршрута согласования к произвольному документу. К одному документу может быть привязано несколько маршрутов.
  • Редактирование преднастроенного маршрута автором перед запуском и в ходе выполнения процесса
  • Возможность рецензирования документов согласующими
  • Возможность консолидации, сравнение версий
  • Возможность управления ходом согласования автором: "Остановка", "Пауза", "Принудительное завершение"
  • Автоматизация стадии подписания, в т.ч. с использованием ЭЦП
  • Возможность создания новых и редактирования существующих маршрутов

    Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование.
    Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование

   Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования.
   Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования

Рабочее место Администратора – основной, полнофункциональный способ работы с СЭД на платформе Docsvision.

Навигатор представляет собой универсальное автоматизированное рабочее место, обеспечивающее доступ пользователя к любой функциональности Docsvision, решений и приложений, созданных на базе платформы Docsvision, а также проведению действий по настройке решений, разработке и корректировке бизнес-процессов, получению отчетов (как в виде преднастроенных представлений, так и в виде расширенных отчетов).

Окно Навигатора реализовано в привычном для пользователя «Outlook – подобном» интерфейсе.

Электронный документооборот Docsvision - рабочее место администратора

Для работы пользователя Рабочего места Администратора Docsvision требуется установка его компонент (а также необходимых компонент Windows) на рабочую станцию пользователя.

Технически Навигатор представляет собой ActiveX-приложение, рекомендуемой средой для его работы является браузер Microsoft Internet Explorer .

Windows-клиент Docsvision — основной вид клиентского ПО для работы пользователя с СЭД на платформе Docsvision с неограниченным набором сценариев. Работу по ограниченным сценариям (например исполнение заданий) можно организовать с помощью другого клиентского ПО Docsvision, например клиента для Microsoft Outlook.

Windows-клиент представляет собой автоматизированное рабочее место, обеспечивающее доступ к пользовательской функциональности Docsvision, решений и приложений, созданных на базе платформы Docsvision, для настройки решений, разработке и корректировке бизнес-процессов используется Рабочее место  Администратора Docsvision 5.

Окно Windows-клиента реализовано в привычном для пользователя «Outlook–подобном» интерфейсе.

Окно Windows-клиента состоит из следующих элементов:

Windows-клиент Docsvision

  1. Лента;
  2. Дерево папок;
  3. Область просмотра содержимого папки (представления;
  4. Папка "Избранное" (новая функция в версии 5);
  5. Строка поиска;
  6. Строка состояния.

Некоторые элементы (лента, иерархия папок, область группировки и область предварительного просмотра) отображаются  по желанию пользователя и могут быть скрыты в случае ненадобности.

Все основные команды доступны из ленты и контекстных меню, открывающихся при нажатии правой кнопки мыши на одном из элементов.

Назначение

Web-клиент — дополнительный модуль системы Docsvision, который предоставляет пользователю доступ к системе через интернет-браузер, без необходимости установки на рабочее место дополнительных компонент. Он позволяет пользователю работать с поступающими к нему документами и заданиями, выполнять над ними все основные операции, осуществлять поиск, формировать и просматривать отчеты. Пользователь может работать с Web-клиентом с любого устройства, будь то настольный компьютер, ноутбук, планшет или телефон, необходим лишь браузер и доступ к сети интернет.

Скачать презентацию

Ключевые преимущества

  • Современный веб-интерфейс

Модуль имеет полностью вебный интерфейс, созданный с учетом всех современных тенденций и трендов в создании интерфейсов. Он удобный, интуитивно понятный для любого пользователя и «живой»: реагирует на движения указателя мыши и подсказывает пользователю, какие можно выполнить действия.

  • Мобильность и кроссплатформенность

Для работы Web-клиента подойдет любой из наиболее распространенных интернет-браузеров Microsoft Internet Explorer, Google Chrome, Apple Safari. Это, а также наличие адаптивной верстки позволяет работать с любого устройства (компьютер, планшет, телефон) на любой платформе: Windows, Linux, Mac OS, iOS, Android.

  • Работа с документами и заданиями

В Web-клиенте можно выполнять все необходимые действия с документами и заданиями: создавать, отправлять на согласование, согласовывать, создавать поручения, — в общем все, что требуется в повседневной работе.

  • Поиск и отчеты

В Web-клиенте поддерживается полнотекстовый поиск по документам и атрибутивный — по заданному пользователем набору атрибутов. Используя параметрические запросы, можно сформировать любую выборку и построить отчет.

  • Производительность

Высокопроизводительные технологии, использованные при разработке Web-клиента, обеспечивают непревзойденную скорость работы: открытие карточки занимает менее секунды! При этом скорость работы практически не зависит от технических характеристик рабочего места пользователя — серверная обработка данных позволяет одинаково быстро работать и на самых современных компьютерах, и на сравнительно слабых офисных компьютерах 10-летней давности, а также мобильных нетбуках или планшетах.

  • Расширяемость функциональности

Модуль представляет собой, с одной стороны, готовое решение, реализующее ключевые сценарии работы пользователя, с другой — может быть использован как технологическая основа для разработки специальных решений в каждой организации. Модуль поддерживает средства настройки и кастомизации платформы Docsvision, а также имеет SDK, позволяющий выполнять любые модификации.

Функциональные возможности

Стартовая страница и панель навигации

Стартовая страница Web-клиента - это Dashboard, предоставляющий сводную информацию о текущих делах пользователя. Попадая сюда, пользователь видит новые задания и документы, которые ему поступили, последние карточки, с которыми он работал, и может осуществлять навигацию.

Стартовая страница полностью модифицируется, включая расположение и состав блоков. Можно оставить только те элементы, которые действительно нужны, а ещё – поменять фоновое изображение.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Стартовая страница - Dashboard
Рис. 1. Стартовая страница — Dashboard

Боковая панель навигации сделана «плавающей», чтобы обеспечить максимальное использование рабочего пространства экрана. Открыть ее можно, нажав на «гамбургер» в левом верхнем углу и, при необходимости, закрепить.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 -  Боковая панель навигации открыта и закреплена
Рис. 2. Боковая панель навигации открыта и закреплена

Создание документов и заданий

Создание осуществляется одной кнопкой. Пользователь может создать документ, задание или группу заданий любого вида, выбрав требуемый вид из доступных.

Карточки могут быть созданы по шаблону, при этом если к шаблону карточки документа прикреплен файл, то поддерживается синхронизация атрибутов карточки и файла.

Web-клиент позволяет создавать как инициативные задания и Группы заданий, так и по документу.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 -  Диалог выбора карточки для создания
Рис. 3. Диалог выбора карточки для создания

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Пример создания задания
Рис. 4. Пример создания задания

Работа с документами

При работе с документами Web-клиент позволяет делать все необходимое:

  • Заполнять, просматривать и редактировать основные атрибуты карточки;
  • Создавать задания по данному документу;
  • Просматривать задания, связанные с данным документом;
  • Устанавливать ссылки между документами, просматривать связанные документы;
  • Просматривать вложенные файлы основных офисных форматов (doc, docx, xls, xlsx, odf, txt), pdf и графических форматов (png, jpg, tiff, bmp, gif), прямо в браузере;

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Предварительный просмотр файлов в брауйзере
Рис. 5. Предварительный просмотр файлов в брауйзере

  • Скачивать файлы из карточки на компьютер;
  • Создавать версии файлов и просматривать ранее созданные;
  • Подписывать документы с использованием простой или усиленной ЭП, с возможностью использования метки, проверять валидность подписи. 

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Проверка электронно-цифровой подцписи
Рис. 6. Проверка электронной подписи

  • Редактировать файлы формата MS Office и OpenOffice, без необходимости скачивания их на компьютер;
  • Согласовывать документы с использованием расширенных маршрутов согласования.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Карточка документа в состоянии «на согласовании»
Рис. 7. Карточка документа в состоянии «на согласовании».

Работа с Заданиями

При работе с заданиями Web-клиент позволяет:

  • Создавать задания и группы заданий выбранного вида и отправлять на исполнение;
  • Заполнять, просматривать и редактировать основные атрибуты карточки задания;
  • Ставить на контроль, назначать контролёра и осуществлять приемку результатов исполнения;
  • Исполнять задания;
  • Просматривать документы, с которыми связано данное задание;
  • Прикладывать отчет об исполнении задания, документ во исполнение;
  • Cоздавать дочерние задания из карточки задания;
  • И пр.

Web-клиент также позволяет делегировать задания и поддерживает замещение.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Карточка задания на исполнение
Рис. 8. Карточка задания на исполнение

Новый элемент управления Дерево исполнения позволяет представить задачи или группы задач с их подзадачами в виде дерева, даёт о них справку и возможность перейти к карточке.

Web-клиент Docsvision 5 - элемент управления Дерево исполнения
Рис. 9. Элемент управления Дерево исполнения

Быстрые действия с карточками

Web-клиент позволяет выполнять все основные действия с документами и заданиями прямо из представления, без необходимости открытия карточки. В окне предварительного просмотра отображается информация о карточке и кнопки для выполнения возможных действий.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Предварительный просмотр задания
Рис. 10. Предварительный просмотр задания

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Предварительный просмотр документа
Рис. 11. Предварительный просмотр документа

Запуск на согласование и согласование документов

Документ может быть отправлен на согласование  в Web-клиенте как по жесткому маршруту, заранее настроенному администратором, так и по гибкому, позволяя пользователю самому указать согласующих, выбирать нужный маршрут и менять его в процессе согласования по мере необходимости.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Отправка документа по жесткому маршруту
Рис. 12. Отправка документа по жесткому маршруту

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Отправка документа по гибкому маршруту
Рис. 13. Отправка документа по гибкому маршруту

При согласовании документа пользователь может:

  • Просмотреть документ. Файл можно просмотреть непосредственно в браузере, без установки дополнительного ПО;
  • Внести правки в согласуемый документ без необходимости скачивания его на компьютер;
  • При необходимости скачать документ, отредактировать, а потом загрузить новую версию;
  • Принять решение по документу, выбрав один из вариантов завершения задания (согласовано, не согласовано, …);
  • Просмотреть ход согласования, решения и замечания, внесенные другими участниками согласования.

Web-клиент для СЭД Docsvision 5 - Задание на согласование
Рис. 14. Задание на согласование

Варианты завершения задания на согласование выбираются при настройке маршрутов и могут быть различны для разных документов. Web-клиент поддерживает их гибкую настройку.

Инициатор согласования может управлять процессом после запуска: к примеру, включать, исключать или продлять какой-то этап из маршрута согласования, принудительно завершать активный этап, временно исключать сотрудника из этапа согласования или менять последовательность согласующих (перетаскиванием).

Web-клиент Docsvision 5 - панель согласования в документе без активного согласования
Рис. 15. Панель согласования в документе без активного согласования

Через Web-клиент у него есть также возможность подготовки итоговой версии и завершения согласования или отправки на новый цикл (консолидация).

Web-клиент Docsvision 5 - управление документами и заданиями on-line, задание на консолидацию
Рис. 16. Задание на консолидацию

Поиск и отчеты

Web-клиент поддерживает все виды поиска, имеющиеся в Навигаторе Docsvision:

Полнотекстовый поиск. Поиск по тексту документа, с возможностью указания области поиска — везде, в текущей папке или в результатах предыдущего поиска.

Web-клиент Docsvision для СЭД Docsvision 5 - управление документами и заданиями on-line. Полнотекстовый поиск
Рис. 17. Полнотекстовый поиск

  • Атрибутивный поиск. Поиск по атрибутам документов и заданий, указанным в регистрационной карточке. Состав атрибутов, которые доступны пользователю на форме поиска, определяются настройками и могут быть произвольным образом сконфигурированы.

Web-клиент Docsvision для СЭД Docsvision 5 - Форма запроса параметров при атрибутивном поиске
Рис. 18. Форма запроса параметров при атрибутивном поиске

Помимо поисковых атрибутивных запросов, Web-клиент поддерживает возможность настройки реестра результатов поиска — добавлять и убирать колонки, настраивать, какую информацию необходимо выводить в каждую из них, при этом поддерживаются сортировки, группировки и подсветка строк. Таким образом пользователю предоставляется возможность формирования отчетов по выбранным параметрам (период, например) в заданном формате.

Web-клиент Docsvision для СЭД Docsvision 5 - Пример отчета по договорам
Рис. 19. Пример отчета по договорам

Работа с папками

По умолчанию пользователю доступен определенный набор папок для работы. Их структура может быть изменена — удалены лишние, добавлены недостающие. 

Web-клиент Docsvision для СЭД Docsvision 5 - Структура папок по умолчаниюWeb-клиент Docsvision для СЭД Docsvision 5 - Настройка дерева папок
Рис. 20. Структура папок по умолчаниюРис. 21. Настройка дерева папок

Структура рабочих папок может быть изменена — удалены лишние, добавлены недостающие. Можно настраивать отдельные разметки для отображения дерева папок на смартфоне, планшете и на ПК.

Режим обновления папки определяется её настройками в Docsvision Навигатор. Теперь при появлении в открытой папке непрочитанных карточек web-клиент оповещает:

Web-клиент Docsvision 5 - оповещение о появлении новых карточек
Рис. 22. Оповещение о появлении новых карточек

Мобильная работа

Web-клиент имеет адаптивную верстку и позволяет работать с любого устройства. В мобильной версии доступна вся функциональность модуля, практически без ограничений.

Легкий, «живой» web-интерфейс клиента СЭД Docsvision на iPhone Легкий, «живой» web-интерфейс клиента СЭД Docsvision Windows Phone Легкий, «живой» web-интерфейс клиента СЭД Docsvision на Android

Назначение

«Docsvision 5 Почтовый клиент» является специализированным программным продуктом, реализующим мобильное рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри почтового клиента.

Ключевые преимущества

  • Работа в едином интерфейсе вне зависимости от того, исполняете ли Вы задания на ноутбуке или используете смартфон.
  • Основная функциональность не зависит от операционной системы, почтового клиента и используемого почтового сервера.
  • Работа с заданиями непосредственно в почтовом клиенте, независимо от наличия или отсутствия связи с СЭД.
  • Не требуется длительное обучение сотрудников, сообщения понятны и имеют необходимое количество пояснений.
  • Все действия выполняются прямо в письме, без открытия карточки.
  • Ссылки на карточки могут быть вставлены для Легкого клиента (веб-доступ). Это позволяет использовать Почтовый клиент в паре с Легким клиентом как универсальный кроссплатформенный клиент Docsvision.

Дополнительное для тех, кто использует Microsoft Outlook

  • Надстройка в Toolbar Microsoft Outlook позволяет выполнять действия с заданиями мгновенно, при наличии связи с сервером Docsvision.
  • Интеграция со списком задач Outlook Tasks.

Автоматизированные бизнес-процессы

Клиентское ПО Docsvision 5 Почтовый клиент автоматизирует следующие сценарии работы сотрудников:

  • Исполнение задания и согласование через почту. Поддерживается большинство почтовых клиентов, в том числе и мобильные.
    • Варианты завершения задания соответствуют настройкам задания в СЭД.
    • При согласовании можно рецензировать документ, если это разрешено.
    • При завершении можно добавить как текстовый отчет, так и приложить файл.
  • Синхронизация заданий из СЭД Docsvision со списком задач Microsoft Outlook

Пример почтового сообщения - задания на согласование
Рисунок 1. Пример почтового сообщения - задания на согласование

Пример уведомления о необходимости приложить отчет
Рисунок 2. Пример уведомления о необходимости приложить отчет

Рисунок 3. Работа с заданием в почтовом клиенте Apple iOS на iPhone
Рисунок 3. Работа с заданием в почтовом клиенте Apple iOS на iPhone

Рисунок 4 Работа в почтовом клиенте на Windows Phone
Рисунок 4. Работа в почтовом клиенте на Windows Phone

Рисунок 5. Работа с заданием в почтовом клиенте Яндекс на Android смартфоне
Рисунок 5. Работа с заданием в почтовом клиенте Яндекс на Android смартфоне

Лицензирование

Приложение лицензируется на клиентское рабочее место. При этом необходимо наличие в ключе двух записей для серверной и клиентской частей.

Техническая информация

Архитектура

Продукт состоит из следующих компонентов:

Серверная часть

Основной серверной части являются бизнес-процессы, которые отвечают за отправку почтовых сообщений, а также за обработку ответа от пользователя. Также при установке добавляются дополнительные настройки в справочник видов карточек, которые позволяют конфигурировать поведение при отправке задания.

На рабочее место администратора необходимо установить клиентский компонент, который обеспечивает возможность настройки.

Обмен почтовыми сообщениями производится через почтовый сервер. Допускается использовать произвольный почтовый сервер.

Клиентская часть

Данный компонент устанавливается в Microsoft Outlook. Он является не обязательным к использованию. Однако он добавляет дополнительные возможности по работе с заданиями:

  • Завершение задания через кнопку на тулбаре письма;
  • Делегирование без открытия Навигатора;
  • Синхронизацию заданий Docsvision со списком задач Outlook Task.

Важно отметить, что клиентская часть работает независимо от бизнес-процессов серверной части. Если пользователи работают только в Microsoft Outlook, то бизнес-процессы (серверная часть) можно отключить.

Надстройка предназначена для установки в Microsoft Outlook 2013, 32-разрядная версия.

Рисунок 6. Архитектура приложения
Рисунок 6. Архитектура приложения

Преимущества архитектуры приложения

Архитектура приложения дает следующие преимущества:

  • Отсутствие необходимости в длительном обучении сотрудников. Работа с заданиями аналогична работе с почтой.
  • Организация универсального рабочего места: независимо от количества устройств пользователь видит одни и те же свои задания. Таким образом обеспечивается мобильная работа.
  • Возможность выбора и конфигурации рабочих мест. Если пользователи работают преимущественно в офисе, то можно настроить прямую интеграцию через Outlook Add-In. Если характер работы удаленный, то через почтовые сообщения.
  • Поддержка офлайн режима работы.

Сценарии работы пользователя

В таблице приведены сценарии работы пользователя с указанием возможностей каждого из способов.

Сценарий

Через почтовое сообщение

Через кнопки в Microsoft Outlook

Через открытие карточки1

Завершение задания

+

+

+

Завершение с отчетом

+

+

+

Завершение с выбором варианта

+

+

+

Согласование

+

+

+

Рецензирование

+

+

+

Делегирование

-

+

+

Завершение с заполнением полей карточки

-

-

+

Создание дочерних заданий2

-

-

+

Возможности по настройке

Вид отправляемого письма может быть полностью настроен через добавление шаблона XSL преобразования в соответствующую настройку. Таким образом можно не только настроить письмо под фирменный стиль организации, но и управлять отображением сообщения для каждого вида задания отдельно.

Для каждого пользователя можно указать, работает он с Легким клиентом в браузере или с Навигатором. Данная настройка позволит выбрать, какую ссылку добавлять - на Легкий клиент или в Навигатор.

При конфигурации Outlook Add-In указывается период синхронизации заданий.

Совместимость с внедренными решениями

Продукт полностью совместим с любым настроечным решением, которое основано на базовой карточке задания Docsvision.

В каждом задании, которое присылает модуль, есть ссылка на открытие карточки

Создание заданий и регистрации документов возможно при помощи тулбара, который поставляется вместе с дистрибутивом СЭД Docsvision

Презентация

Бизнес-процесс в организации — это упорядоченная совокупность взаимосвязанных действий и задач, имеющих сроки выполнения, определенные входные и выходные параметры. Результатом выполнения процесса является создание продукта или услуги. В качестве средства описания бизнес-процессов применяются блок-схемы.

Конструктор бизнес-процессов Docsvision 5 предоставляет возможность автоматизировать любые бизнес-процессы предприятия путем создания описания процесса в виде блок-схем:

  • моделируя их в терминах и объектах платформы Docsvision,
  • оперируя объектами внешних систем с помощью мощных встроенных средств интеграции.

В результате создаются непрерывные логические цепочки. 

Конструктор бизнес-процессов - автоматизация бизнесс-процессов еще никогда не была такой простой!
Рисунок 1 Конструктор бизнес-процессов

Конструктор представляет собой визуальный редактор, позволяющий моделировать произвольные бизнес-процессы и сохранять их описание в виде шаблонов для последующего использования. Описание включает в себя:

  • Функции и связи между ними.
    Каждая функция выполняет определенное действие, а связь определяет порядок выполнения функций. Конструктор содержит как функции организации процесса (условные переходы, счетчики), так и функции взаимодействия с объектами, включая простые типы данных, а также высокоуровневые объекты системы Docsvision.
  • Переменные процесса.
    Если функция процесса определяет «что» нужно делать, то переменная уточняет «как именно» нужно выполнять действие. Переменные процесса содержат и накапливают значения определенных параметров процесса в ходе его исполнения с возможностью последующего анализа и построения отчетов.
  • Шлюзы.
    Шлюзы используются для взаимодействия как с модулями платформы Docsvision (базовые объекты), так и с внешними системами (файловая система, почта, «1С», SharePoint, SAP и т.п.).
    к 1С:Предприятие 8.X.
    Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server.
    Наличие Docsvision API (Application Programming Interface) позволяет реализовать свой собственный шлюз к любой системе.

По одному созданному шаблону бизнес-процесса может быть запущено неограниченное количество экземпляров. В ходе исполнения каждого процесса ведется подробный журнал его работы.

Назначение модуля

Модуль предназначен для быстрого и эффективного моделирования и реализации процессов согласования документов, позволяет сократить временные и материальные затраты на реализацию проектов, требующих сложного согласования объектов документооборота (договоров, служебных записок, командировок и т.д.).

Конструктор согласований Docsvision позволяет реализовать маршрут согласования документов любой степени сложности, в том числе смешанный (последовательно-параллельный), с использованием механизмов рецензирования и консолидации. Созданные в конструкторе маршруты легко встраиваются в любое решение на платформе Docsvision.

Ключевые преимущества

  • Возможность быстрого конструирования сложных комбинированных маршрутов согласования без применения программирования.
  • Возможность работы согласующего лица в любых клиентах Docsvision, например, Легкий клиент или Менеджер для Outlook – без необходимости дополнительных доработок.
  • Удобный пользовательский интерфейс для запуска согласования: запуск любого документа на согласование осуществляется нажатием всего одной кнопки.
  • Интеграция с основной платформой – возможности по расширению функционала, развитие продукта совместно с развитием основной платформы Docsvision Расширяемость функциональности.

Функциональные возможности

Модуль предоставляет широкие функциональные возможности как для Администратора системы, выполняющего настройки маршрутов, так и для пользователей, участвующих в процессе согласования.

Возможности администрирования

1. Поэтапный принцип создания маршрута согласования, позволяющий комбинировать все возможные типы согласования для любых согласующих лиц.

2. Гибкая настройка условий запуска процессов: для каждого этапа согласования есть возможность указать условия его запуска - предшествующие этапы, которые должны быть завершены с определенным результатом.

3. Согласующие лица могут на каждом этапе быть заданы различными способами:

  • Определенный сотрудник;
  • Члены заданной группы;
  • Исполнители заданной роли;
  • Через поисковые слова - Руководитель инициатора, Все руководители инициатора, Инициатор, Регистратор;
  • Считывание согласующих из полей карточки согласуемого документа;
  • Использование служебных бизнес-процессов для вычисления согласующих по сложному алгоритму.

4. Индивидуальные настройки заданий для каждого этапа:

  • Набор кнопок/операций (набор принимаемых решений);
  • Информационное наполнение заданий;
  • Длительности заданий, отправляемых участникам процесса;
  • Использование бизнес-календарей для расчета сроков исполнения заданий.

5. Один и тот же маршрут согласования может быть использован в различных видах документов, в то же время возможна отправка одного вида документа по разным маршрутам согласования.

Рис. 1. Карточка этапа. Настройка этапа согласования.
Рис. 1. Карточка этапа. Настройка этапа согласования.

Рис. 2. Карточка маршрута. Настройка маршрута согласования
Рис. 2. Карточка маршрута. Настройка маршрута согласования

Рис. 3. Привязка маршрута к документу (на примере исходящего).
Рис. 3. Привязка маршрута к документу (на примере исходящего).

Пользовательские возможности

1. Запуск процесса согласования осуществляется нажатием одной кнопки.

Рис. 4. Запуск согласования из документа по выбранному маршруту.
Рис. 4. Запуск согласования из документа по выбранному маршруту.

2. Возможность редактирования автором настроенного маршрута перед запуском согласования и в ходе выполнения процесса:

  • Исключение целых этапов или отдельных согласующих лиц;
  • Добавление дополнительных согласующих лиц;
  • Изменение режима согласования этапа;
  • Изменение длительностей заданий и этапов.

Рис. 5. Редактирование преднастронного маршрута Автором.
Рис. 5. Редактирование преднастронного маршрута Автором.

3. Возможность управления процессом согласования автором: Остановка, Пауза, Принудительное завершение.

4. Возможность вывода листа согласования в требуемой форме с возможностью печати, на любом этапе согласования.

5. Отслеживание стадий согласования в реальном времени (история и листы согласования), которые участник согласования может просматривать из карточки задания. Лист согласования формируется на основании данных из карточки Согласования.

Рис. 6. Запущенное согласование. Управление согласованием, История согласования.
Рис. 6. Запущенное согласование. Управление согласованием, История согласования.

6. Возможность использования ЭЦП.

7. Автоматическая консолидация для подготовки объединенных версий с замечаниями всех согласующих в рамках этапа.

8. Возможность автоматического завершения задания на согласование по истечению заданного срока.

9. Удобный интерфейс задания согласующему.

Рис. 7. Задание на согласование.
Рис. 7. Задание на согласование.

Гибкость и открытость модуля дают возможность самостоятельно реализовывать новые процессы согласования и поддерживать созданные.

Техническая реализация

Модуль не имеет отдельной инсталляционной программы, первичная установка компонентов модуля выполняется во время серверной и клиентской инсталляции приложения Управление документами. После установки модуля, в базе данных становятся доступны средства конструирования согласований (карточки маршрута, этапа).

Лицензия Конструктора Согласований необходима только для разработки новых маршрутов, или редактирования и модификации уже настроенных маршрутов. Запуск и выполнение уже настроенных маршрутов не требуют лицензии на Конструктор Согласований.

Модуль разработан совместно с компанией Digital Design.


Модуль тестировался на рекомендуемой конфигурации Docsvision под нагрузкой 1000 одновременно запущенных процессов согласований.

Назначение модуля

Модуль «Конструктор карточек» предназначен для создания и развития любых собственных приложений на базе платформы Docsvision и обеспечивает существенное сокращение времени их разработки.

Основными сценариями использования модуля являются:

  • Создание или модификация готовых приложений;
  • Гибкая настройка приложений при внедрении;
  • Создание собственных карточек документов «с нуля»;
  • Модификация любых карточек Docsvision;
  • Настройка внешнего вида (дизайна) и жизненного цикла документов;
  • Быстрое создание прототипов решений.

Особенности

  • Наличие полнофункционального инструментария визуального проектирования;
  • Гибкий механизм настройки и модификации решений предоставляет широкие возможности самостоятельной настройки без применения разработки и привлечения квалифицированных специалистов;
  • Настраиваемая разметка (дизайн) карточек. Конструктор позволяет создавать несколько интерфейсов с возможностью привязки конкретного из них к этапам жизненного цикла документа и/или роли пользователя в системе в windows- и web- клиенте;
  • Наличие удобного редактора скриптов и развитой объектной модели позволяет существенно расширить возможности кастомизации.

Функциональные возможности

Модуль «Конструктор карточек» является мощным визуальным инструментом для настройки и модификации любых приложений на платформе Docsvision и включает в себя ряд инструментов, обеспечивающих возможность визуального конструирования как внешнего вида документов, так и их жизненного цикла:

  • Конструктор разметок — позволяет полностью настраивать внешний вид карточек, изменять состав атрибутов, включая сложные элементы, настраивать ленту инструментов. Кроме того, Конструктор разметок предоставляет возможность создавать несколько разметок («дизайнов») для одного вида карточки, что позволяет создать гибкий, специально оптимизированный интерфейс пользователя под каждый сценарий использования решения для каждой роли пользователя.

Рисунок 1. Конструктор разметок.
Рисунок 1. Конструктор разметок.

  • Конструктор состояний — обеспечивает возможность настройки этапов жизненного цикла документа (и любых других карточек Docsvision). Позволяет как управлять переходами между состояниями документа, так и определять доступность различных действий в различных состояниях.

Рисунок 2. Конструктор состояний. Настройка автомата состояний.
Рисунок 2. Конструктор состояний. Настройка автомата состояний.

  • Конструктор скриптов — Расширяет инструментарий конструкторов разметок и состояний. Позволяет дополнять логику поведения карточек пользовательскими сценариями, которые невозможно реализовать стандартными настройками. Конструктор имеет удобный редактор (см. рис.3) для работы с кодом скриптов. Объектная модель позволяет писать отклики на любые события, создавать общие методы и переменные, наследовать код и подключать внешние сборки. Язык скриптов — C#, VB.Net.

Рисунок 3. Конструктор скриптов.
Рисунок 3. Конструктор скриптов.

  • Конструктор web-разметок — позволяет настраивать разметки для карточек в web-клиенте. Обладая теми же возможностями по настройке внешнего вида карточек, что и конструктор разметок, благодаря особенностям работы в браузере конструктор web-разметок предоставляет ряд дополнительных преимуществ. Так, конструктор web-разметок позволяет задавать различные настройки в зависимости от используемого форм-фактора устройства (компьютер, планшет, телефон), в том числе управлять расположением и видимостью элементов управления, полностью изменять внешний вид путем настройки css-стилей, изменять способ ввода данных в атрибуты, управлять правилами изменения размеров элементов управления при изменении окна браузера и пр.

Рисунок 4. Конструктор web-разметок.
Рисунок 4. Конструктор web-разметок.
 


Дополнительная информация

Если вас заинтересовал модуль «Конструктор карточек», закажите презентацию. Мы расскажем вам о модуле подробнее, проведем демонстрацию онлайн или у вас в офисе и ответим на все ваши вопросы.

Шлюз к 1С:Предприятие 8.X предназначен для интеграции Docsvision c системой 1С:Предприятие версий 8.X. Такая интеграция осуществляется с помощью унифицированного механизма шлюзов workflow-подсистемы приложения Docsvision «Управление процессами». Это существенно расширяет возможности обеих систем, делая очередной шаг к формированию из используемого в различных целях программного обеспечения единого средства управления предприятием.

Шлюз позволяет реализовать бизнес-процессы, в которых используются данные и возможности обеих систем.
Основные возможности шлюза к 1С аналогичны возможностям других шлюзов, предоставляемых системой Docsvision, и включают:

  • Поиск в системе 1С новых документов, отвечающих определенным требованиям;
  • Формирование автоматизированного бизнес-процесса как реакции на обнаруженный документ и в зависимости от его содержания и назначения;
  • Маршрутизацию ссылок на документы 1С в соответствии с установленными правилами;
  • Обмен данными между объектами Docsvision и 1С, в том числе создание и удаление объектов 1С.

Мониторинг событий в 1С (появление новой информации или факт модификации имеющейся) производится с помощью функции мониторинга 1С; обмен данными (синхронизация информации между системами, маршрутизация файлов и ссылок на объекты) выполняет функция универсального обмена данными. Более сложные задачи взаимодействия систем Docsvision и 1С решаются при помощи универсальной функции.

Типовые сценарии использования шлюза:

  • Синхронизация справочников Docsvision и 1С (например, справочников контрагентов);
  • Мониторинг в 1С документов Заказ поставщику и, если сумма документа превышает пороговое значение, — согласование данного документа через Docsvision с руководителем и отражение результатов согласования в поле "Комментарий документа 1С";
  • Оформление заявок на оплату в системе Docsvision и передача их на согласование. При положительных результатах согласования оформляется платежное поручение (ПП) в 1С на основании заявки на оплату Docsvision. После оформления ПП проводится контроль факта оплаты, по его результатам в заявке указывается дата оплаты, состояние заявки в Docsvision изменяется.

К шлюзу прилагаются примеры использования (xml-файлы бизнес-процессов, использующих шлюз, их описания).

Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server предназначен для интеграции Docsvision c Microsoft Office SharePoint Server (далее - SharePoint). Интеграция осуществляется с помощью унифицированного механизма шлюзов workflow-подсистемы Docsvision. Интеграция с корпоративным Web-порталом существенно расширяет возможности обеих систем, делая очередной шаг к формированию из используемого в различных целях программного обеспечения единой информационной системы предприятия.

Шлюз к SharePoint обеспечивает следующие функции:

  • Мониторинг и обнаружение в SharePoint новых элементов, или элементов, отвечающих определенным критериям;
  • Чтение данных из элементов SharePoint и передача их в переменные бизнес-процесса Docsvision;
  • Запись данных в элементы SharePoint.

Шлюз к SharePoint оперирует переменными особых типов, описывающими его объекты. Список типов переменных, которыми оперируют функции шлюза:

  • Библиотека документов SharePoint;
  • Общий список SharePoint;
  • Опрос SharePoint;
  • Ответы на опрос SharePoint;
  • Папка SharePoint;
  • Пользователь/группа SharePoint;
  • Сообщение форума обсуждений SharePoint;
  • Список вопросов SharePoint;
  • Список пользователей и групп SharePoint;
  • Файл SharePoint;
  • Форум обсуждений SharePoint;
  • Элемент библиотеки документов SharePoint;
  • Элемент общего списка SharePoint;
  • Элемент списка вопросов SharePoint.

Типичные сценарии применения шлюза к SharePoint:

  • Заполнение пользователем заявки на портале и автоматическая передача её на обработку в бизнес-процесс Docsvision;
  • Публикация на портале информации о выполнении заявки в ходе бизнес-процесса Docsvision;
  • Публикация на портале документов после согласования их в Docsvision, как завершающий шаг бизнес-процесса Docsvision;
  • Управление документами на портале в соответствии с правилами, реализованными в бизнес-процессе Docsvision.
     

Как и в случае сервера приложений, кластеризация сервиса управления процессами позволяет выполнить горизонтальное масштабирование, основной задачей которого является распределение вычислительной нагрузки обработки процессов на несколько физических серверов.

Кластер организуется путем инсталляции нескольких независимых экземпляров сервиса управления процессами. Из них, один экземпляр выделяется как основной – именно он будет заведовать работой остальных узлов, и распределять между ними обработку процессов, а также отвечать за запуск новых экземпляров. Для каждого узла можно задать численную долю от общего количества процессов, которую он будет обрабатывать (настройка выполняется в Консоли Настройки DocsVision). Процессы распределяются по узлам целиком – то есть, каждый процесс от начала до конца выполняется на одном узле кластера.

Схема функционирования пакета оптимизации производительности (Кластер управления процессами)

Показанием для внедрения кластера Workflow могут быть результаты измерения производительности, показывающие что нагрузка на аппаратные мощности (процессор, память) от сервиса Workflow, связанная с обработкой функций процессов, превышает возможности одного физического сервера. Однако следует иметь ввиду, что далеко не во всех случаях кластеризация управления процессами позволит повысить его производительность – так как зачастую причиной медленной обработки процессов является нехватка ресурсов на сервере приложений или базы данных. В этих случаях кластеризация Workflow не принесет никакого выигрыша, и даже наоборот, может усугубить ситуацию. Поэтому принимать решение об изменении топологии можно только на основании комплексного исследования, охватывающего все элементы распределенной системы.
Кластер Workflow в ограниченном режиме также позволяет решить задачи отказоустойчивости – при выходе из строя одного из серверов, входящих в состав кластера (за исключением основного), его нагрузку примут на себя оставшиеся сервера, и обработка процессов не будет приостановлена.

Кластеризация сервиса управления процессами является ее неотъемлемым свойством, и не требует установки дополнительных модулей. Возможность ее использования регулируется лицензионной политикой.

Механизм кластеризации сервера приложений основан на его реализации в виде веб-приложения, работающего под управлением IIS (Microsoft Internet Information Server). Сервер IIS умеет объединять несколько экземпляров на разных физических серверах в единый кластер (web farm), работающий в режиме распределения нагрузки (Network Load Balancing, NLB) - при котором запросы от разных клиентов динамически перенаправляются на наименее загруженный узел кластера. Для каждого узла в NLB можно определить долю общей нагрузки (в %), которую он в состоянии обработать, либо задать равномерное распределение нагрузки по узлам.

Схема работы пакета оптимизации производительности (Кластер сервера приложений)

Такого рода кластер позволяет снизить нагрузку на сервер приложений при работе большого количества конкурентных пользователей (рекомендуется применять при наличии 500 и более одновременных подключений). Показанием для внедрения кластера серверов приложений могут быть результаты измерения производительности, показывающие что нагрузка на аппаратные мощности (процессор, память) от сервера приложений превышает возможности одного физического сервера.

Вместе с тем, кластер сервера приложений может решать также задачи отказоустойчивости – при выходе из строя одного из серверов, входящих в состав кластера, его нагрузку примут на себя оставшиеся сервера, и работа системы не будет приостановлена.

Кластеризация сервера приложений является его неотъемлемым свойством, и не требует установки дополнительных модулей. Возможность ее использования регулируется лицензионной политикой.

Модуль потокового ввода Docsvision обеспечивает массовый ввод документов в систему с помощью потоковых документ-сканеров.

Областью применения модуля являются задачи ввода большого количества документов со сканера с привязкой результатов сканирования либо к уже имеющимся в системе регистрационным карточкам документов либо к вновь создаваемым карточкам для последующей регистрации.

Например, в крупной организации имеется централизованная канцелярия в которой регистрируются все входящие документы. Для ускорения процесса регистраторы могут создавать на каждый входящий документ регистрационную карточку и печатать штрих-код на специальном листе-разделителе, прикладываемом к документу. Потом можно загрузить в документ-сканер всю пачку документов за день и просканировать их за один раз. Аналогично может решаться задача обработки большого объема бухгалтерской «первички».

Другим примером может быть ретроконверсия накопленных бумажных архивов в СЭД, что необходимо для повышения оперативности работы архива и улучшения сохранности бумажных документов.

Модуль потокового ввода поддерживает работу со штрих-кодом, нанесенным на документ для его идентификации, файлами сканированных изображения (в т.ч. со слоем распознанного текста, например, searchable PDF), и c отдельными файлами распознанного текста. Наличие штрих-кода не обязательно, но если он используется, то можно автоматически связывать результат сканирования с регистрационной карточкой соответствующего документа.

Использование модуля потокового ввода позволяет повысить оперативность ввода и регистрации, снизить затраты и уменьшить количество ошибок при ручной регистрации.

Использование модуля потокового ввода в СЭД

Docsvision Потоковвый ввод - Схема использования модуля в решении
Схема использования модуля в СЭД

Модуль используется совместно со сканерами и специализированным ПО распознавания графических файлов. Взаимодействие с ними осуществляется через экспорт-импорт файлов. Например, можно использовать следующее ПО ABBYY:

  • ABBYY Scan Station (разделение потока на документы, в т.ч. по штрих-коду);
  • ABBYY Recognition Server (дополнительно - распознавание текста);
  • ABBYY FlexiCapture (дополнительно - распознавание форм).

Модуль полностью универсален и может быть настроен на совместную работу с любым сканером и ПО распознавания документов.

Технически модуль выполняет следующие функции:

   1. Обнаружение файлов документов в папках файловой системы и их идентификация по имени файла;

   2. Обнаружение или создание соответствующих карточек документов СЭД и прикрепление к ним файлов документов:

      a. К заранее созданным карточкам, используя идентификацию по штрих-коду;

      b. К автоматически создаваемым карточкам.

   3. При создании и заполнении карточек, в зависимости от обнаруженных файлов и от настроек модуля к карточке в зависимости от настроек могут прикрепляться:

      a. Файл изображения (в т.ч. с дополнительным слоем распознанного текста);

      b. Файл распознанного текста (неструктурированный текстовый документ или XML);

   4. Заполняются атрибуты карточки на основании имени файла и/или распознанного структурированного текста (XML).

   5. Ведение журнала работы модуля.

   6. Уведомление пользователя о ключевых событиях в работе модуля.

   7. Настройка процесса на особенности используемого сканера или ПО распознавания.

Docsvision Потоковвый ввод - Схема бизнес-процесса
Схема бизнес-процесса

Docsvision Потоковвый ввод - Карточка настройки процесса
Карточка настройки процесса

Работа со структурированными документами, распознаваемыми в формате XML, как правило, требует проектного решения по настройке форм и в данной версии модуля не поддерживается. Интегрировать сканированные XML – документы с Docsvision можно используя стандартные функции бизнес-процесса и специально разработанные скрипты.

В документации модуля потокового ввода Docsvision описаны не только его функции и возможности настройки, но и в целом решение по организации потокового ввода, начиная со сканирования и распознавания (со ссылками на документацию по документ-сканерам Canon и ПО распознавания ABBYY, совместимость с которыми тестировалась и гарантируется компанией ДоксВижн).

Интеграция с сканерами

Cовместно с компанией «НойХаус Груп», официальным дистрибьютором PFU Imaging Solutions GmBH в России, было проведено тестирование сканеров Fujitsu и системы Docsvision в сценариях совместного использования. В результате испытаний подтверждено, что использование документ-сканеров Fujitsu может быть рекомендовано для потокового ввода документов в СЭД Docsvision. Для средних и крупных организаций в сценариях потокового ввода совместно с модулем потокового ввода Docsvision рекомендуется использование промышленных производительных сканеров серии Fi. 

При необходимости использования модуля со сканерами и ПО других производителей можно получить консалтинговые услуги и поддержку ДоксВижн по интеграции модуля.


Дополнительная информация

Демоверсия модуля: предоставляется по запросу.

Запись вебинара: "Модуль потокового ввода для Docsvision 5". 


Модуль тестировался на рекомендуемой конфигурации Docsvision под нагрузкой 1000 одновременно загружаемых документов.

В холдингах, филиальных структурах и других территориально распределённых организациях неизбежно возникает задача организации эффективного документационного взаимодействия между удаленными подразделениями: согласование, распространение организационно-распорядительной документации, постановка и контроль поручений сотрудникам филиалов и т.д.

Неизбежно возникает вопрос: какой выбрать вариант? Работать удаленным филиалам с сервером головной организации или установить местный сервер и реализовать межфилиальный обмен?

Основными предпосылками для выбора второго варианта и использования модуля межфилиального обмена, как правило, будут:

1. Наличие в филиале развитого внутреннего документооборота и внутренних процессов.
2. Плохие каналы связи, затрудняющие работу большого количества удаленных пользователей с центральным  сервером.

Схема распределённого документооборота.
Рисунок 1. Схема распределённого документооборота


Модуль межфилиального обмена — дополнительный модуль платформы Docsvision 5. Непосредственно интегрируясь в существующее решение, он обеспечивает процесс межсерверного обмена данными, прозрачный для конечного пользователя.

Модуль МФО позволяет организовать обмен данными между серверами, каждый из которых может одновременно являться как получателем, так и отправителем данных, обеспечивая тем самым возможность построения произвольной схемы взаимодействия.

Элементы в основе модуля:

  • Прикладное решение определяет сценарии взаимодействия: какие данные, на какой сервер необходимо передать, а также события, которые инициируют эту передачу. Сценарии настраиваются в каждой системе, участвующей в обмене в Справочнике настроек МФО и определяют правила экспорта и импорта данных.
  • Подсистема обработки сценариев: формирование и обработка очереди пакетов данных для передачи, передача информации в подсистему транспорта.
  • Подсистема транспорта осуществляет непосредственно передачу пакетов данных с одного сервера на другой. Модуль в своей поставке позволяет осуществлять передачу данных как напрямую (требуя непосредственного соединения одного сервера с другим), так и через промежуточное файловое хранилище. Это позволяет осуществлять обмен данными даже с подразделениями, с которыми отсутствует постоянное интернет-соединение. Система транспорта может быть заменена на произвольную.

Архитектура Модуля межфилиального обмена
Рисунок 2. Архитектура модуля межфилиального обмена.

Для корректной работы модуля требуется синхронизация справочных данных, участвующих в обмене. Поддержка справочников в актуальном состоянии осуществляется с помощью Модуля репликации справочников Docsvision.

Сценарии межфилиального обмена

В состав модуля входят готовые сценарии межфилиального обмена, разработанные для приложения «Управление документами»:

1. Обмен документами: передача организационно-распорядительной документации в дочерние организации.
2. Отправка заданий в другие организации, контроль исполнения.
3. Согласование документов сотрудниками разных территориально распределенных подразделений организации.

Помимо готовых сценариев возможны произвольные сценарии обмена (например, построение сквозных бизнес-процессов, затрагивающих несколько филиалов/дочерних организаций компании).

Благодаря такой гибкости системы, участвующие в обмене данными, могут быть полностью независимыми друг от друга, т.е. иметь различные прикладные решения, работать в соответствии с разными внутренними регламентами и т.п. 

Модуль протестирован под нагрузкой в 1000 одновременных пользователей и передает до 1200 документов и заданий в час.

Дополнительные материалы:

Приложение Делопроизводство

Скачать описание решения

Скачать руководство пользователя

Скачать руководство администратора

Скачать описание функционала

Приложение «Делопроизводство» предназначено для автоматизации процессов делопроизводства организации — регистрации, организации исполнения и архивного хранения официальных документов в соответствии с российским законодательством  и лучшими практиками.
 

Возможности приложения «Делопроизводство»

Приложение «Делопроизводство» позволяет автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • Регистрация документов — регистрацию выполняют специально назначенные делопроизводители. Предусмотрена возможность использования временных и постоянных регистрационных номеров.
  • Рассылка на рассмотрение — отправка ответственным лицам задания на рассмотрение документа с целью организации процесса исполнения документа. 
  • Рассылка на ознакомление — рассылка произвольной группе сотрудников заданий на ознакомление с документом.
  • Регистрация передач бумажных экземпляров документов — в карточке документа предусмотрен журнал, в котором фиксируется факт передачи между сотрудниками/подразделениями бумажных экземпляров документов.
  • Создание резолюции по документу — предусмотрена возможность для разных видов документов создания резолюций либо из задания на рассмотрение, либо прямо из карточки документа — когда не требуется процедуры рассмотрения.
  • Исполнение заданий по резолюции с возможностью создания подчиненных резолюций
  • Контроль исполнения резолюций — предусмотрены два вида приемки заданий по резолюции: приемка подразделения — ее выполняет контролер внутри подразделения; и приемка организации — ее выполняют сотрудники специальной группы. Для каждой резолюции может быть указан необходимый вид приемки.
  • Списание в архив —  в любой момент времени можно указать в какое дело номенклатуры дел будет списан документ. Факт списания отмечается переводом документа в состояние в архив.
  • Отправка исходящих документов — отмечается факт отправки документа получателям
  • Работа руководителя с помощником —  исполнение заданий, включая подготовку проекта резолюции, может отмечаться в системе помощником (постоянным заместителем) руководителя с привлечением лично руководителя в необходимых случаях.
  • Контроль исполнения документов— отмечается факт исполнения и снятия документа с контроля.
  • Согласование — для документов делопроизводства предусмотрена возможность использования маршрутов согласования, настроенных с использованием Конструктора согласований.
  • Поиск и хранение документов —  помимо карточек и справочников, в приложение включены наборы общих папок — типовой пример организации хранения и поиска документов в системе, а также наборы ролевых папок для ролей, предусмотренных реализованными сценариями. Кроме того, можно использовать полнотекстовый поиск.
  • Печать конвертов и реестров отправлений прямо из СЭД вы сможете сформировать и распечатать необходимый пакет документов для отправки корреспонденции.


При создании приложения "Делопроизводство" было разработано два новых типа карточек: резолюция и карточка дела, справочник номенклатуры дел, настроено пять видов карточек документов и около пятидесяти представлений и поисковых запросов.

Делопроизводство Docsvision 5: регистрация входящего документа
Регистрация входящего документа


Исполнение заданий и документов в приложении «Делопроизводство» осуществляется через традиционный механизм резолюций. Резолюция может содержать несколько пунктов, исполнители по каждому пункту могут создавать свои подчиненные резолюции. В карточке резолюции можно увидеть все пункты и все подчиненные резолюции.

Делопроизводство Docsvision 5: создание резолюции
Создание резолюции

Специально разработанный для приложения "Делопроизводство" элемент управления "Дерево резолюций" отображает ход исполнения Резолюции.
Делопроизводство Docsvision 5: дерево Резолюций
Дерево резолюций
 

Делопроизводство Docsvision 5: задание на рассмотрение
Задание на рассмотрение


Работа с архивом бумажных документов реализована с использованием справочника номенклатуры дел и функциональности списания документа в архивное дело.
Делопроизводство Docsvision 5: номенклатура дел
Номенклатура дел

Использование приложения "Делопроизводство"


Приложение "Делопроизводство" может быть использовано несколькими способами:

  • «Как есть» — если Заказчика полностью устраивают сценарии обработки документов, предусмотренные в приложении в состоянии поставки, Вы можете использовать предлагаемые сценарии. В этом случае необходимо будет выполнить минимальные настройки (Заполнение справочников, добавление сотрудников в группы, добавление делегатов на ролевые папки, настройка маршрутов согласования).
  • Кастомизированное под конкретные нужды Заказчика — если сценарии не полностью соответствуют нуждам Заказчика, есть возможность с помощью Конструкторов внести изменения в объекты, поставляемые в приложении (добавление/скрытие атрибутов карточек, изменение поисковых запросов и представлений, перенастройка автоматов состояний и матрицы доступа). В этом случае Заказчик получает индивидуальное решение. Но поскольку стартует оно не с нуля, значительно снижаются сроки и стоимость проекта. Кроме того, при соблюдении правильной методологии конструирования, будет обеспечена возможность установки новой версии платформы без изменения сделанных настроек или с минимальными изменениями.
  • Собственное решение с использованием элементов управления приложения.  Вы можете разработать полностью собственное решение, используя готовые элементы управления, включенные в приложение "Делопроизводство" (карточка и дерево резолюций, номенклатура дел, элемент «временный/постоянный регистрационный номер», Комментарии, Журнал приема-передачи). Это позволит снизить затраты на разработку вашего приложения.


При создании приложения учитывались положения следующих документов:

  • Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
  • Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
  • Федеральный закон 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Государственная Система Документационного Обеспечения Управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33;
  • Приказ от 25 августа 2010 г. n 558 об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
  • ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003;
  • ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде»;
  • Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Приложение Docsvision Договоры

Скачать: Руководство пользователя (PDF, 3,44 Mb)

Скачать: Руководство администратора (PDF, 1,6 Mb)

Скачать: Функциональные характеристики (PDF, 385,59 kb)

Описание:

Решение "Договоры" предназначено для создания решений по автоматизации процессов учета и согласования договоров. Оно построено с использованием средств конструирования из платформы Docsvision 5.

Возможности решения "Договоры"

Решение «Договоры» позволяет автоматизировать следующие бизнес-процессы:

  • Ведение реестра договоров
  • Классификация договоров:
    • По категориям
    • По организациям (собственным)
    • По ответственным подразделениям
    • По контрагентам
  • Согласование проектов договоров, в том числе с контрагентом
  • Подписание договоров
  • Фиксация хода исполнения договоров, в том числе:
    • Прикрепление рабочих материалов
    • Прикрепление результатов

Состав решения "Договоры"

Решение "Договоры" содержит:

  • Виды карточек договорных документов
  • Маршруты согласования
  • Настройки разметок, ролей и состояний
  • Папки маршрутизации и представления
  • Отчеты

Установка приложения производится на СЭД Docsvision 5 с базовым приложением «Управление документами».  Для согласования договоров необходим модуль "Конструктор согласований". Также приложение можно перенастроить на согласование из встроенного модуля "Управление документами" . Для построения отчетов используется модуль "Конструктор отчетов".
 

Договоры Docsvision 5 - Пример карточки договора
Пример карточки договора

Договоры Docsvision 5 - Пример карточки дополнительного соглашения к договору
Пример карточки дополнительного соглашения к договору

Docsvision Топ-Менеджер, клиент для iPad

Посмотреть прайс

Скачать руководство пользователя

Скачать руководство администратора

Скачать описание функционала

Назначение

Docsvision 5 Топ-Менеджер” является специализированным программным продуктом для устройств iPad, реализующим мобильное рабочее место топ-менеджера предприятия в системе электронного документооборота.

Ключевые преимущества

  • Реализация типовых сценариев работы топ-менеджера предприятия, включая работу с помощником:
    • работа с поручениями;
    • контроль выданных поручений;
    • согласование документов;
    • работа с документами, внесение пометок.
  • Простой, удобный и современный интерфейс программы, позволяющий работать на сенсорном экране iPad.
  • Работа с программой в автономном (офф-лайн) режиме с последующей синхронизацией данных в момент связи с сервером.
  • Открытая архитектура и средства интеграции с информационными системами заказчика.
  • Возможность настройки интерфейса под предпочтения пользователя.
  • Интеграция со встроенным календарем iPad.

Главный экран приложения Docsvision Топ-Менеджер

Рисунок: Главный экран приложения

Отображение списка поручений к исполнению

Рисунок: Отображение списка поручений

Дерево исполнения поручения. Сценарий контроля

Рисунок: Дерево исполнения поручения. Сценарий контроля

Работа со справочником. Выбор исполнителя

Рисунок: Работа со справочником. Выбор исполнителя

Архитектура

Приложение состоит из клиента для iPad и серверной части. Сервер организован таким образом, что есть возможность вынести его часть в демилитаризованную зону (DMZ) для обеспечения безопасности.

Клиентская часть работает на iOS версии 5 и выше. Рекомендуем использовать iPad 2 или более старшие модели.

Серверная часть устанавливается на Windows сервер. Необходимо наличие Microsoft Exchange.

Мобильный сервер Docsvision

Docsvision Mobile Server представляет из себя специализированный сервис, обеспечивающий взаимодействие между системой электронного документооборота Docsvision и приложениями, разработанными на различных мобильных платформах, например iOS.

Docsvision Mobile Server обеспечивает получение данных с сервера Docsvision передачу информации на мобильное устройство, осуществляет синхронизацию изменений и разрешение возникающих конфликтов.

Продукт позволяет обеспечить в мобильном приложении выполнение самых разнообразных сценариев работы с документами и заданиями:

  • Получить и рассмотреть документ
  • Выдать поручение
  • Согласовать и утвердить документ
  • Контролировать исполнение поручений и др.

Работа может осуществляться в режиме offline.

В целях обеспечения безопасности сервис может взаимодействовать с мобильным устройством по защищенному протоколу https, а также архитектура позволяет развернуть его в безопасной демилитаризованной зоне, изолированно от рабочих серверов.