Модуль управления архивом

Полное описание платформы Docsvision 5.5
Полное описание платформы
Скачать

Модуль «Управление архивом» позволяет в платформе Docsvision организовать упорядоченное хранение электронных документов – создавать разделы и дела по годам, утверждать и закрывать дела, списывать документы в дела.

После установки модуля «Управление архивом» в карточках документов в web-клиенте добавляется возможность указать, куда был списан документ, а также открывается специальный справочник номенклатуры дел, в котором можно просмотреть, из каких документов состоит конкретное дело или с помощью полнотекстового поиска быстро найти документы в архиве. Модуль «Управление архивом» состоит из карточек «Архивное дело» и «Номенклатура дел», а также ряда настроек в конструкторах платформы Docsvision.

Работа со справочником номенклатуры дел

В левой части справочника располагается иерархическая структура разделов выбранного года в номенклатуре дел. В правой части отображается список дел в выбранном разделе номенклатуры и подробная информация об этом разделе.

 

Формирование разделов электронной номенклатуры дел

Разделы номенклатуры создаются и хранятся для каждого года, количество разделов не ограничено.

 

Формирование дел номенклатуры

Для каждого раздела номенклатуры создаются карточки дел, в которые потом можно будет списывать документы. При создании дела ему автоматически устанавливается начальное состояние «Проект». Списание документов в это дело станет доступным только после смены состояния на «Утверждено».

 

Поиск по номенклатуре дел

В справочнике номенклатуры дел реализована функция полнотекстового поиска. Поиск работает по всем разделам и делам справочника в указанном году. В результатах поиска отображаются все обнаруженные совпадения, а также указывается общее количество найденных документов. Цветом выделяются совпадения с поисковым запросом.

 

Списание документа в дело

Модуль «Управление архивом» добавляет возможность списать документ в дело прямо из карточки. Для этого в специальном поле нужно выбрать соответствующее дело из справочника номенклатуры. Дело в справочнике можно найти быстрым поиском, введя несколько букв из его названия. Когда в дело списывается первый документ, автоматически создается том дела. В дальнейшем при списании документов в дело они будут добавляться в этот том.

Управление архивом 5.5.1

Клиенты Docsvision в течение действия пакета обновлений могут обратиться в службу технической поддержки для консультации или решения технических вопросов, а также получения доступа к документации более ранних версий компонентов платформы.

Переход на КЭДО в Docsvision – 5 шагов для старта Вебинар 8 декабря (четверг) 11:00 (мск)
Переход на КЭДО в Docsvision – 5 шагов для старта