Приложение «Управление документами»
«Управление документами» – встроенное приложение Docsvision, в готовом виде содержит всю необходимую функциональность для использования в базовых сценариях документооборота. Позволяет решить наиболее типичные задачи автоматизации документооборота, которые характерны почти для каждой организации. Таким образом, «Управление документами», с одной стороны, является законченным решением, а другой – может рассматриваться как база для дальнейшей настройки с использованием конструкторов.
«Управление документами» включает в себя инструменты для выполнения ключевых задач цифровизации документооборота:
- Средства электронного архива
- Средства автоматизации делопроизводства
- Средства групповой работы с документами
- Согласования по базовым (преднастроенным) маршрутам
Использование приложения «Управление документами» значительно снижает нагрузку на профильных специальствов, отвечающих за соблюдение всех регламентов обработки и хранения документов, а также устраняет необходимость в организационном выделении канцелярии, контролёров, делопроизводителей и архивариусов.
Приложение «Управление документами» содержит преднастроенные виды документов и заданий и структуру папок, готовые к работе и редактируемые настройками при необходимости.
Преднастроенные виды документов и заданий
Приложение содержит преднастроенные карточки документов и заданий, обеспечивающие эффективное управление электронной документацией:
Карточки документов- Входящий
- Исходящий
- ОРД
- Служебная записка
- Заявка
- Рабочий (документ произвольного вида)
Рис. 1. Пример карточки документа.
Карточки заданий
- На исполнение — для организации исполнения одиночных поручений по документу либо без документа;
- На ознакомление — используется для рассылки документа на ознакомление;
- На согласование— используется в процессах согласования, служит для передачи документа согласующему лицу;
- На подписание— используется в процессах согласования, служит для передачи документа на подпись;
- На консолидацию — используется в процессах согласования, служит для передачи документа ответственному исполнителю (консолидатору) для подготовки итоговой версии документа.
Рис. 2. Пример карточки задания
Преднастроенная структура папок
Преднастроенная структура папок приложения включает в себя как папки для создания и хранения документов, так и виртуальные (поисковые) папки для маршрутизации заданий и документов, а также построения отчетов.
Для папок настроены представления и поисковые запросы, необходимые для работы, обеспечивающие полноценное управление документацией и данными.
Рис. 3. Структура папок приложения
Cамые востребованные сценарии работы
- Создание новых документов:
- Учет входящих документов, в том числе создание карточек входящих документов путем сканирования входящего бумажного документа и распознавания входящего документа, полученного в электронном виде;
- Учет исходящих документов;
- Учет внутренней корреспонденции;
- Учет организационно-распорядительных документов;
- Регистрация документов;
- Редактирование существующих документов;
- Совместная работа с документами в рабочих группах;
- Присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла;
- Создание заданий и их рассылка исполнителям;
- Исполнение назначенных заданий;
- Контроль исполнения заданий другими пользователями;
- Поиск документов в приложении;
- Построение отчетов.
Работа в рабочих группах
Приложение позволяет пользователям, не обладающим правами администратора, организовать рабочее пространство для работы в рабочей группе над каким-либо проектом или процессом. При создании группы пользователь может указать рабочее название и описание группы (например, с какой целью она создается), указать папки, в которых будут создаваться и храниться документы группы, и пригласить участников, задав для каждого уровень полномочий: администратор, участник или читатель. Приглашенные пользователи получат уведомление по электронной почте, а у них в личной папке появится ссылка на рабочие папки группы и возможность осуществлять управление документацией в электронном виде.
Рис. 4. Создание рабочей группы
Согласование документов
Согласование в приложении «Управление документами» основано на использовании модуля «Конструктор согласований», который позволяет настраивать произвольные сложные, комбинированные маршруты согласования документов.
Вместе с приложением «Управление документами» поставляются 2 типовых маршрута согласования, настроенные с использованием объектов «Конструктора согласований»:
- Маршрут с возможностью рецензирования документов и подписанием. В Справочнике видов карточек добавлена возможность использования данного маршрута для дочерних видов Документ УД – Внутренний, Исходящий, Прочие, ОРД.
- Маршрут без возможности рецензирования с подписанием. Использование данного маршрута для различных видов карточек документов не настроено. При необходимости настройку следует выполнить самостоятельно.
- Упрощенный маршрут согласования для произвольного вида документов (Рабочий).
Приложение «Управление документами» предоставляет следующие возможности по согласованию документов:
- Возможность привязки маршрута согласования к произвольному документу. К одному документу может быть привязано несколько маршрутов.
- Редактирование преднастроенного маршрута автором перед запуском и в ходе выполнения процесса
- Возможность рецензирования документов согласующими
- Возможность консолидации, сравнение версий
- Возможность управления ходом согласования автором: "Остановка", "Пауза", "Принудительное завершение"
- Автоматизация стадии подписания, в т.ч. с использованием ЭЦП
- Возможность создания новых и редактирования существующих маршрутов
Рис. 5. Интерфейс согласующего: задание на согласование
Рис. 6. Пример интерфейса инициатора согласования: анализ хода согласования
Управление документами 5.5.3
Клиенты Docsvision в течение действия пакета обновлений могут обратиться в службу технической поддержки для консультации или решения технических вопросов, а также получения доступа к документации более ранних версий компонентов платформы.