Конструктор согласований

Полное описание платформы Docsvision 5.5
Полное описание платформы
Скачать

Конструктор согласований обеспечивает быстрое моделирование и реализацию процессов согласования документов. Поддерживает настройку различных видов маршрутов согласования: последовательное, параллельное, смешанное (последовательно-параллельное), а также динамическую подстановку альтернативных этапов и их комбинации. Можно указать параметры, согласно которым система автоматически будет запускать различные варианты цепочки согласования, например, в зависимости от содержимого документа или суммы договора.

При помощи визуальных инструментов в конструкторе настраиваются экранные формы – специализированные карточки системы, которые описывают маршрут согласования и его отдельные этапы. Можно задать специальные условия движения документа, например, назначение заместителей или перезапуск цикла согласования при внесении критических изменений в текст. Доступны инструменты контроля хода исполнения процесса, включая отправку системных уведомлений ответственным или руководителям для предотвращения срыва сроков или с целью выявить проблемные этапы.

В конструкторе согласований Docsvision работать с маршрутами могут и администраторы системы, и пользователи (в соотвествии с ограничениями их ролей). При помощи удобных визуальных Lowe-Code инструментов настраиваются маршруты любой степени сложности, с использованием механизмов рецензирования и консолидации. Созданные маршруты согласования документов легко встраиваются в любое решение на платформе Docsvision.

Конструктор согласований позволяет быстро автоматизировать и корректировать даже самые локальные (внутри одного отдела) процессы согласования. И значительно снижает стоимость и время реализации проектов, требующих сложного согласования объектов документооборота (договоров, служебных записок, командировок и т.д.), включая масштабные сквозные процессы, в которых участвуют разные контрагенты.

Ключевые преимущества

  • Возможность быстрого конструирования сложных комбинированных маршрутов согласования без применения программирования.
  • Возможность работы согласующего лица в любых клиентах Docsvision, например, web-клиент или почтовый клиент – без необходимости дополнительных доработок.
  • Удобный пользовательский интерфейс для запуска согласования: запуск любого документа на согласование осуществляется нажатием всего одной кнопки.
  • Интеграция с основной платформой – возможности по расширению функционала, развитие продукта совместно с развитием основной платформы Docsvision.

Конструктор согласований предоставляет широкие функциональные возможности как для администраторов системы, которые выполняют полноценную настройку маршрутов, так и для пользователей, участвующих в процессе согласования.

Возможности администрирования

1. Поэтапный принцип создания маршрута согласования, позволяющий комбинировать все возможные типы согласования для любых согласующих лиц.

2. Гибкая настройка условий запуска процессов: для каждого этапа согласования есть возможность указать условия его запуска - предшествующие этапы, которые должны быть завершены с определенным результатом.

3. Согласующие лица могут на каждом этапе быть заданы различными способами:

  • Определенный сотрудник;
  • Члены заданной группы;
  • Исполнители заданной роли;
  • Через поисковые слова - Руководитель инициатора, Все руководители инициатора, Инициатор, Регистратор;
  • Считывание согласующих из полей карточки согласуемого документа;
  • Использование служебных бизнес-процессов для вычисления согласующих по сложному алгоритму.

4. Индивидуальные настройки заданий для каждого этапа:

  • Набор кнопок/операций (набор принимаемых решений);
  • Информационное наполнение заданий;
  • Длительности заданий, отправляемых участникам процесса;
  • Использование бизнес-календарей для расчета сроков исполнения заданий.

5. Один и тот же маршрут согласования может быть использован в различных видах документов, в то же время возможна отправка одного вида документа по разным маршрутам согласования.

Рис. 1. Карточка этапа. Настройка этапа согласования.
Рис. 1. Карточка этапа. Настройка этапа согласования.

Рис. 2. Карточка маршрута. Настройка маршрута согласования
Рис. 2. Карточка маршрута. Настройка маршрута согласования

Рис. 3. Привязка маршрута к документу (на примере исходящего).
Рис. 3. Привязка маршрута к документу (на примере исходящего).

 

Пользовательские возможности

1. Запуск процесса согласования осуществляется нажатием одной кнопки.

Рис. 4. Запуск согласования из документа по выбранному маршруту.
Рис. 4. Запуск согласования из документа по выбранному маршруту.

2. Возможность редактирования автором настроенного маршрута перед запуском согласования и в ходе выполнения процесса:

  • Исключение целых этапов или отдельных согласующих лиц;
  • Добавление дополнительных согласующих лиц;
  • Изменение режима согласования этапа;
  • Изменение длительностей заданий и этапов.

Рис. 5. Редактирование преднастронного маршрута Автором.
Рис. 5. Редактирование преднастроенного маршрута Автором.

3. Возможность управления процессом согласования автором: Остановка, Пауза, Принудительное завершение.

4. Возможность вывода листа согласования в требуемой форме с возможностью печати, на любом этапе согласования.

5. Отслеживание стадий согласования в реальном времени (история и листы согласования), которые участник согласования может просматривать из карточки задания. Лист согласования формируется на основании данных из карточки Согласования.

Рис. 6. Запущенное согласование. Управление согласованием, История согласования.
Рис. 6. Запущенное согласование. Управление согласованием, История согласования.

6. Возможность использования всех видов электронной подписи.

7. Автоматическая консолидация для подготовки объединенных версий с замечаниями всех согласующих в рамках этапа.

8. Возможность автоматического завершения задания на согласование по истечению заданного срока.

9. Удобный интерфейс задания согласующему.

Рис. 7. Задание на согласование.
Рис. 7. Задание на согласование.

Гибкость настройки и простота работы с визуальным конструктором позволяют самостоятельно создавать новые процессы согласования документов и поддерживать существующие.

Техническая реализация

У Конструктора согласований нет отдельного инсталлятора, первичная установка компонентов выполняется во время серверной и клиентской инсталляции приложения «Управление документами». После установки модуля в базе данных становятся доступны средства конструирования согласований (карточки маршрута, этапа).

Лицензия Конструктора согласований необходима только для разработки новых маршрутов, редактирования и модификации ранее настроенных маршрутов. Запуск и выполнение маршрутов не требуют приобретения лицензии конструктора.

Платформа Docsvision успешно прошла тестирование под нагрузкой свыше 1 000 одновременно запущенных процессов согласований.

Конструктор согласований 5.5.2

Клиенты Docsvision в течение действия пакета обновлений могут обратиться в службу технической поддержки для консультации или решения технических вопросов, а также получения доступа к документации более ранних версий компонентов платформы.