Демо-центр

ООО «Т-Системс РУС»

  • Санкт-Петербург
  • Телекоммуникации
  • Год начала проекта: 2015
Дополнительно

T-Systems является стратегическим подразделением корпорации Deutsche Telekom, внедряет и управляет информационно-коммуникационными технологиями (ИКТ), используя свою глобальную инфраструктуру дата-центров и сетей. Компания T-Systems работает во всех отраслях: от автомобилестроения до телекоммуникаций, финансового сектора, розничной торговли, сферы услуг, СМИ, энергетики и машиностроения, включая государственные учреждения и здравоохранение. Более 52 000 сотрудников в 20 странах по всему миру используют свои знания и ИТ-инновации для предоставления услуг высокого качества. Выручка корпорации Deutsche Telekom в 2014 составила 62,7 млрд евро. В России компания T-Systems работает с 1995 года. Сегодня ее российское подразделение имеет головной офис в Москве, а также представительства в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Воронеже. T-Systems специализируется на разработке и поддержке программного обеспечения и предоставлении телекоммуникационных услуг.

Описание проекта

Проект внедрения автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы Docsvision в российском подразделении компании T-Systems. Результатом проекта стала прозрачность процесса договорного документооборота и его ускорение благодаря параллельной обработке документов.

Предпосылками для внедрения системы стало следующее:

  • необходимо было учесть специфику российского договорного документооборота,
  • необходимо было повысить прозрачность этого процесса и исполнительской дисциплины,
  • требовалось применение общих подходов к работе с договорными документами в компании,
  • возросли требования к контролю сроков их согласования,
  • был необходим архив договорных документов.

По итогам прокта удалось добиться нужных результатов: снижения времени, затрачиваемого на обработку договорных документов, в среднем на 40% (за счёт введения параллельных этапов обработки). Обеспечено повышение степени контролируемости договорного процесса в организации и возможность быстрого поиска договорных документов. 

Сегодня почти 100% договорных документов компании проходят через СЭД. В системе работают представители всех отделов, задействованных в согласовании документов, а руководство компании использует почтовый клиент Docsvision для удобства работы в СЭД. 

Инициатором проекта выступил юридический отдел компании, предъявивший к системе автоматизированного согласования ряд ключевых требований, которые и были успешно реализованы на базе платформы Docsvision. Сегодня решение успешно применяется в договорном процессе всеми прошедшими обучение сотрудниками. Менее чем за полгода (с июля 2015) в системе было завершено более 3200 заданий. 

В дополнение к корпоративным требованиям группы компаний Deutsche Telekom, приходится учитывать жёсткие требования российского законодательства к оформлению договоров (валютные, налоговые, по защите персональных данных и другие), в связи с которыми в процессе согласования должны участвовать различные подразделения компании T-Systems. Параллельная обработка документов позволила в полной мере учесть эту специфику российского документооборота. 

Помимо основного блока работы с договорами, за время работы системы были настроены отчёты, которые показывают, как пользователи работают в СЭД: это отчёты по количеству заданий и по сроку согласования. Ежемесячно они рассылаются самим пользователям, являясь стимулом для повышения уровня исполнительской дисциплины. Кроме того, на случай задержек согласования сотрудником настроена удобная система уведомлений. 

Топ-менеджмент компании, не используя систему ежедневно, вовлечён в работу с СЭД через Почтовый клиент Docsvision, который позволяет согласовывать документы через почту, не запуская Навигатор – основное рабочее место в системе. Задание из Docsvision приходит обычным письмом, и, когда требуется управленческое решение, есть возможность выбрать вариант «согласовано» или «не согласовано». При отправке ответа письмом, он будет учтён в системе и получен инициатором договора. 

Система согласования на базе Docsvision стала удобным инструментом для работы с договорами компании и повышения исполнительской дисциплины в работе с документами. Решение используют сотрудники московского и петербургского подразделений T-Systems.

Проект по внедрению Docsvision 5.3 был реализован за 3 месяца.

Прокоментировал Антон Чистяков, руководитель проекта, T-Systems:

«Выбор системы Docsvision был обусловлен целым комплексом факторов. Одним из главных стало наличие готовых приложений, на базе которых стало возможным в короткие сроки создать решение, полностью отвечающее нашим потребностям. Немаловажными являются также возможности работы в системе с использованием почтового клиента. По итогам проекта мы повысили прозрачность нашей договорной деятельности и успешно внедрили электронные регламенты обработки договоров. Переход на полнофункциональную платформу электронного документооборота предоставляет возможность поэтапного развития и наращивания функциональности корпоративной системы документооборота»

Михаил Тихонов, руководитель проектов компании Docsvision, добавил: 

«Концепция, реализованная в приложении «Договоры», а также в модуле «Конструктор согласований», полностью оправдалась в данном проекте. Нам удалось легко адаптировать систему в рамках бизнес-процесса T-Systems без каких-либо доработок в используемых продуктах».

Партнер
Docsvision
Docsvision - Cоздатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами.