Универсальные пищевые технологии

Крупное производственное предприятие отказалось от «лоскутной автоматизации» документооборота и перешло на единую цифровую платформу, которая обеспечивает управление входящей и исходящей корреспонденцией, договорами и доверенностями на всех этапах их жизненного цикла.

Внедрение решения на базе Docsvision сократило время обработки документов, снизило число технических ошибок, позволило заказчику оптимизировать бизнес-процессы и выйти на новый уровень прозрачности и контроля.

Предпосылки внедрения Docsvision

Процессы базового делопроизводства, работа с договорами и доверенностями в компании «Универсальные пищевые технологии» были автоматизированы частично и с целым рядом ограничений:

• Часть документов формировалась в «1С», часть подписывались только на бумажных носителях.
• Служебные записки, организационно-распорядительная документация (ОРД), заявки, входящие и исходящие документы согласовывались вручную либо через частично автоматизированные инструменты.
• Маршруты согласования не были унифицированы.
• Выпуск и учёт доверенностей (в том числе машиночитаемых) вёлся вне цифрового контура компании, оперативная проверка статуса доверенности была недоступна.
• Отсутствовала интеграция с внешними сервисами юридически значимого электронного документооборота (ЮЗДО).
• Контроль исполнительской дисциплины зависел от отдельных руководителей. Процессы исполнения, ознакомления с документами и их архивирования не всегда фиксировались системно.
• Не существовало архива как единой управляемой структуры.

Сложившаяся практика документооборота снижала управляемость и прозрачность процессов, приводила к техническим ошибкам при подготовке и отправке документов, затягивала их согласование, а также создавала риски использования недействительных доверенностей.

Компания «Универсальные пищевые технологии» приняла решение о цифровизации документооборота на базе платформы Docsvision. Важным фактором при выборе платформы стали готовые модули для работы с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) и интеграции с сервисами ЮЗДО. В роли интегратора выступил золотой партнёр Docsvision – компания RKIT, накопившая большой опыт реализации подобных комплексных решений.

Прямая речь

На подготовительном этапе «были проведены внутренние интервью с ответственными сотрудниками, описаны текущие процессы, выявлены реальные центры принятия решений. В некоторых случаях мы прилагали усилия, чтобы определить, кто является ответственным за тот или иной процесс.

В результате получилась объёмная матрица согласования, которая описывала то, какой компания хотела видеть систему. Это позволило не просто привести в норму текущую ситуацию, а заложить основу для оптимизации».

Евгений Павлов, директор по информационным технологиям, «Универсальные пищевые технологии»

Цели и задачи проекта

Целью внедрения Docsvision была цифровизация договорной деятельности и базового делопроизводства на предприятии. Перед командой проекта были поставлены следующие задачи:

• Автоматизировать выпуск, согласование, подписание и учёт доверенностей (в том числе МЧД).
• Настроить поддержку различных типов договоров (доходные, расходные, допсоглашения, NDA).
• Настроить маршруты согласования документов в соответствии с разработанной матрицей (с возможностью изменения маршрутов в зависимости от типа договора).
• Настроить интеграции с 1С, Контур.Фокус, Контур.Диадок, Контур.КЦР, Контур.Доверенности.
• Обеспечить контроль подписания электронных и бумажных документов различными видами подписей.
• Обеспечить контроль статусов документов и действий пользователей.
• Обеспечить связь документов с карточками проектов.
• Минимизировать количество ручных операций и исключить ошибки, вызванные «человеческим фактором».
• Реализовать новую систему на импортонезависимом стеке технологий и заложить основу для её масштабирования.

Реализация проекта

В рамках автоматизации договорной деятельности в системе была реализована карточка проекта. Она связывает проект, задачи, договор, дополнительные соглашения и сопутствующие документы в единую структуру. Карточка проекта делает прозрачной всю историю взаимодействия с контрагентами. Кроме того, настроена интеграция с сервисом проверки контрагентов Контур.Фокус.

В системе реализован единый механизм для работы с бумажными и машиночитаемыми доверенностями. Их выпуск, согласование, подписание и регистрация переведены в электронный формат при помощи интеграции с сервисом Контур.Доверенности. Решение обеспечивает юридическую значимость доверенностей, уменьшает риски использования недействительных документов и позволяет отслеживать статус каждой доверенности в режиме реального времени.

Для входящей корреспонденции настроена регистрация, при которой документу присваивается уникальный номер, фиксируется дата поступления, отправитель и ответственный исполнитель. Для исходящих документов реализованы процедуры подготовки, согласования, подписания и регистрации перед отправкой контрагентам. Документы могут подписываться электронной подписью либо оформляться на бумажном носителе. После регистрации документа в системе сохраняется история согласования и подписания.

Обмен юридически значимыми электронными документами с контрагентами обеспечивает интеграция Docsvision с Контур.Диадок.

Для служебных записок, заявок, ОРД, претензионной документации, исходящих и входящих документов реализованы гибкие маршруты согласования. Система автоматически направляет документы соответствующим участникам процесса, учитывая вид документа, роль пользователя и выбранный сценарий подписания.

В новой системе пользователю доступен удобный дашборд, на котором отображается сводная информация по его документам, заданиям, карточкам и сертификатам электронной подписи.

Проект внедрения предусматривал также интеграцию Docsvision с учётной системой 1С. В 1С отображается актуальный статус договора в системе электронного документооборота, что позволяет сотрудникам предприятия работать «в режиме одного окна» и быстрее принимать решения.

В соответствии с принятой заказчиком политикой импортозамещения система Docsvision развёрнута на технологическом стеке, который включает операционную систему Linux и систему управления базами данных PostgreSQL.

Результаты проекта

Внедрение Docsvision позволило компании «Универсальные пищевые технологии» перейти от разрозненного документооборота с высокой долей ручных операций к единой цифровой системе. Новое решение позволяет управлять документами на всех этапах жизненного цикла – с момента создания или получения от контрагента до подписания, исполнения и передачи в архив.

Как отмечает команда заказчика, в ходе проекта многие из процессов были не только переведены в цифровую форму, но и дополнительно оптимизированы. В результате:

• сократились сроки согласования документов;
• снизилось число ошибок, связанных с ручными операциями;
• фиксация всех действий пользователей повысила прозрачность процессов и обеспечила контроль.

Перспективы проекта

Новое решение на базе Docsvision передано в промышленную эксплуатацию. В системе предусмотрена возможность развития и расширения функциональности при изменении бизнес-процессов или появлении новых потребностей у заказчика. Сегодня команда проекта рассматривает такие пути развития, как интеграция в систему функций на основе искусственного интеллекта и внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Партнёр

Эксперты в области электронного документооборота. Золотой партнёр Docsvision, обладающий статусами:
«Центр отраслевой компетенции по госсектору»
«Центр отраслевой компетенции по нефтегазовому сектору»
«Центр компетенции по бизнес-процессам»
«Авторизованный учебный центр»