Корпорация «ВОЛМА»

  • Волгоград
  • Строительство
  • Год начала проекта: 2009

«ВОЛМА» – федеральная производственная компания, один из лидеров рынка строительно-отделочных материалов России. Специализация: добыча природного гипсового камня на собственных месторождениях и производство материалов на гипсовой и цементной основе. «ВОЛМА» – №1 на рынке пазогребневых плит, №2 на рынке гипсокартонных листов и на рынке гипсовых сухих строительных смесей в РФ и ЕАЭС.
volma.ru

Выбор системы и этапы развития проекта

Переход компании «ВОЛМА» на электронный документооборот в 2009 году был вызван её стремительным ростом и стремлением руководства повышать эффективность бизнес-процессов путём внедрения новейших информационных технологий. На фоне постоянного увеличения объёма данных (до 200 Гб в год) и количества пользователей требовалось вовлечение в систему множества внутренних процессов компании.

Масштабное внедрение производилось силами IT-специалистов «ВОЛМА» при поддержке ООО «Эркер», официального партнёра Docsvision. Сегодня в СЭД Docsvision настроена работа с 40 видами документов в рамках почти трёх десятков внутренних процессов, в системе работают 550 пользователей, включая топ-менеджмент «ВОЛМА», а размер базы данных превышает 1 Тб.

В 2019 году проект вошёл в число номинантов Премии Docsvision.

В 2021 году реализован перевод системы в компании «ВОЛМА» на web-клиент, что сделало работу сотрудников более мобильной и комфортной, ускорило принятие решений и исполнение задач.

О проекте в цифрах

  • 550 пользователей, включая ТОП-менеджмент.
  • 5 000 электронных документов создаётся в месяц в системе.
  • 13 000 поручений в месяц.
  • 11 000 согласований документов в месяц.
  • Проведено более 3 000 000 ознакомлений с документами.
  • С 2018 года размер БД составляет более 1 Тб.

Структура компании

Корпорация объединяет 7 производственных комплексов и предприятий по добыче и переработке камня, центр продаж. Главный офис расположен на территории завода «ВОЛМА-Волгоград». Производственные площадки корпорации расположены в Волгограде, Челябинске, Оренбурге, Воскресенске, Майкопе, Абсолямово, Минске (Беларусь). Реализацию продукции также обеспечивают 198 партнёров в 98 регионах РФ.

Предпосылки проекта

  • Необходимость в повышении управляемости стремительно растущей компании при географически распределённой структуре подразделений.
  • Потери бумажных документов.
  • Трудоёмкость и затратность процедур контроля сроков прохождения бизнес-процессов.
  • Рост расходов на печать.

СЭД Docsvision была выбрана благодаря распространённости продукта, оптимальному сочетанию цены и функциональности. Также важным моментом была возможность масштабирования системы, доработки её и интеграции, в том числе собственными силами.

Реализация проекта

Система поэтапно развивалась с 2009 года с версии 4.5 до 5.5, обретая новую функциональность. Переход на версию платформы Docsvision 5.4 в 2016 году обеспечил более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований. За счёт грамотно спланированного обучения и высокого уровня подготовки пользователей переход не вызвал сложностей.

В 2021 г. был выполнен переход на Docsvision 5.5, что позволило реализовать доступ к системе через web-клиент, который по функциональности соответствует возможностям десктопной версии. Также в результате обновления с документами и задачами в системе можно работать с мобильных устройств, что особенно востребовано руководством компании и сотрудниками, которые часто бывают в командировках.

Web-интерфейс СЭД Docsvision, настроенный в компании «ВОЛМА»

Web-интерфейс СЭД Docsvision, настроенный в компании «ВОЛМА»

В Docsvision реализовано 23 сценария работы

  • Входящее, Исходящее письмо
  • Служебная записка, акт
  • План командировочных расходов, заявка-смета
  • Регламент, политика, профиль должности
  • Заявки на введение новой должности/подразделения, на организацию обучения, на оценку персонала, на оценку после начального обучения
  • Отчёт о прохождении внутренней стажировки
  • Служебная записка о новом виде НУ, Служебная записка о приёме на работу
  • Приказ, Распоряжение, Протокол
  • Договор
  • Служебная записка о приёме-переводе
  • Заявка в техподдержку, заявка о сбое в процессе
  • Протокол–выписка 
  • Сертификат ГП 
  • Рекламационный акт 
  • Заявка-смета УК 
  • Протокол СД
  • Служебная записка по ценам
  • Приказ по ценам
  • Заявка на практику-стажировку

Настроен полный набор шаблонов внутренних документов, которые оперативно формируются как в головной компании, так и на производственных площадках, доводятся до исполнителей в виде задач и эффективно контролируются с помощью разработанных отчётов. В обработке электронных документов в системе задействованы сотрудники всех подразделений.

Специфика системы

Docsvision используется в органах управления компанией, в частности в Совете директоров.

Документооборот в управленческой деятельности компании

 

В системе фиксируются протоколы заседаний, по которым потом в Docsvision формируются поручения и выполняется контроль их исполнения.

Мобильность

Директора функциональных направлений оценили переход на последнюю версию платформы Docsvision, получив доступ к документам в СЭД через мобильные устройства и web-клиент. Также используют почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД. В совокупности технологии повышают уровень мобильности, так как компания имеет более 150 полевых сотрудников центров продаж.

Мобильный интерфейс СЭД Docsvision, настроенный в компании «ВОЛМА»

Мобильный интерфейс СЭД Docsvision, настроенный в компании «ВОЛМА»

Эффект от внедрения

  • Сокращение трудозатрат с ~6245 ч/ч до ~470 ч/ч в месяц, т.е. в 13 раз!
  • Исключение некорректного проведения процесса согласования.
  • Прозрачность потоков документооборота.
  • Контроль исполнительской дисциплины.
  • Единая корпоративная база документов.
  • Исключение потери документов.
  • За 8 лет расходы на печать в компании были снижены на 32 %.
 

Александр Любимов, руководитель управления IT Управляющей компании «Волма»:
 «Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это с переходом на новую версию Docsvision 5.5 было реализовано в ходе проекта. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным». 

Видео

В декабре 2021 года Сергей Шкварь, инженер-программист компании «Волма», на специальном вебинаре о возможностях Docsvision 5.5 рассказал о практическом опыте перехода в web-интерфейс для работы с системой электронного документооборота: предпосылки, сроки и поддержка пользователей.

 

В 2018 году на вебинаре из серии «Истории успеха с Docsvision» Александр Любимов, руководитель управления IT «УК «Волма», поделился опытом внедрения и эксплуатации СЭД: начиная от выбора системы и заканчивая, как приучить пользователей в ней работать. Также разобрали, какие бизнес-задачи удалось решить в системе и сколько человекочасов (и даже деревьев) экономит компания, используя Docsvision.

 

Внедрение и развитие Docsvision осуществляется силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» – партнёра Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар).

Партнёр
Эркер
Компания предлагает полный комплекс услуг по автоматизации документооборота и бизнес-процессов: от подготовительных работ и до технической поддержки.
Переход на КЭДО в Docsvision – 5 шагов для старта Вебинар 8 декабря (четверг) 11:00 (мск)
Переход на КЭДО в Docsvision – 5 шагов для старта