Заказать демо

Корпорация «ВОЛМА»

  • Волгоград
  • Строительство
  • Год начала проекта: 2016
Дополнительно

Корпорация «ВОЛМА» - один из лидеров рынка строительно-отделочных материалов России. Корпорация образована в 1999 году. Компания объединяет предприятия по добыче и переработке камня, 4 производственных предприятия, центр продаж. Главный офис компании расположен на территории завода «ВОЛМА-Волгоград», а всего корпорация объединяет 7 производственных площадок: Волгоград, Воскресенск, Челябинск, Оренбург, Майкоп, Абсолямово и Минск в республике Беларусь.  «ВОЛМА» входит в тройку лидеров рынка строительных сухих смесей, занимает 2 место по объёму производства и продаж гипсокартона, 1 место по объёму производства и продаж ПГП (пазогребневых плит) в РФ.  Продажу продукции корпорации также осуществляют 195 партнеров в 98 регионах России.  http://www.volma.ru/ 

Описание проекта

Выбор системы и этапы развития проекта

Переход на электронный документооборот был начат в 2009 году в связи с бурным ростом компании и стремлением использовать для повышения эффективности новейшие информационные технологии. При выборе системы преимуществами Docsvision по сравнению с другими системами были распространённость продукта, стоимость владения, возможность расширения, доработки и интеграции, в том числе собственными силами. Итого Docsvision была выбрана по оптимальному сочетанию цена/функциональность.

Решение, обеспечившее электронный документооборот, было реализовано на базе версии платформы Docsvision 4.5. В Docsvision была реализована работа с 40 видами документов, охвачены практически все внутренние бизнес-процессы компании, активно использовался функционал согласования.

Размер базы данных в конце 2014 года составлял порядка 500 Гб, в 2018 году – 900 Гб. 

В 2016 году завершен переход на новейшую версию Docsvision 5.4, что обеспечило более современный интерфейс, возможность использования приложений для мобильной работы и более гибкие инструменты по настройке карточек и маршрутов согласований. Переход на новую версию не вызвал сложностей за счет грамотно спланированного обучения и высокого уровня подготовки пользователей. Новая функциональность и полное соответствие требованиям корпорации снова подтвердили правильность выбора платформы. 

О проекте в цифрах

  • 500 пользователей, включая ТОП-менеджмент
  • Количество создаваемых в СЭД документов ~ 5 тыс. в месяц 
  • Количество заданий на исполнение ~ 5 тыс. в месяц 
  • Количество заданий на ознакомление ~ 8 тыс. в месяц 
  • Количество заданий на согласование ~ 11 тыс. в месяц
  • Проведено более 3 000 000 ознакомлений с документами 

Директора функциональных направлений используют также почтовый клиент Docsvision, позволяющий согласовывать документы в интерфейсе почтовой программы без необходимости заходить в СЭД.

В Docsvision сегодня реализовано 23 сценария работы

  • Входящее, Исходящее письмо
  • Служебная записка, акт
  • План командировочных расходов, заявка-смета
  • Регламент, политика, профиль должности
  • Заявки на введение новой должности/подразделения, на организацию обучения, на оценку персонала, на оценку после начального обучения
  • Отчет о прохождении внутренней стажировки
  • СЗ о новом виде НУ , СЗ о приеме на работу
  • Приказ, Распоряжение, Протокол
  • Договор
  • СЗ о приеме-переводе
  • Заявка в техподдержку, заявка о сбое в процессе 
  • Протокол–выписка 
  • Сертификат ГП 
  • Рекламационный акт 
  • Заявка-смета УК 
  • Протокол СД 
  • СЗ по ценам
  • Приказ по ценам 
  • Заявка на практику-стажировку

Ведется претензионная работа с дилерами, динамично утверждаются цены для ключевых клиентов и объектов строительства, реализован полный набор шаблонов внутренних документов. 

Результатами внедрения СЭД Docsvision стали

  • Сокращение трудозатрат с ~6245 ч/ч до ~470 ч/ч в месяц;
  • Исключение возможности некорректного проведения процесса согласования благодаря наличию регламентированных шаблонов согласований;
  • Прозрачность потоков документооборота;
  • Контроль исполнительской дисциплины;
  • Единая корпоративная база документов;
  • Невозможность потери документов
  • За 8 лет было сохранено более 1 000 деревьев за счет экономии бумаги (расходы на печать в компании были снижены на 32%).

Перспектива дальнейшего развития системы

Переход на новую версию Docsvision 5.5. и внедрение нового приложения для мобильных устройств «Пульс». Большая часть сотрудников компании находится в постоянном движении за периметром офиса, в связи с чем используются коммуникации на мобильных устройствах. 

На них установлены приложения CRM SAP для управления активностью и сбором потребности в готовой продукции. Справочник продукции синхронизирован с ERP SAP/R3. 

Планируется, что планшеты пополнятся инструментами для работы с документами. 

 

Александр Любимов, руководитель управления ИТ управляющей компании «Волма»:

 «Для качественной реализации ИТ-проекта необходимы три фактора: настроенная под процессы потребителя система, обученные пользователи и качественные справочники данных. Все это с переходом на новую версию Docsvision 5.4 было реализовано в ходе проекта. Если компания использует 80% предложенного функционала системы, а все документы, за исключением идущих вовне и требующих подписи, находятся в СЭД, я считаю проект внедрения успешным» 

Проект по внедрению Docsvision осуществляется силами специалистов корпорации «ВОЛМА» при поддержке компании «Эркер» - партнера Docsvision в Южном федеральном округе (г. Краснодар). 

Партнер
Эркер
Эркер - Компания предлагает полный комплекс услуг по автоматизации документооборота и бизнес-процессов: от подготовительных работ и до технической поддержки.

Подготовительная работа:

  • экспертиза и анализ существующего документооборота;
  • рекомендации по оптимизации и автоматизации существующих бизнес-процессов документационного обеспечения деятельности.
  • Автоматизация стандартных задач делопроизводства:

    • электронное хранение документов (централизованное хранение, потоковый ввод документов с использованием технологии штрих-кода, быстрая оцифровка документов, групповой и ролевой доступ к документам, расширенный атрибутивный и полнотекстовый поиск);
    • документирование деятельности (регистрация и рассылка всех типов документов предприятия);
    • контрольно–исполнительская деятельность (оформление, рассылка и контроль исполнения поручений);
    • согласование проектов документов; подписание документов в СЭД с помощью ЭП.  

    Автоматизация бизнес-процессов предприятия:

    • работы с договорами;
    • электронные заявки предприятия;
    • подготовка, согласование ОРД;
    • оформление документов на командирование;
    • кадровый документооборот;
    • организация единого информационного пространства (интеграция с 1С:Предприятие, SharePoint), разработка дополнительных утилит для СЭД.

    Техническая поддержка:

    • консультации пользователей и администраторов СЭД;
    • сопровождение решений.