«Строительный торговый дом «Петрович»

Документооборот в компаниях сферы ритейла уровня СТД «Петрович» отличается особой масштабностью, большим количеством типов документации и вовлеченностью множества сотрудников. С ростом сети «Петрович» и увеличением потока документов появилась необходимость автоматизации документооборота для повышения эффективности работы сотрудников, задействованных в этом процессе.

Предпосылки внедрения

До июля 2015 года большая часть процессов документооборота в ООО «СТД «Петрович» выполнялась в разных программах, а часть из них – не была автоматизирована полноценно:

•    согласование договоров частично осуществлялось в «1С: Бухгалтерия предприятия», частично в бумажном виде и частично по электронной почте без строгой проверки соблюдения регламента. Проблема: непрозрачность процесса для его участников и затрудненный контроль сроков его выполнения;

•    подписание первичной документации в удаленных филиалах не было автоматизировано и производилось путем доставки документов из подразделений в центральный офис. Проблема: большие временные затраты. 

•    заявки на техническую поддержку и в службу эксплуатации хранились в системе, поддержка и развитие которой были затруднены;

•    заявки в юридический отдел подавались по электронной почте или в бумажном виде. Проблема: процесс их исполнения также был непрозрачен.

Необходимо было решение, которое обеспечило бы прозрачную, удобную и эффективную работу с документами за счет автоматизации ряда важнейших процессов документооборота и организации их в едином информационном пространстве.

Цели внедрения

Целью проекта было повышение эффективности работы сотрудников за счет:

•    сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования и исполнения договоров;

•    обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; 

•    уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов;

•    переноса в СЭД процессов размещения, согласования и исполнения заявок в отделы маркетинга и мерчендайзинга, ИТ-службу, юридический департамент, службу эксплуатации.

Решение

Для решения поставленных заказчиком задач была выбрана платформа Docsvision 5. 

В ходе внедрения системы электронного документооборота:

•    полностью автоматизирован процесс согласования свыше 30 видов договоров, при этом каждый согласовывается по своему определенному маршруту;

•    осуществлена максимально плотная интеграция внедренного продукта в части нормативно-справочной информации, договоров и их статусов с уже используемыми у заказчика учетными системами на базе 1С8;

•    автоматизирован процесс проверки и подписания первичной документации; 

•    обеспечена автоматизация заявок к специалистам ИТ-службы, юридического департамента, отделов маркетинга и мерчендайзинга, а также службе эксплуатации.

Параметры проекта

•    более 500 пользователей из всех территориальных подразделений ООО «СТД «Петрович»: 16-ти строительно-торговых центров в разных регионах, а также металлобазы и 5-ти производственных площадок.

•    доработка функционала внедренной СЭД Docsvision 5 ведется с февраля 2016 г. по договору технической поддержки.

Развитие проекта

В 2018 году компания продолжает оптимизацию СЭД в части задач автоматизации процессов обработки договорной документации. Обновленная СЭД позволяет ускорить процесс формирования приложений: система автоматически заполняет шаблон приложения и выставляет маршрут согласования в зависимости от выбранного товарного направления.

Результаты проекта

•    Важнейшие процессы документооборота были организованы в едином прозрачном и удобном информационном пространстве;

•    Автоматизация согласования договоров позволила четко контролировать каждый этап, сократить время прохождения документов и влияние человеческого фактора;

•    Интеграция нормативно-справочной информации, договоров и их статусов с уже используемыми учетными системами на базе 1С8 существенно упростила и ускорила кадровый документооборот и взаимодействие с контрагентами;

•    Обеспечение высокой скорости работы со справочником «Контрагенты», в котором свыше 350 000 наименований. Данные о контрагентах в справочнике представлены в удобной форме – разложены по 2 веткам: физические и юридические лица, а также по алфавиту, изменено ядро быстрого поиска.

•    Автоматизация процесса работы с первичной документацией обеспечила быстрое и комфортное взаимодействие головной организации и строительно-торговых центров в части обмена этими документами и их согласования.

•    Автоматизация блока заявок к специалистам различных департаментов позволила сделать этот процесс четко организованным, логичным и контролируемым для всех его участников.

Отзыв заказчика: 

Андрей Матвеев, директор по информационным технологиям ООО «Строительный торговый дом «Петрович»: 

 «Специалисты ЗАО «Диджитал Дизайн» успешно достигли большинства поставленных целей проекта. Внедренный продукт дал возможность перенести неавтоматизированные ранее процессы работы с документами в удобную и простую для пользователей СЭД. Кроме того, важнейшие процессы документооборота СТД «Петрович» были организованы в едином информационном пространстве. Специалисты компании-подрядчика зарекомендовали себя на высоком профессиональном уровне, продемонстрировали широкий круг компетенций, индивидуальный подход к заказчику в решении поставленных задач, слаженность и оперативность работы».