ДЕМОЦЕНТР

ЗАО «Центр Финансовых Технологий»

  • Новосибирск
  • Банки и финансы, Услуги
  • Год начала проекта: 2014
Дополнительно

Центр Финансовых Технологий – российский финтех-провайдер, обеспечивающий участникам финансовой индустрии доступ к передовым технологиям для ведения бизнеса и предоставления финансовых услуг клиентам.  ЦФТ входит в TOP-5 крупнейших разработчиков ПО, действующих на российском рынке. Программные продукты и сервисы компании используют в своей деятельности банковские группы, крупные и средние банки, госкорпорации, крупнейшие российские ритейловые сети, организации государственного и социального управления, страховые компании др. Офисы компании работают в 12 ведущих экономических регионах РФ, а также в Кишиневе, Алматы и Душанбе.    www.cft.ru 

Описание проекта

Особенности проекта

Центр Финансовых Технологий – крупная, территориально-разделённая компания, которая работает в высокотехнологичном секторе на стыке IT и финансов, поэтому, критически важно, чтобы процессы взаимодействия как внутри компании, так и с контрагентами осуществлялись чётко и оперативно, поэтому в ЦФТ перешли на электронный документооборот ещё в 2008 году. 

ЦФТ – пример компании, которая максимально эффективно использует функциональные и интеграционные возможности Docsvision, непрерывно развивая свою систему. Среди ключевых решений проекта – электронный архив первичных финансовых документов, значительно упростивший для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. Система регулярно проверяет наличие скан-копий документов в архиве, что экономит время и избавляет бухгалтера от «ручного» контроля за поступлением документов. 

В Docsvision проходит взаимодействие между разными отделами, автоматизированы HR и IT-процессы, базовое делопроизводство, сделаны интересные доработки для удобства сотрудников. К системе подключена вся компания, и большая часть пользователей работает через Web-клиент. 

О проекте в цифрах 

  • Объём базы данных – 1,5 Терабайт
  • Системой пользуются все сотрудники ГК
  • > 10 бизнес-процессов
  • 20 тысяч командировок 
  • 160 тысяч финансовых документов в архиве
  • сотни тысяч единиц корреспонденции  

Реализация проекта 

Компания использует систему электронного документооборота на платформе Docsvision с 2008 года, начав с автоматизации задач «классического» документооборота. В 2013 году ЦФТ одним из первых в России выполнил миграцию на новую версию платформы Docsvision 5. 

Компания непрерывно наращивала функциональность решения, и к концу 2019 года через систему проходит целый ряд важных для компании бизнес-процессов, влияющих на её эффективность.

Электронный архив финансовых документов

Электронный архив первичных расходных документов – ключевое специализированное решение в рамках проекта. 

Процесс наполнения архива

1.    Сотрудник бухгалтерии получает документ и оформляет его в учетной системе 1С.

2.    При оформлении документа из 1С автоматически печатается штрихкод, который приклеивается на оригинал (принтеры стоят у каждого бухгалтера).  Одновременно создается карточка документа в Docsvision.

3.    C определенной периодичностью оператор сканирует пачку документов. Cкан-копии распознаются и автоматически прикрепляются к карточкам Docsvision. 

4.    Система регулярно проверяет наличие скан-копий в карточках документов и уведомляет сотрудников бухгалтерии о расхождениях.

Настроенное решение позволило существенно разгрузить сотрудников бухгалтерии и других финансовых служб: 

  • в части контроля за наличием документов по расходам – теперь это делает система; 
  • в части предоставления информации: реализована выгрузка скан-копий с адаптацией для ответа на требования ФНС в электронном виде через СБИС (ухудшение разрешения файла и формирование описательной части документа). 

Используются принтеры штрихкодов и сделана интеграция с продуктами ABBYY. 

Процессы внутреннего взаимодействия 

Заказы оборудования у поставщиков    

Упорядочено взаимодействие между специалистами отделов закупок и бухгалтерии. 

Специалист по закупкам формирует заказ (с указанием номенклатуры, ЦФО и статей бюджета)  Специалист по методологии бухгалтерского учета уточняет параметры оформления закупки и согласует ее  Из закупки автоматически формируются заявки на оплату счетов.    

Процесс разработки в ИТ-подразделении

Docsvision используется ИТ-специалистами ЦФТ для автоматизации собственной работы: разработки и сопровождения внутренних ИТ-систем. Сделана интеграция с Confluence (вики-система для командной работы и единой базы знаний). 

В результате настроено управление разработкой ПО для нужд компании, получение показателей по исполнителям, возможность оперативно готовить ответы на запросы аудиторов по ИТ и ИБ.

Обработка запросов на доступ к информационным системам в компании    

Автоматизирована процедура согласования предоставления доступов к различным ИС. 

Обработка командировок по внутренним правилам компании

Настроенный процесс согласования и оформления командировок позволил упорядочить учет командировок, контролировать сроки и правильность оформления отчётных документов, передавать детализации расходов в системы управленческого и бухгалтерского учета.

Согласование и оплата расходных счетов. Контроль исполнения бюджета и учет расходов

Через Docsvision согласовываются и оплачиваются расходные счета в соответствии с внутренними правилами компании; сделана интеграция с ERP, с системой контроля исполнения бюджета, с интернет-банком. В результате обеспечена своевременная оплата счетов и контроль за расходованием средств. 

Планирование и предоставление отпусков    

Реализован полный цикл работы с отпусками сотрудников с соблюдением всех требований законодательства.  Логика реализована на базе Docsvision, но сотрудники работают через внутрикорпоративный портал. Учитываются организационные особенности каждого бизнеса компании, данные об отсутствиях и замещениях передаются в другие ИС. 

Процессы HR-отдела  

Через систему проходит ряд процессов отдела кадров: выставление офферов, согласование кандидатов на трудоустройство, изменение оргструктуры и переводы, переезд сотрудника в другой город, увольнение. 

В перечисленных ситуациях система сама подключает необходимых специалистов на всех этапах и контролирует своевременное выполнение задач.  

Базовый документооборот компании 

  • Обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с ОРД; 
  • Учет пересылки между офисами и подписания бумажных документов внутри компании;
  • Сервис подписания и ознакомления документов с использованием простой ЭЦП. 

Технические особенности в проекте

  • Разработан отдельный сайт, взаимодействующий с Docsvision, для проведения отпускной кампании и оформления отпусков. 
  • В случае, если автоматизированный процесс затрагивает основную деятельность пользователя, функции Docsvision «внедряют» в его рабочий инструмент. Например, бухгалтеры работают с документами из 1С, а экономисты обрабатывают счета ERP в Docsvision. 

Интеграции системы Docsvision  

  • бесшовная интеграция c 1С, интеграция с ABBYY (электронный архив);
  • отправка электронной отчётности через СБИС;
  • с Confluence в рамках автоматизации процесса разработки;
  • с внутренней системой Service Desk для обработки запросов на доступ к ИС компании;
  • с 1С и ERP в рамках процесса обработки командировок;
  • с ERP, с системой контроля исполнения бюджета и интернет-банком. 

Интерфейсы системы

Большая часть пользователей работает через Web-клиент, в том числе, удаленно с использованием двухфакторной аутентификации. 

Кроме того, для удобства пользователей завершать задания и запускать некоторые виды процессов можно через корпоративный почтовый ящик.

Эффект от внедрения системы

  • прозрачность работы с документами;
  • удобство и своевременность предоставления отчётности – как по внешним запросам, так и внутри группы компаний (ГК); 
  • упрощение взаимодействия сотрудников разных отделов и повышение эффективности внутренних процессов ГК;
  • экономия времени сотрудников за счёт автоматизации рутинных процессов. 

Партнер
Docsvision
Docsvision - Cоздатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами.