ЗАО «Центр Финансовых Технологий»

Центр Финансовых Технологий – крупная территориально разделённая компания, которая работает в высокотехнологичном секторе на стыке IT и финансов, поэтому критически важно, чтобы процессы взаимодействия как внутри компании, так и с контрагентами осуществлялись чётко и оперативно. В ЦФТ перешли на электронный документооборот ещё в 2008 году. 

ЦФТ – пример компании, которая максимально эффективно использует функциональные и интеграционные возможности Docsvision, непрерывно развивая свою систему.

Особенности проекта

Скачать краткое описание проекта, pdf (610 Кб) Среди ключевых решений проекта – электронный архив первичных финансовых документов, значительно упростивший для сотрудников бухгалтерии подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. Система регулярно проверяет наличие скан-копий документов в архиве, что экономит время и избавляет бухгалтера от «ручного» контроля за поступлением документов. 

В Docsvision проходит взаимодействие между разными отделами, автоматизированы HR и IT-процессы, базовое делопроизводство, сделаны интересные доработки для удобства сотрудников. К системе подключена вся компания, и большая часть пользователей работает через web-клиент Docsvision.

Рекомендуем

• Об интересных деталях проекта редакции аналитического портала TAdviser рассказал в интервью Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учёта ГК ЦФТ (январь 2020 г.)
• О переходе на кадровый электронный документооборот, участии компании ЦФТ в эксперименте Минтруда в программе «ЭДОлогия» рассказал Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учёта ГК ЦФТ (сентябрь 2022 г.)

О проекте в цифрах 

• Объём базы данных – 1,5 Терабайт
• Системой пользуются все сотрудники ГК
• > 10 бизнес-процессов
• 20 тысяч командировок 
• 160 тысяч финансовых документов в архиве
• сотни тысяч единиц корреспонденции  

Реализация проекта 

Компания использует систему электронного документооборота на платформе Docsvision с 2008 года, начав с автоматизации задач «классического» документооборота. В 2013 году ЦФТ одним из первых в России выполнил миграцию на новую версию платформы Docsvision 5. 

Компания непрерывно наращивала функциональность решения, и к концу 2019 года через систему прошёл целый ряд важных для компании бизнес-процессов, влияющих на её эффективность.

Кадровый электронный документооборот

Из-за перехода на дистанционный формат работы уже в 2020 году компания ЦФТ стала искать способ для удобного взаимодействия с сотрудниками в части кадрового делопроизводства. Стала участником эксперимента, который организовал Минтруд. Процессы согласования отпусков и командировок давно были автоматизированы, участие в эксперименте Минтруда позволило перевести подписание таких документов в электронный формат.

Команда проекта настроила облачные подписи для всех сотрудников и оцифровала процесс ознакомления с приказами, дополнительными соглашениями к трудовым договорам. Для сотрудников и руководителей были разработаны личные кабинеты, в которых можно ознакомиться с документом и подписать его. Отдел кадров готовит документы, согласовывает, контролирует исполнение. Вся бизнес-логика процесса реализована на платформе Docsvision, которая также интегрирована с кадровой учётной системой на базе 1С.

Электронный архив финансовых документов

Электронный архив первичных расходных документов – ключевое специализированное решение в рамках проекта. Подробно о постановке задачи, разработке и внедрении решения, организации дальнейших процессов можно прочитать в специальном материале.

Процесс наполнения архива
1.    Сотрудник бухгалтерии получает документ и оформляет его в учётной системе 1С.
2.    При оформлении документа из 1С автоматически печатается штрихкод, который приклеивается на оригинал (принтеры стоят у каждого бухгалтера).  Одновременно создаётся карточка документа в Docsvision.

3.    C определённой периодичностью оператор сканирует пачку документов. Cкан-копии распознаются и автоматически прикрепляются к карточкам Docsvision. 
4.    Система регулярно проверяет наличие скан-копий в карточках документов и уведомляет сотрудников бухгалтерии о расхождениях.

Настроенное решение позволило существенно разгрузить сотрудников бухгалтерии и других финансовых служб: 

• в части контроля за наличием документов по расходам – теперь это делает система; 
• в части предоставления информации: реализована выгрузка скан-копий с адаптацией для ответа на требования ФНС в электронном виде через СБИС (ухудшение разрешения файла и формирование описательной части документа). 

Используются принтеры штрихкодов, и сделана интеграция с продуктами ABBYY. 

Процессы внутреннего взаимодействия 

Заказы оборудования у поставщиков    
Упорядочено взаимодействие между специалистами отделов закупок и бухгалтерии. 
Специалист по закупкам формирует заказ (с указанием номенклатуры, ЦФО и статей бюджета) ---> Специалист по методологии бухгалтерского учёта уточняет параметры оформления закупки и согласует её ---> Из закупки автоматически формируются заявки на оплату счетов.    

Процесс разработки в ИТ-подразделении
Docsvision используется ИТ-специалистами ЦФТ для автоматизации собственной работы: разработки и сопровождения внутренних ИТ-систем. Сделана интеграция с Confluence (вики-система для командной работы и единой базы знаний). 
В результате настроено управление разработкой ПО для нужд компании, получение показателей по исполнителям, возможность оперативно готовить ответы на запросы аудиторов по ИТ и ИБ.

Обработка запросов на доступ к информационным системам в компании    
Автоматизирована процедура согласования предоставления доступов к различным ИС. 

Обработка командировок по внутренним правилам компании
Настроенный процесс согласования и оформления командировок позволил упорядочить учёт командировок, контролировать сроки и правильность оформления отчётных документов, передавать детализации расходов в системы управленческого и бухгалтерского учёта.

Согласование и оплата расходных счетов. Контроль исполнения бюджета и учёт расходов
Через Docsvision согласовываются и оплачиваются расходные счета в соответствии с внутренними правилами компании; сделана интеграция с ERP, с системой контроля исполнения бюджета, с интернет-банком. В результате обеспечена своевременная оплата счетов и контроль за расходованием средств. 

Планирование и предоставление отпусков    
Реализован полный цикл работы с отпусками сотрудников с соблюдением всех требований законодательства.  Логика реализована на базе Docsvision, но сотрудники работают через внутрикорпоративный портал. Учитываются организационные особенности каждого бизнеса компании, данные об отсутствиях и замещениях передаются в другие ИС. 

Процессы HR-отдела  
Через систему проходит ряд процессов отдела кадров: выставление офферов, согласование кандидатов на трудоустройство, изменение оргструктуры и переводы, переезд сотрудника в другой город, увольнение. 
В перечисленных ситуациях система сама подключает необходимых специалистов на всех этапах и контролирует своевременное выполнение задач.  

Базовый документооборот компании 

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с ОРД; 
• Учет пересылки между офисами и подписания бумажных документов внутри компании;
• Сервис подписания и подписания документов с использованием простой ЭЦП. 

Технические особенности в проекте

• Разработан отдельный сайт, взаимодействующий с Docsvision, для проведения отпускной кампании и оформления отпусков. 
• В случае, если автоматизированный процесс затрагивает основную деятельность пользователя, функции Docsvision «внедряют» в его рабочий инструмент. Например, бухгалтеры работают с документами из 1С, а экономисты обрабатывают счета ERP в Docsvision. 

Интеграции системы Docsvision  

• бесшовная интеграция c 1С, интеграция с ABBYY (электронный архив);
• отправка электронной отчётности через СБИС;
• с Confluence в рамках автоматизации процесса разработки;
• с внутренней системой Service Desk для обработки запросов на доступ к ИС компании;
• с 1С и ERP в рамках процесса обработки командировок;
• с ERP, с системой контроля исполнения бюджета и интернет-банком. 

Интерфейсы системы

Большая часть пользователей работает через web-клиент, в том числе, удалённо с использованием двухфакторной аутентификации. 

Кроме того, для удобства пользователей завершать задания и запускать некоторые виды процессов можно через корпоративный почтовый ящик.

Эффект от внедрения системы

• прозрачность работы с документами;
• удобство и своевременность предоставления отчётности – как по внешним запросам, так и внутри группы компаний (ГК); 
• упрощение взаимодействия сотрудников разных отделов и повышение эффективности внутренних процессов ГК;
• экономия времени сотрудников за счёт автоматизации рутинных процессов. 

Видео

На вебинаре о вопросах организации электронного архива бухгалтерских документов Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учёта ГК Центр Финансовых Технологий, поделился опытом внедрения и развития проекта: этапы, сроки и бизнес-эффект.