Внедрение архива бухгалтерских документов на практике

Бумажная рутина в бухгалтерии приемлема, когда оборот небольшой. А если в группе компаний несколько юридических лиц с разной системой налогообложения, территориально разделёнными филиалами? И ещё бухгалтерия часто получает запросы от контролирующих органов? Как найти место для работы в ежедневном поиске документов? Делимся опытом внедрения архива бухгалтерских документов в компании «Центр Финансовых Технологий».

Компания использует СЭД на платформе Docsvision с 2014 года, система охватывает различные бизнес-процессы и непрерывно развивается под актуальные задачи организации. Одной из таких задач-требований стало создание электронного архива. Заказчиком выступил финансовый директор.

Основания для внедрения электронного архива

• Необходимость облегчить поиск и предоставление первичной бухгалтерской информации.
• Обеспечение контроля наличия оригиналов. Сканирование документов должно было дать возможность отслеживать, имеются ли оригиналы тех или иных документов.
• Удовлетворение требований ФНС предоставлять сканы документов в виде отдельных файлов с описаниями. Ранее можно было документы выгружать пачками, например, через СБИС. Однако требования изменились, и потребовались описания. Архив стал ещё важнее. В связи с этим был реализован ряд доработок, связанных с формированием ответов на запросы налоговой.

Как происходил переход на ЭДО?

Был разработан и внедрён Единый кабинет – для всех электронных документов и контроля наличия бумажных версий. Его создание обеспечило возможность работы с электронными документами не только сотрудникам бухгалтерии, но менеджерам компании.

На предприятии бумажные документы изначально поступают менеджерам, которые перенаправляют их в бухгалтерию. С документами, которые загружаются в систему в электронном виде, работают операторы. Документы маршрутизируют и согласовывают, подтверждают у менеджеров и затем возвращают на подписание и проведение в бухгалтерию. 

Единый кабинет объединил документы, поступающие из внешних сервисов (Диадока, СБИСА и др.) и внутренних систем. С внедрением электронного архива в систему попадают абсолютно все документы. Например, при заключении дополнительного соглашения с клиентом во внутреннем сервисе, оно будет также отражаться в Кабинете. Сотрудникам компании удобнее работать с документами, упростились процессы согласования и подписания, реализован эффективный контроль исполнения поставленных задач.

Вебинар-интервью с Артёмом Коротченко, руководителем отдела развития управленческого учёта ЦФТ

Распознавание бумажных документов

Принцип загрузки бумажных документов в систему:

• В момент, когда бухгалтер делает проводку в 1С, он печатает штрих-код и наклеивает на документ;
• Автоматически формируется карточка Docsvision с минимальным набором атрибутов, по которым впоследствии будет осуществляться поиск документа;
• Создаётся ссылочная связь между Docsvision и внешними сервисами, такими, как 1С, ERP и др. 

Поиск документов 

Система обеспечивает следующие варианты поиска документов:

• Простой поиск. Осуществляется напрямую - по дате, контрагенту и пр.;
• Сложный поиск. Производится из учётных систем – 1С, и других.

Выбор платформы для интеграции

Для создания электронного архива платформа Docsvision была выбрана неслучайно. Сотрудники ЦФТ остановились на системе, которая уже имелась на предприятии. Данная платформа содержит всё, что необходимо для работы с документами – поиск, разделение прав доступа и др. 

Учитывая, что в компании имеется несколько баз 1С, создать архив в данной системе оказалось невозможным. Бухгалтерия сопровождает несколько юридических лиц, поэтому требовалось создание центрального архива. 

Переход от бумаги к цифре

Бумажные документы остались на столах сотрудников, но работа бухгалтерии существенно облегчилась. На первом этапе сотрудники воспринимали необходимость сканирования как дополнительную нагрузку. Однако уже в скором времени они оценили преимущества, которые обеспечил электронный архив. На предприятии часто возникает необходимость обращения к «первичке» - регулярно поступают запросы от ФНС, требующие оперативного реагирования. После того, как все бумажная документация переведена в цифру, найти нужный документа и сформировать ответ контролирующему органу можно в считанные минуты, не вставая с рабочего места, не прибегая к поиску бумажных документов.

Интеграция с 1С и другими внешними системами

Решение Docsvision содержит все необходимые инструменты для интеграции с внешними сервисами. Платформа открыта для интеграции и масштабирования. На начальной стадии внедрения возникали некоторые сложности – проблемы с сессиями, обработка запросов с задержкой и пр. Однако все эти вопросы быстро решились.

Как изменилась работа после внедрения?

Основная задача заключалась в том, чтобы освободить бухгалтерию от рутины. Она была решена, но несколько иначе, чем планировалось. Бухгалтера ЦФТ не были готовы доверить сканирование документов операторам и выполняют эту работу самостоятельно. Благодаря использованию современного оборудования система быстро считывает, распознаёт, загружает и структурирует данные. В итоге документы упорядочены, сотрудники освобождены от бумажной рутины и располагают большим объёмом времени для осуществления профессиональной деятельности.

Готовое решение «Архив бухгалтерских документов» →