Архив бухгалтерских документовБазовое типовое решение на платформе Docsvision

Автоматический ввод данных с первичных бумажных оригиналов и передача в электронный архив согласно правилам хранения документов бухгалтерского учёта.
Проблема
Электронного архива бухгалтерских документов либо нет, либо он ведётся в ручном режиме. Бумажные документы долго искать, они теряются.
Ручной ввод — это долго, дорого и неудобно.
Решение
Автоматизируем ввод данных с первичных бумажных документов в информационные системы организации. Настраиваем наполнение электронного архива и связь с записями в учётных системах.
Как работает решение?
Документы сканируются, распознаются, уходят на проверку оператору, затем передаются в электронный архив. В архиве карточка документа автоматически заполняется реквизатами, к ней прикрепляются скан-копии, настраиваются связи с записями в учётной системе.
  • 1
    Сканируем пачку документов
    При поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить оригиналы в сканер (можно пачкой в конце дня). Документы сканируются поточным сканером со скоростью 50 шт. в минуту. Все документы в пачке будут отсканированы в один файл.
  • 2
    Распознаём
    Используем технологию ABBYY FlexiCapture. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти один из первичных документов (например, товарная накладная или акт выполненных работ) со штрихкодом. Когда сканируется следующий первичный документ — система понимает, что начался пакет документов по другой сделке.
  • 3
    Проверяем данные
    После обработки пакетов на сервере документы уходят на верификацию оператору. Создаётся очередь на верификацию: система подсвечивает красным цветом символы, в которых она «сомневается».

    Проверка реквизитов на этапе верификации происходит на основе имеющейся нормативно-справочной информации из архива. В системе уже заложены шаблоны обработки для наиболее популярных документов: товарные накладные ТОРГ-12, акты, товарно-транспортные накладные 1-Т, УПД, счета-фактуры. Справочники ведутся централизованно в Docsvision и синхронизируются с системой распознавания. Если на бумаге указаны неправильные или неполные данные, то система может распознать контрагента (проверить по ИНН) и подтянуть недостающие данные.
  • 4
    Передаём в электронный архив
    В архив помещается файл формата PDF-A — это скан и прикреплённый к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Файлы прикрепляются к карточкам документов, поля которых заполняются автоматически извлечёнными из скана реквизитами. Для каждого пакета документов по одной сделке создаётся карточка пакета, связанная двухсторонними ссылками с карточками документов.
  • Связываем с записями в учётной системе
    При помощи считывания штрихкода с первичного документа пакета в учётной системе автоматически создаётся ссылка на карточку пакета в архиве.
В результате
Ускоряется ввод данных в 4-6 раз, снижается число ошибок, освобождается время квалифицированных сотрудников. Электронный архив наполняется автоматически, без лишних трудозатрат. Проект внедрения окупается за 6-10 месяцев.
работа с архивом

Удобно искать и выгружать нужные документы

Сделать подборку документов для налоговой, аудиторов или для передачи в суд – легко! В электронном архиве формируется выборка, и в один клик по кнопке можно выгрузить все файлы по отмеченным документам.

Базовое типовое решение от Docsvision

Архив бухгалтерских документов

БИЗНЕС-ЭФФЕКТ
Результаты внедрения решения
  • Централизованное упорядоченное хранение бухгалтерских документов.
  • Ускорение принятия документов к учёту и оборота денежных средств.
  • Снижение рисков утраты документов и совершения операционных ошибок.
  • Снижение затрат на обработку, транспортировку и хранение бухгалтерских документов.
  • Удобный доступ к электронным копиям документов с разграничением прав согласно роли пользователя.
  • Быстрая подготовка выборки документов для проверки, отправка их в ответ на запросы госорганов.
консультация

Остались вопросы?

Заполните форму, мы свяжемся с вами и ответим на них!
Заявка на консультацию
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.