ДЕМОЦЕНТР

Архив первичной бухгалтерской документациина платформе Docsvision

Автоматизированный ввод данных с первичных бумажных документов в информационные системы организации. Решение разработано партнером Docsvision — компанией HIT-Service.
Проблема
Архив первичных бухгалтерских документов в электронном виде либо не ведется, либо ведется но в ручном режиме. Бумажные документы долго искать, они теряются. Ручной ввод — это долго, дорого и неудобно.
Решение
Автоматизируем ввод данных с первичных бумажных документов в информационные системы организации. При этом автоматически формируется электронный архив и создание поступлений в учетных системах.

Создаем электронный архив

формирование архива
Как работает решение
Документы сканируются, распознаются, уходят на проверку оператору, затем передаются в электронный архив. В архиве автоматически создается и заполняется карточка документа, к ней прикрепляются сканы. Необходимые данные передаются в 1С.
  • 1
    Сканируем пачку документов
    При поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер (можно пачкой в конце дня). Документы сканируются поточным сканером со скоростью 50 шт. в минуту. Все документы в пачке будут отсканированы в один файл.
  • 2
    Распознаем
    Используем технологию ABBYY FlexiCapture. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти какой-то из первичных документов (например, товарная накладная, УПД или акт выполненных работ). Когда сканируется следующий первичный документ — система понимает, что начался пакет документов по следующей сделке.
  • 3
    Проверяем данные
    После обработки пакетов на сервере документы уходят на централизованную верификацию оператору. Создается очередь на верификацию: система подсвечивает красным цветом символы, в которых она по каким-то причинам сомневается.

    Проверка полей на этапе верификации происходит на основе имеющейся нормативно-справочной информации из учетной системы, архива. В системе уже заложены шаблоны обработки для наиболее популярных документов: накладные ТОРГ-12, акты, УПД, счета-фактуры, полисы ОСАГО, Формы КС-2, КС-3. Справочники ведутся централизованно в Docsvision, откуда синхронизируются в учетную систему и систему распознавания. Если на бумаге указаны неправильные или неполные данные, то система может распознать контрагента (проверить по ИНН) и подтянуть недостающие данные.
  • Передаем в электронный архив и в 1С
    В архив помещается формат pdf-A — это скан и прикрепленный к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Распознанные данные, необходимые для заполнения полей карточки, мы передаем в учетную систему в виде xml-файла.

    После формирования документа в электронном архиве Docsvision происходит автоматическое создание входящего документа в учетной системе. При этом в документе сохраняется ссылка, по которой бухгалтер может открыть из учетной системы скан документа, хранящийся в электронном архиве.

В результате

Ускоряется ввод данных в 4-6 раз, повышается качество данных, освобождается время квалифицированных сотрудников. Электронный архив наполняется автоматически, без трудозатрат со стороны сотрудников компании. Проект внедрения окупается за 6-10 месяцев.
работа с архивом

Удобно искать и выгружать нужные документы

Легко сделать подборку документов для налоговой, аудиторов или для передачи в суд. В электронном архиве формируется выборка документов, а затем с помощью специально реализованной кнопки можно выгрузить на диск все приложенные по отмеченным документам файлы.

  • Быстрый поиск в электронном архиве
    Находим нужные документы. В электронном архиве это занимает несколько секунд.
  • Выгружаем на диск
    Выгружаем сканы документов и сохраняем на диске нажатием одной кнопки
Видео-презентация решения
Как найти любой документ за 10 секунд.
Пример внедрения
Электронный архив "первички" реализован партнером Docsvision, компанией HIT-Service, в рамках автоматизации документооборота в Уральской консалтинговой компании.
  • HIT-Service


    HIT-Service — партнер «ДоксВижн» с 2009 года и носит статус Docsvision Solution Partner, подтверждающий высокую квалификацию при разработке решений на базе платформы Docsvision. HIT-Service – первая компания из Уральского федерального округа, получившая статус партнера ABBYY по корпоративным продуктам.

  • Уральская консалтинговая компания


    «Уральская консалтинговая компания» занимается сопровождением бизнеса: бухгалтерский и налоговый учет, кадровое делопроизводство. Холдинг, в который входит компания, объединяет предприятия строительной и энергетической отраслей, медицины и сельского хозяйства, производства металлоконструкций и строительных материалов, профессиональных услуг.

Заявка на консультацию
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных