Заказать демо

Уральская консалтинговая компания

  • Челябинск
  • Услуги
  • Год начала проекта: 2014
Дополнительно

«Уральская консалтинговая компания» предоставляет профессиональные услуги по сопровождению бизнеса: бухгалтерский и налоговый учет, кадровое делопроизводство. Холдинг, в который входит компания, объединяет целый ряд предприятий различных отраслей: строительство, энергетика, медицина, производство металлоконструкций и строительных материалов, сельское хозяйство, профессиональные услуги. 

Описание проекта

Компания HIT-Service является партнером «ДоксВижн» с 2009 года и носит статус Docsvision Solution Partner, подтверждающий высокую квалификацию при разработке решений на базе платформы Docsvision. HIT-Service – первая компания из Уральского федерального округа, получившая статус партнера ABBYY по корпоративным продуктам. 

Интеграция технологий двух российских вендоров - Docsvision и ABBYY - позволяет успешно выполнять проекты по автоматизации ввода сканированных документов в СЭД и в учетные системы. Одним из таких проектов и стало комплексное внедрение в «Уральской консалтинговой компании» на базе разработок Docsvision и ABBYY. 

Внедрение электронного документооборота 

Внедрение электронного документооборота осуществлялось в несколько этапов с июня 2010 по декабрь 2014 года и было вызвано необходимостью повышения качества управления большого многопрофильного холдинга. Выбор определил положительный опыт работы с HIT-Service и необходимый функционал Docsvision за приемлемую стоимость. 

Сегодня с системой работает более 400 пользователей. Ежемесячно в СЭД обрабатывается более 50 тысяч документов, с помощью Docsvision осуществляется контроль исполнительской дисциплины по поручениям. 

Автоматизированы процессы базового делопроизводства и канцелярии, управление совещаниями, проведение закупочных процедур, согласование договоров и контроль за их исполнением. 

В ходе проекта проведена интеграция Docsvision 5 с различными системами на базе 1С, корпоративным порталом на базе MS SharePoint, обмен данными с СЭД компаний-партнеров на базе Lotus Notes. 

Важной частью проекта стала автоматизация ввода первичной документации с помощью технологий ABBYY.

Предпосылки 

Большой поток входящей первичной документации вызывает ряд сопутствующих проблем и неудобств. Среди них: 

  • чрезмерные трудозатраты на обработку документа в связи с тем, что высококвалифицированные сотрудники тратят время на ввод данных в учетные системы;
  • пиковое количество документов в конце месяца приводит к авралу, ошибки при вводе данных приводят к ошибкам и несвоевременной отчётности;
  • работа с бумажными оригиналами – это неудобно, особенно в случае, когда компания распределенная и нужно тратить время на физическое перемещение, поиск, возвращение документов. 

Руководители финансовых отделов и бухгалтера единогласно сходятся во мнении, что наличие архива сканированных первичных документов – это удобно. Его создание c технической точки зрения является несложным и недорогим, но даже у компаний с внедренной СЭД архив первичной документации не используется. Почему? 

Камень преткновения – наполнение этого архива, ведь документ нужно отсканировать, создать в электронном архиве карточку, присоединить документ, заполнить ключевые атрибуты (дата, сумма, контрагент), связать с другими документами из пакета документов по сделке. 

На ввод информации бухгалтер должен потратить время, сопоставимое с тем, что идет на ввод записи в учётную систему. Кроме того, нужно синхронизировать ввод контрагентов, отслеживать дубликаты документов и не только. 

Первичная бухгалтерская документация в Уральской Консалтинговой Компании

Компания испытывала все описанные выше сложности при работе с первичной документацией. Ввод первичных документов происходит в центральном офисе компании и удаленных филиалах. Одна из особенностей – множество точек ввода, т.к. он осуществляется в разные учетные системы, и не только бухгалтерами, но также сотрудниками, для которых работа с первичными документами не является профильной. 

Среди документов: накладные, акты выполненных работ, УПД, счета-фактуры, различные приложения. Следующим этапом будут формы КС-2, КС-3. 

Перед компанией HIT-Service была поставлена задача автоматизировать ввод этих видов документов в учетную систему, минимизировать участие бухгалтеров в этом процессе и, соответственно, снизить его стоимость. Было выбрано решение компании HIT-Service – система распознавания на базе ABBYY FlexiCapture и СЭД Docsvision в качестве базы для электронного архива. Учетные системы предприятия – это различные конфигурации 1С. 

Архитектура решения

Рис. 1. Общая архитектура решения.

Сканирование, распознавание и верификация данных осуществляется с помощью технологии ABBYY FlexiCapture. В местах поступления первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер (можно пачкой в конце дня). 

Документы сканируются, распознаются, уходят на централизованную верификацию Оператору, затем передаются  в электронный архив. В Docsvision автоматически создается и заполняется карточка документа, к ней автоматически прикладываются сканы. 

В архив помещается формат pdf-A – это скан и прикрепленный к нему текстовый слой, обеспечивающий удобный контекстный поиск в архиве. Распознанные данные, необходимые для заполнения полей карточки, мы передаем в учетную систему в виде xml-файла. 

После формирования документа в электронном архиве Docsvision происходит автоматическое создание входящего документа в учетной системе. При этом в документе сохраняется ссылка, по которой бухгалтер может открыть из учетной системы скан документа, хранящийся в электронном архиве.

Нюансы 

Распознавание не всегда происходит идеально - система может не распознать отдельные символы или документы могут иметь брак. Распознанные документы поступают к оператору верификации, работающему в центральном офисе - сегодня это один человек, который обрабатывает весь поток документов «УКК», устраняет неточности. 

Сканеры

В местах обработки первичной документации установлены базовые модели потоковых сканеров Panasonic, обладающие достаточной производительностью: помещаясь на уголке стола, они сканируют до 45 листов в минуту! Дополнительное удобство – возможность настраивать несколько программ сканирования. Нажатие одной кнопки на сканере – и отсканированные документы загружаются на сервер в нужном формате и с заданными настройками. В остальное время — это обычный сканер для любых других документов. 

Работа с образами документов

Все документы в пачке будут отсканированы в один файл. Независимо от количества документов по сделке, первым должен идти какой-то из первичных документов (например, товарная накладная, УПД или акт выполненных работ). Когда сканируется следующий первичный документ– система понимает, что начался пакет документов по следующей сделке. 

В уголке первичного документа есть штрихкод – наклейка, которую сотрудник, помещающий документ в сканер, наносит перед сканированием (достаточно на один документ в пакете). В нём содержится информация о подразделении, откуда пришёл документ, и уникальный идентификатор документа.

Рис. 2. Обработка документов.

Верификация данных

После обработки пакетов на сервере создается очередь на верификацию: система подсвечивает красным цветом символы, в которых она по каким-то причинам сомневается. 

Проверка полей на этапе верификации происходит на основе имеющейся нормативно-справочной информации из учетной системы, архива. Справочники ведутся централизованно в Docsvision, откуда синхронизируются в учетную систему и систему распознавания. Если на бумаге указаны неправильные или неполные данные, то система может распознать контрагента (проверить по ИНН) и подтянуть недостающие данные. 

Шаблоны документов 

Компания ABBYY предоставляет шаблоны для наиболее популярных документов, с помощью которых можно осуществить проверку (например, суммы по НДС). Можно делать шаблоны самостоятельно: в рамках проекта были созданы шаблоны неформализованных документов – в том числе, актов, которые оформляются разными организациями в различных форматах. 

Работа с архивом, отчётность

В случае, если необходимо сделать определенную подборку образов документов, в Docsvision делается выборка документов, а затем с помощью специально реализованной кнопки можно выгрузить на диск все приложенные по отмеченным документам файлы. Этот функционал востребован при передаче документов проверяющим органам, судам, проведении аудитов.

Эффект от внедрения

•    Сокращение времени на ввод данных в 4-6 раз 

•    Повышение качества данных в информационных системах. 

•    Освобождение времени квалифицированных сотрудников – операторы выполняют работу по вводу данных быстрее и дешевле. 

•    Электронный архив наполняется автоматически, без трудозатрат со стороны сотрудников компании

•    Быстрая окупаемость проекта (6-10 месяцев)

Реализовать проект позволили конструктор карточек, конструктор процессов и интеграционные шлюзы Docsvision – в данном случае, шлюз к 1С.

Платформа Docsvision обладает всеми параметрами, необходимыми для успешной реализации подобного проекта: гибкая, мощная система, позволяющая обрабатывать различные процессы и имеющая интеграцию с «1С». Внедрение решения по автоматизации ввода первичной документации – это выгодный проект, обеспечивающий качественный результат. 

Познакомиться более подробно с решением «Архив первичной бухгалтерской документации», разработанном компанией «HIT-Service»

Партнер
HIT-Service
HIT-Service - •Автоматизация делопроизводства (ОРД, служебные записки, корреспонденция) •Согласование договоров •Контроль исполнения поручений •Автоматизация бизнес-процессов •Построение электронных архивов организации •Автоматизация документооборота по проектам •Разработка специализированных приложений •Интеграция с внешними информационными системами