ПроГород

ООО «ПроГород» – первый государственный мастер-девелопер федерального уровня, рассматривающий для реализации проекты во всех регионах страны. Реализация проектов включает в себя обработку большого количества видов документов, поэтому в процессе подготовки, согласования и подписания документов участвуют все подразделения организации и её зависимые общества, а это более 200 сотрудников и более 40 юридических лиц. Ввиду того, что ООО «ПроГород» создавалось с нуля, изначально в нём отсутствовали формализованные процессы и поддерживающие их информационные системы, и руководство приняло решение найти и адаптировать под «свои задачи» подходящую для этого BPM платформу.

Ожидания от внедрения СЭД

• сокращение сроков и повышение прозрачности процесса согласования документов; 
• отслеживание движения документов на всех этапах жизненного цикла;
• уменьшение трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов;
• упорядочивание хранения документации с возможностью доступа к полной истории работы с каждым документом.

Решение

В рамках конкурсной процедуры был определён подрядчик для выполнения работ по внедрению СЭД – системный интегратор «Интеграл» — партнёр «ДоксВижн», имеющий многолетний успешный опыт ведения проектов. В качестве платформы для СЭД выбрана система Docsvision, функционал которой позволил максимально полно решить поставленные Заказчиком задачи.

Специалисты «Интеграл» провели масштабное обследование процессов ключевых подразделений, собрали информацию по текущей организации процесса работы над основными видами документов в ООО «ПроГород», проанализировали её и предложили оптимальный вариант решения задач Заказчика.

Этапы проекта

1. Проведён анализ и разработан жизненный цикл документов в компании, собраны и обработаны пожелания пользователей к внедряемой СЭД
2. Выработаны требования к функциональным блокам СЭД
3. Разработаны и внедрены в эксплуатацию основные блоки СЭД (входящие и исходящие письма, внутренние документы, договоры, доверенности, комитеты)
4. Успешно проведена опытная эксплуатация СЭД
5. Выполнена миграция более 11 тысяч архивных документов из СЭД сторонней организации и из XLS-реестров подразделения Документооборот ООО «ПроГород»

Команда проекта, включающая в себя представителей интегратора и представителей Заказчика в лице подразделений Документооборот и Информационные технологии, оперативно разработала с нуля процессы движения документов в компании и организовала работу на первом этапе с внутренними, входящими и исходящими документами всего за 3 месяца.

Результат от внедрения СЭД и итоги проекта

• Повышена эффективность работы с документами за счёт консолидации информации 
• об исполнении документа в одной карточке
• Выросла эффективность работы с хранилищем документов за счёт оптимизации структуры самого хранилища и настройки возможностей использования максимального количества поисковых папок 
• Сокращены риски несанкционированного доступа к документам, управление которыми теперь осуществляется через механизм управления безопасностью доступа в СЭД

Первый этап внедрения системы электронного документооборота позволил уйти от необходимости проведения непрозрачных согласований документов в общих сетевых папках, исключил возможность «пропуска» обязательных согласующих, обеспечил хранение версий документов и возможность проведения их согласований в несколько циклов.
Топ-менеджмент, руководители подразделений, а также другие работники компании, ответственные за согласование документов, получили удобный инструмент для быстрой, систематизированной и «прозрачной» работы с документами.

В рамках проекта эксперты интегратора реализовали около 20 уведомлений по различным событиям документов, в том числе об истечении сроков действия доверенностей, договоров, о регистрации документов и т.д.

Кроме того, в процессе внедрения СЭД реализована интеграция с модулем 1С Заказчика по получению данных из ЕГРЮЛ для создания контрагентов в СЭД ООО «ПроГород», что позволило избежать дублирования контрагентов в справочниках обеих информационных систем.

За период с июля по декабрь 2022 года с помощью СЭД:

• Согласовано 709 договорных документов, 1328 исходящих, 270 внутренних.
• Отправлено более 1000 заданий по ознакомлению с повесткой комитета.
• Мигрировано из других Систем более 11 000 документов.

Проектная команда продолжает активную работу по развитию системы и формированию плана доработок, составляющих основу бэк-лога развития системы.  В ближайшие месяцы проектная команда планирует реализовать несколько интересных интеграционных задач в рамках автоматизации сквозных бизнес-процессов (расширение интеграции СЭД – 1С, интеграция с порталом Почты России), завершить разработку дорожной карты по импортозамещению системы управления базами данных СЭД, настроить автоматизированную отчётность по исполнению и согласованию документов и решить многие другие задачи в части автоматизации документооборота в компании.

А. Никитин, ИТ-директор ООО «ПроГород»:

«Нам требовалось навести порядок во внутренних процессах, на тех участках, где они отсутствовали, – разработать их, наладить прозрачную работу с документами, поэтому мы обратились к экспертам на рынке для подбора оптимального решения и реализации необходимой нам функциональности. С выбранным партнёром мы формализовали процессы и настроили ИТ-систему под свои потребности. Работа велась очень интенсивно и продуктивно, с использованием принципов гибкой разработки. Перед нами стояла амбициозная задача – за менее чем три месяца внедрить, оттестировать систему и отдать в промышленную эксплуатацию, осуществив бесшовный переход процессов документооборота в компании в середине года. Мы настроили первоначальные процессы за пару месяцев и запустили систему в работу. Последующие полгода мы еженедельно обновляли систему, добавляли новую функциональность, о которой нас просили бизнес-пользователи, устраняли узкие места в процессах согласования документов. И мы продолжаем развивать систему в таком темпе благодаря команде партнёра и архитектуре платформы Docsvision, которая позволяет идти итерациями и масштабировать систему постепенно».

Партнёр

Системный интегратор (ранее ГК «Вебзавод»), на IT-рынке с 1997 года. Разрабатывает и внедряет программные комплексы, объединённые коммуникации, документооборот, автоматизирует бизнес-процессы.