Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»

• 14 сентября 2015
• Публикации в СМИ о СЭД Docsvision

Какие требования нужно предъявлять при выборе ИС компании, в которой наряду с традиционным документооборотом действует транзакционный документооборот? Начальник отдела разработки документов по делопроизводству, г. Петрозаводск

Владимир Андреев, «ДоксВижн»: В понятие транзакционного документооборота чаще всего включается оборот бухгалтерских и финансовых документов. Такие документы изначально создаются в системе управленческого учета (например в «1С:Предприятие») и должны соответствовать финансовым и учетным транзакциям. С другой стороны, кроме транзакционных документов к контракту относятся и множество сопутствующих документов: переписка с заказчиком, передаваемая по контракту техническая документация, протоколы испытаний и совещаний с заказчиком и др. Необходимо иметь возможность работать сразу со всем массивом документов, как транзакционных, так и не транзакционных. Для этого, выбирая СЭД, стоит включать в обязательные требования к ней наличие интеграции с использующейся вами системой управленческого учета.

В чем основные сложности и ошибки интеграции системы управления контентом и средств коллективной работы? Зав. канцелярией, г. Великий Новгород

Владимир Андреев, «ДоксВижн»: Как мы уже говорили, основной сложностью является переход от простых и гибких инструментов коллективной работы к жестким регламентам и шаблонам СЭД. Наиболее распространенные ошибки – попытки использовать традиционную СЭД для коллективной работы и, наоборот, использовать средства коллективной работы для реализации регламентов и шаблонов СЭД. В результате, в лучшем случае, остаются недовольными решением либо руководство, либо сотрудники, работающие в группах. Чаще всего это приводит к отказу одной из этих категорий персонала от использования решения и возврату к традиционным подходам. Однако решение есть, и мы реализовали его в последней версии DocsVision 5.4. Это – «упрощенная редакция» функциональности СЭД для сотрудников рабочих групп и переход к жестким шаблонам и регламентам только в тот момент, когда готовому документу нужно придать официальный статус. И работают в этом процессе не исполнители, а руководители, для которых и шаблоны, и регламенты понятны и естественны. Главное преимущество заключается в том, что в результате в базе данных СЭД оказываются не только официальные, но и все рабочие версии документов, и видно, кто участвовал в их разработке.