Журнал «Современные технологии документооборота и делопроизводства»

• 21 января 2015
• Публикации в СМИ о СЭД Docsvision

Какие механизмы контроля исполнения решений применяются в СЭД? Зав. канцелярией, г. Саратов.
Ольга Карачева, главный бизнес-аналитик «ДоксВижн»: В первую очередь, необходимо наличие функциональности, обеспечивающей работу контролеров. Например, должен быть реализован сценарий приемки результатов исполнения с возможностью возврата исполнителю на доработку. Рабочее место контролера должно обеспечивать возможность оперативной проверки всех необходимых атрибутов контролируемого поручения: своевременное наличие отчетов, документов, сформированных в ходе исполнения поручения.   Необходимы инструменты формирования  сводной отчетности о ходе исполнения поручения, особенно это востребовано в случае многоуровневой декомпозиции поручения на подчиненные.
Кроме того, важны механизмы, обеспечивающие регулярные напоминания заинтересованным лицам о приближении сроков исполнения поручений (это могут быть почтовые или SMS-уведомления, рассылаемые как исполнителям, так и контролерам или авторам поручений). Для тех же целей используется цветовая индикация в списке поручений тех, для которых приближается срок исполнения, либо уже просроченных.
Важным инструментом являются и всевозможные отчеты: как  статистические, так и оперативные. Например, отчет о приближающихся сроках исполнения поручений, отчет о соблюдении сроков исполнения каждым исполнителем, отчет о качестве исполнения поручений (например, на основе количества возвратов на доработку). 

Какие функции мобильных приложений СЭД используются в ходе заседаний? Секретарь отдела, г. Калининград. 
Михаил Захаров, руководитель продуктового направления «ДоксВижн»: В ходе заседания у сотрудника должно быть две возможности. Во-первых, уметь быстро ответить на вопрос по тем задачам, по которым он является ответственным. То есть нужен доступ к отчетам, результатам исполнения и статистике. А, во-вторых, должна быть возможность оперативно поставить задачу подчиненным сотрудникам или себе. Во время заседаний это важно, так как при постановке задачи в то время, когда она была озвучена, не теряется важная информация, которую можно забыть позднее. 

Может ли электронная подпись оказаться в руках злоумышленников, и чем это грозит бизнесу? Как себя обезопасить? Начальник отдела ДОУ, Смоленская область
Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»: Электронная подпись (ЭП) представляет собой набор данных, которые добавляются к документу и позволяют идентифицировать автора и неизменность документа относительно момента нанесения электронной подписи. ЭП распространяется вместе с документом и является открытыми данными, но для нанесения подписи необходим так называемый закрытый ключ ЭП, с помощью которого она формируется. Этот ключ является сугубо секретным, его утрата дает возможность злоумышленникам подделывать документы организации, и доказать их неподлинность будет невозможно, поэтому секретный ключ ЭП необходимо тщательно сохранять. Технология работы с ЭП такова, что генерируются секретные ключи всегда на компьютере пользователя, который будет его использовать. Удостоверяющий центр лишь заверяет (подписывает своим секретным ключом) симметричную пару секретного ключа – открытый ключ, который также может свободно распространяться. Секретный ключ никогда не передается по каналам связи и надежно хранится в специальном секретном хранилище ключей на компьютере пользователя. Без логина и пароля пользователя для доступа к локальному компьютеру злоумышленники не смогут получить доступ к секретному ключу, поэтому крайне важно обеспечивать надежный пароль для доступа к компьютеру пользователя, и ни в коем случае не оставлять его без присмотра. В этом случае обеспечение безопасности хранения секретного ключа ЭП ничем не отличается от профилактики доступа к другим персональным данным пользователя. Современные технологии позволяют хранить ключ на внешнем сменном носителе - смарт-карте, флешке, таблетке. На них ключ также хранится в зашифрованном виде, степень защиты определяется длиной и сложностью пароля и тем, насколько аккуратно пользователь хранит устройство. 

Должна ли СЭД решать бизнес-задачи, которые напрямую к документообороту не относятся? Руководитель Административного отдела, г. Санкт-Петербург
Владимир Андреев, президент компании «ДоксВижн»: Должна ли эти задачи решать СЭД или другие приложения - определяется при планировании архитектуры информационной системы организации. Однако стоит отметить, что современные СЭД позволяют автоматизировать большое количество разнообразных задач, которые выходят далеко за границы традиционного понимания задач документооборота. Номенклатура таких решений очень разнообразна: от решения задач административного управления до специализированных задач финансового, технического, банковского характера и т.д. Очень часто бывает так, что использование приложений на платформе СЭД позволяет избежать необходимости внедрения какой-либо специализированной системы в организации (например, отдельной платформы для автоматизации системы менеджмента качества). Это позволяет сэкономить ресурсы на покупке ПО, на обучении и поддержке дополнительной платформы в организации, а также упростить работу персонала в интегрированном решении. Однако выбор того, какие приложения на какой платформе автоматизировать, требует глубокого анализа в каждой конкретной организации.