Документооборот в муниципальном учреждении

Решение «Документооборот муниципального учреждения», разработанное ООО Компания «Сервис ТВ – Инфо», позволяет организовать на базе платформы Docsvision единый электронный архив документов, в небольших и средних муниципальных учреждениях. Решение позволяет проводить регистрацию входящих документов в организации, а также регистрацию в обособленных структурных подразделениях. Обеспечивает сканирование и хранение файлов, связывание различных документов между собой, проводить полнотекстовый и атрибутивный поиск, выгружать данные в ССТУ.РФ.

Бизнес-эффект

Ежедневно в государственные муниципальные учреждения поступает большое количество бумажных документов от граждан и юридических лиц, которые должны быть обработаны. Автоматизация процесса документооборота в учреждении позволяет снизить расходы на ручную обработку документов и ускорить её, а главное позволяет контролировать исполнение во избежание нарушения сроков рассмотрения, установленные законодательством РФ.

Функциональные возможности

Решение «Документооборот муниципального учреждения» включает в себя набор специализированных карточек («Обращения граждан», «Входящие от юридических лиц», «Служебные записки»), специализированные поисковые запросы и отчеты, автоматизированные процессы и уведомления. Решение позволяет автоматизировать процесс обработки обращения — от создания и исполнения задачи по документу до отправки ответа адресату.

При этом в решении настроено несколько ролей пользователей, для каждой из которых предусмотрены определенные функциональные возможности:

• Регистратор — создает обращения в системе.
• Исполнитель — участвует в исполнении задач по документам.
• Контролер — отслеживает ход обработки документов.
• Выпускающий делопроизводитель — регистрирует исходящий документ и отправляет его адресату.

Дополнительно в справочниках решения предусмотрен типовой классификатор обращений граждан, имеется функция экспорта данных обращений для отчетности государственных муниципальных учреждений в Администрацию Президента Российской Федерации (Портал ССТУ.РФ).

Процесс обработки документов в решении «Документооборот для муниципального учреждения» состоит из нескольких этапов.

Этап 1 – Регистрация входящих

Регистратор создает карточку «обращение гражданина» или «входящий от юридического лица» и заполняет все необходимые реквизиты, где на вкладке «Регистрация» указываются основные реквизиты документа.

Часть полей карточки заполняется автоматически:

• Рег. номер — формируется системой на основании нумератора.
• Дата поступления — автоматически подставляется текущая дата.
• Подразделение — автоматически указывается подразделение сотрудника, создавшего карточку
• Срок до и требует исполнения – автоматически подставляется дата исполнения в соответствии и видом создаваемой карточки.

Часть полей карточки проекта заполняется из справочников системы:

• Характер обращения – обозначает характер поступившего документа (Заявление, Жалоба, Письмо, Постановление)
• Носитель – обозначает как поступил документ.
• Статус ССТУ – статус документа для портала ССТУ.РФ
• Код вопроса – классификатор ССТУ.

Остальные поля карточки заполняются вручную.

Этап 2 – Распределение заданий

После подготовки карточки Регистратор или Глава создает задания на исполнения в соответствии с резолюцией, где в карточку задания копируется краткое содержание документа, срок исполнения и создается связь с карточкой документа и автоматически определяется вид создаваемого задания:

• На исполнение - если по документу требуется исполнение и назначен срок исполнения.

• На ознакомление - если по документу не требуется исполнение.

Этап 3 – Исполнение заданий

Исполнитель или Заместитель исполнителя, получает задание на исполнение, а также доступ к карточке документа по данному заданию. При необходимости исполнитель, регистрирует карточку в своем обособленном подразделении, нажимает кнопку «Зарегистрировать в ОП», создавая копию карточки, но с регистрационным номером обособленного подразделения. В родительской и дочерней карточках создаются встречные ссылки. Далее исполнитель либо сам выполняет работу по заданию, либо назначает исполнителей, создавая им задания.

Важно: Исполнители заданий следующего уровня работают над заданиями вне системы. Это связано с постепенным вводом сотрудников в работу в системе, и постепенным масштабированием системы в рамках учреждения, но задания все равно создаются на сотрудников, не работающих в системе, для напоминания контролеру о сроках исполнения.

Этап 4 – Контроль хода исполнения заданий

Структура папок «Отчеты» позволяет выявить информацию по обработке документов у которых:

• Срок исполнения истек
• Срок исполнения истекает сегодня
• Срок исполнения истекает через 3 дня
• Срок исполнения на дату

Этап 5 - Исходящий документ

Когда все сотрудники, указанные как исполнители в заданиях, исполнили задания по документу, он поступает на рассмотрение Выпускающему делопроизводителю, который сводит информацию в единый файл ответа, в бумажном виде подписывает у Главы.

Создает в системе карточку Исходящего документа из карточки входящего нажимая кнопку «Исходящий (Ответ на входящий)», прикладывая скан ответа к карточке. Из карточки входящего копируется информация о корреспонденте. Далее исходящий документ регистрируется, а файл ответа высылается заявителю.

Этап 6 – Импорт данных для ССТУ.РФ

Так же в данном решении следует уделить внимание модулю подготовки данных для последующего экспорта на портал ССТУ.РФ.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17.04.2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций», вступившим в силу с 1 июля 2017 года, государственные органы и организации обязаны ежемесячно представлять в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений, поступивших в их адрес от граждан и организаций. Эта информация должна размещаться ведомствами на закрытом информационном ресурсе портал ССТУ.РФ

Необходимые данные для выгрузки, в системе, попадают в определенную папку, откуда Ответственный специалист выбирает подготовленные карточки и нажимает кнопку «Отправить в ССТУ», на компьютере формируются файлы с данными из системы в формате. json для последующей загрузки на портал ССТУ.РФ.

О разработчике

ООО Компания «Сервис ТВ – Инфо» (г. Иваново) специализируется на комплексном подходе в реализации проектов в области информационных технологий для государственных учреждений и предприятий различных отраслей. Основные направления деятельности – разработка и сопровождение информационных систем, реализация инфраструктурных проектов. Имеет партнёрский статус Docsvision Certified Software & Service Partner.