Расширенное согласование для Docsvision 5
Прикладное решение «Расширенное согласование» — это простой и удобный инструмент для моделирования и реализации всех этапов процесса согласования документов. С его помощью можно создавать заранее настроенные маршруты, по которым идет документ. Для этого пользователю, который инициирует процесс согласования и подписания документа, необходимо просто заполнить специальную карточку. На основании этих данных «Расширенное согласование» сформирует маршрут движения документа от участника к участнику в нужной последовательности.
Решение организовано понятно и логично, что позволяет легко настраивать и адаптировать маршрут движения документа в случае, если возникает такая потребность.
Созданные шаблоны маршрутов легко встраиваются в любое решение на платформе Docsvision, построенное на базе «Управления документами».
Ключевые преимущества модуля
- Простой интерфейс. Единое окно для настройки всех этапов одного маршрута. Возможность указать соответствие шаблона маршрута сочетанию любых параметров документа (вид, пользователь и пр.).
- Удобный запуск согласования. Пользователь может до запуска ознакомиться с маршрутом согласования, добавить в него участников по своему усмотрению.
- Гибкие настройки процесса согласования. Система позволяет определить возможности участников: по видам принимаемых решений, праву создавать версии файлов, добавлять дополнительных согласующих лиц. Кроме того, администратор имеет возможность выбрать условия повторного согласования.
- Широкие возможности участников процесса. Каждый из задействованных пользователей может ознакомиться с решениями предыдущих согласующих и сравнить версии документов. Инициатор процесса имеет возможность как исключать участников согласования, так и добавлять дополнительных.
- Возможность выполнения заданий согласования в Легком клиенте, Ассистенте для Android.
Техническая реализация
Модуль устанавливается с помощью инсталляционной программы, которая загружает в базу данных все необходимые объекты. После этого в базе данных появляется доступ к средствам настройки согласований (шаблона карточки согласования).
Основные возможности решения
Настройка последовательности следующих видов этапов согласования
- «Рецензирование». Дает возможность участнику процесса согласования написать свой комментарий к документу, не создавая новой версии файла.
- «Утверждение». Дает возможность участнику процесса согласования согласовать либо отклонить документ, а также написать свой комментарий к документу, не создавая новой версии файла.
- «Редактирование исходного документа». Аналогично этапу «Утверждение», но добавляется возможность создания своей версии файла.
- «Подготовка итогового документа». Аналогично этапу «Редактирование исходного документа», однако в этом случае создаваемая пользователем версия становится основным рабочим документом и отправляется на согласование к следующему участнику.
- «Обработка замечаний». Этап дает участнику возможность консолидировать рабочие документы, здесь можно сравнить версии файлов и приложить новую.
- «Подписание». Аналогично этапу «Утверждение», однако по итогам этапа участнику следует «Подписать» или «Не подписать» документ. В случае если документ подписан, производится подписание ЭЦП карточки документа и вложенных файлов с сохранением в журнале подписей согласуемого документа.
Настройка этапов
При настройке этапов доступно определение следующих параметров:
- Маршрутизация (внутри этапа)
- Последовательная
- Параллельная
- Условия повторного согласования (если состоялось согласование участника на предыдущем цикле)
- Всегда пересогласовывать
- Всегда не пересогласовывать
- Пересогласовывать, если были изменены основные файлы
- Добавление дополнительных согласующих при отказе
- Разрешено
- Запрещено
- Изменение состояний карточки согласуемого документа
- При начале этапа
- При положительном исходе (все участники согласовали)
- При отрицательном исходе (хотя бы один участник не согласовал)
Настройка для всего маршрута
При настройке маршрута доступно определение параметров:
- Срока согласования при первичном рассмотрении;
- Срока согласования при вторичном рассмотрении;
Срока автоматического согласования.
Настройка последовательности согласования
Маршрут согласования всегда состоит из ряда последовательных этапов. Этап может быть пропущен только если:
- В этапе нет участников;
- Участники этапа согласовали документ в предыдущем цикле и настроен автоматический пропуска таких участников.
Внутри каждого этапа маршрутизация может быть последовательной или параллельной.
Определение участников согласования
Для каждого этапа определяется набор шагов. В качестве параметра шага может быть выбран:
- Конкретный пользователь.
- Роль (из справочника сотрудников). Участники роли получают альтернативные задания, причём при повторных циклах задание согласования будет попадать к тому же пользователю, который выполнил задание в первый раз.
- Динамическая роль (из Конструктора ролей). Позволяет настроить автоматическое вычисление в маршруте согласующего из любого поля документа, их руководителей, руководителей указанных подразделений и т.д.
Определение области использования маршрута
С помощью «Расширенного согласования» можно отправить документ по одному из созданных ранее маршрутов. После заполнения карточки документа система предлагает пользователю маршрут, который соответствует заявленным данным. Это позволяет конкретизировать использование маршрута в зависимости от любых исходных параметров (вида, автора, подразделения и т.д.).
Выполнение согласования
Все участники согласования, независимо от настроек этапов, имеют возможность:
- Смотреть решения, комментарии и версии документов от предыдущих участников согласования;
- Смотреть печатную форму листа согласования;
- Сделать сравнение рабочей (т.е. предлагаемой к согласованию) версии документа с любой другой версией;
- Выполнять стандартные возможности задания: делегировать согласование, создать подзадачу. При делегировании сохраняется информация о том, кто фактически принял решение по документу.
Отслеживание согласования
Инициатор согласования может:
- Просматривать ход согласования, решения, комментарии и версии участников;
- Распечатать лист согласования (как печатную форму карточки согласования);
- Приостановить согласование для доработки файлов;
- Отменить согласование.
Скриншоты
Выбор маршрута согласования доступен из карточки документа
Интерфейс запуска согласования пользователем. Есть возможность добавления дополнительных участников к преднастроенным
Задание на согласование. Можно работать с версиями файлов
Участник согласования может при несогласовании добавить дополнительных согласующих лиц в маршрут
Согласование на доработке после отрицательного результата этапа. Отображается ход согласования
Можно посмотреть новые версии, сравнить их с рабочей
Можно скорректировать маршрут согласования: добавить новых участников, исключить тех, у кого были неустранимые замечания
Задание согласования для Роли приходит всем участникам роли альтернативно. Сотрудник, первый выполнивший задание согласования, будет принимать участие в повторных циклах.
Инициатор может самостоятельно прервать текущее согласование, вернув документ на доработку до последующего перезапуска.
Настройка маршрута администратором. Добавление этапа и настройка его параметров.
Настройка условий отображения маршрута для того или иного документа
Приложение предоставляется в виде дистрибутива и может использоваться как готовое приложение, а также для построения более сложного проектного решения.
Поставка решения может производиться как ЕСМGroup.Pro, так и любым партнером Docsvision
при заключении соответствующего договора с разработчиком.
Решение поддерживается Разработчиком. Процесс обновления аналогичен первичной установке решения. Необходимо обновить клиентские библиотеки на каждой рабочей станции.
В состав поставки решения входят:
- Набор xml-объектов (карточки, бизнес-процессы);
- Инсталлятор (с набором клиентских и серверных dll-библиотек);
- Руководство администратора;
- Руководство пользователя.
Прайс-лист:
Базовая (до 25 пользователей) и расширенная (до 100 пользователей) редакция — 92 400 тыс. руб,
Корпоративная редакция (до 50 000 пользователей) — по запросу