Администрация города Магнитогорска

  • Магнитогорск
  • Государственный сектор
Описание проекта

Особенности проекта 

Переход на безбумажный документооборот. СЭД DocsvisionСкачать краткое описание проекта, pdf (620 Кб)В рамках проекта, реализованного в Администрации в конце 2018 года, обеспечена мобильность работы руководящего состава в системе электронного документооборота. Руководство Администрации, включая Главу города, выносят резолюции, согласовывают и подписывают документы в электронном виде.

Уход от бумаги в этих процессах позволил сократить их длительность до нескольких секунд, ускорить принятие решений. В день на руководство поступает более 500 документов на рассмотрение и подпись, и в электронном виде их обработка выполняется оперативно, даже при удаленной работе. 

К началу 2018 года к СЭД Администрации на платформе Docsvision 5.4 подключено более 1000 сотрудников и 14 муниципальных подразделения. Дополнительно в рамках системы были реализованы две подсистемы для автоматизации критичных для Администрации процессов.

  • Подсистема «Дорожные карты» обеспечивает контроль исполнения планов различных мероприятий и инициатив за подписью Главы города.
  • Подсистема «Обращения граждан» помогает вести учёт обращений граждан в Администрацию и автоматизирует процесс подготовки ответов на них.

Администрация Магнитогорска 

Администрация Магнитогорска оказывает государственные и муниципальные услуги бизнесу и гражданам, участвует в реализации национальных проектов, решает вопросы инвестирования и формирует комфортную городскую среду, осуществляет муниципальный контроль. Администрация насчитывает более 1000 сотрудников и включает более 14 муниципальных подразделений и принадлежащих городу хозяйствующих субъектов, находящихся в разных зданиях.

Предпосылки проекта 

После основного внедрения системы в начале 2018 года, потребовалось обеспечить мобильность работы руководящего состава Администрации с документами. Задача нового проекта - упростить и ускорить функции, выполняемые начальниками органов, заместителями и непосредственно Главой города в СЭД - как со стационарных рабочих мест, так и с мобильных устройств. 

Ход проекта внедрения СЭД

Первый этап

  • В январе 2018 в Администрации внедрена система документационного обеспечения управления на базе Docsvision 5.4;
  • Настроен внутренний юридически значимый электронный документооборот с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), в том числе согласование проектов нормативно-правовых актов и исходящих писем за подписью главы и заместителей главы города; 
  • Подключены 14 подведомственных муниципальных предприятия и хозяйствующих субъекта.

Web-клиент Docsvision – второй этап 

Обеспечена мобильность работы всего руководящего состава администрации города в СЭД. 

Легко настраиваемые конструкторы позволили реализовать требуемую функциональность в конкретном решении, с возможностью в дальнейшем вносить изменения в конфигурацию практически без программирования. В web-клиенте Docsvision были важны такие функции, как просмотр файлов без открытия их в приложении, применение квалифицированной ЭП.

Рис. 1. Стартовая страница веб-клиента Docsvision.

Подсистема «Дорожные карты»

Решена задача по организации создания и контроля исполнения дорожных карт (планов мероприятий) за подписью главы города. Формируется отчётность по исполнению. 

Рис. 2. Отчёт по исполнению дорожных карт. 

Подсистема «Обращения граждан» 

Доработана (в начале 2019 г.) подсистема «Обращения граждан», а именно:

  • Доработаны карточки документов «Обращения граждан», «Ответ на обращение»,
  • Реализовано формирование отчетности по обращениям граждан; импорт данных на портал ССТУ.РФ,
  • Отправка ответа заявителю на e-mail из АС ДОУ Docsvision,
  • Доработан для всех документов вывод на печать листа согласования с отображением штампов УКЭП,
  • Реализован вывод штампа УКЭП на бланках документов при печати. 

Рис. 3. Задание в системе, созданное по итогам обращения.

Рис. 4. Данные отчёта по обращениям граждан, с аналитикой по разным категориям. 

Эффект от внедрения

С внедрением СЭД в Администрации Магнитогорска в 2018 году сократилось время согласования документов, усилился контроль за исполнением поручений в электронном виде, документооборот города стал прозрачным. Сократилось время взаимодействия с подведомственными организациями и хозяйствующими субъектами. Кроме того, снизились затраты на бумагу и обслуживание оргтехники. 

По результатам внедрения веб-клиента Docsvision в конце 2018 года: 

  • Обеспечена мобильность работы всего руководящего состава администрации города в СЭД; 
  • Сокращено время подписания и согласования документов до 2 секунд, утверждение резолюций занимает не более 5 секунд;
  • Уменьшено количество просроченных заданий.

О проекте в цифрах

  • Более 700 документов или заданий на рассмотрение/согласование приходится ежедневно на руководящий состав
  • 1000 пользователей системы
  • Объем данных в системе ~350 Гб

Партнер проекта - компания «Парадок» (г. Екатеринбург) - Docsvision Certified Solution Partner Gold, имеет дополнительный статус «Центр технологической компетенции». Специалисты компании имеют глубокий опыт адаптации Docsvision под специфику клиента, в том числе в административном делопроизводстве госсектора. Среди клиентов компании - городские администрации, подведомственные учреждения и МФЦ.

Партнер
Парадок
Парадок