Заказать демо

Администрация города Полярные Зори

  • Полярные Зори
  • Государственный сектор
  • Год начала проекта: 2012
Дополнительно

Администрация города Полярные Зори с подведомственной территорией — исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления. В структуру администрации входят 17 подразделений. Общая численность — 58 человека, в том числе глава — 1 чел., муниципальных служащих — 51 чел., технического персонала — 6 человек. Кроме того, администрации подчинены 17 муниципальных учреждений и организаций. Основные функции по обеспечению функционирования единой системы делопроизводства и документооборота, а также организации работ по информационно-программному обеспечению администрации выполняет отдел муниципальной службы и кадров общей численностью 6 человек. Отдел возглавляет управляющий делами администрации.

Описание проекта

Большой объем документов и желание ускорить управленческие процессы привели заказчика к потребности внедрения высокотехнологичной платформы, тем самым автоматизировать систему делопроизводства и документооборота и повысить эффективность деятельности органа местного самоуправления. Кроме того, заказчик руководствовался Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и использует имеющиеся возможности для развития и оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Выбор заказчика в пользу системы Docsvision основан на ряде существенных преимуществ, озвученных специалистами ИТ Консалтинга (Группы компаний IT Полюс) в ходе пресейловых мероприятий:

  • Соотношение цена и возможности системы;
  • Стоимость внедрения для начала работы с системой;
  • Дружественный и практичный интерфейс решения, предложенного ИТ Консалтингом (Группой компаний IT Полюс);
  • Быстрая схема развертывания системы;
  • Широкие возможности, заложенные в платформу системы;
  • Поэтапный подход к развитию системы;
  • Гибкость настроек без программирования, что обеспечивает возможности доработки системы силами имеющихся штатных ИТ-специалистов.

Партнер «ДоксВижн», ИТ Консалтинг (Группа компаний IT Полюс), в течение 20 дней развернул решение «Простая канцелярия» — «легкое» решение, разработанное ИТ Консалтингом (Группой компаний IT Полюс) на базе стандартных приложений системы Docsvision «Делопроизводство» и «Управление процессами», включающее все необходимые функции для ведения базовой канцелярии и управления процессами.

В рамках решения были настроены роли пользователей для разграничения прав доступа к документам и другим объектам системы: «Регистратор», «Руководитель» и «Исполнитель», основные виды документов и возможности их регистрации, поиска в системе. Реализована возможность создания бизнес-процессов «На рассмотрение», «На ознакомление», «На исполнение» и контроля исполнительской дисциплины. В системе регистрируется более 500 документов в месяц и более 6000 документов в год.

В результате проекта Администрация получила легкое и функциональное решение, стандартизирующее деятельность сотрудников, позволяющее увеличить скорость принятия управленческих решений и уровень исполнительской дисциплины. Кроме того, в дальнейшем, при возникновении потребности расширения функционала системы, ИТ-специалисты Администрации смогут дорабатывать и конфигурировать платформу самостоятельно.

В перспективе администрация планирует развитие системы: переход на расширенную редакцию платформы Docsvision с увеличением количества клиентских подключений, подключение удаленных клиентских мест — филиалов головной организации. В 2013 году также будет настроена автоматизация загрузки больших объемов документов в систему, формирование архива документации, внедрение системы построения отчетов по корреспонденции и пользовательским задачам, что откроет новые возможности работы в системе.

Партнер
ИТ Консалтинг (Группа компаний «IT Полюс»)
ИТ Консалтинг (Группа компаний «IT Полюс») - Основные компетенции: 1. Реализация проектов по внедрению систем электронного документооборота и управления деловыми процессами в исполнительных и законодательных органах государственной власти, органах местного самоуправления, учреждениях сектора государственного управления, на коммерческих предприятиях. 2. Качественное постпроектное сопровождение систем управления документами и бизнес-процессами, включая консультирование по предметной области. 3. «Лёгкие» типовые решения для быстрого запуска автоматизированных процессов управления документами 4. Интеграция систем электронного документооборота с другими автоматизированными системами: управления финансово-хозяйственной и производственной деятельностью организаций, электронного обмена документами, поддержки бизнес-процессов и организации межведомственного взаимодействия. 5. Управление обработкой, оцифровкой и хранением бумажных документов: потоковое сканирование, штрих-кодирование, структурирование, ретроконверсия, организация электронных архивов. 6. Автоматизация процессов управления заявками на сервисное обслуживание для разных отраслей: информационные технологии, ЖКХ, обслуживание автотранспорта и промышленного оборудования. Типовые решения: 1. «Журнал регистратора» - эффективный вариант автоматизации делопроизводства небольших организаций за минимальную цену. 2. «Простая канцелярия» - оптимальный выбор для управления бизнес процессами организации и переходу к «электронной» форме ведения дел. Позволяет формировать документы и поручения по ним, а также контролировать процесс исполнения заданий исполнителями в «один клик». 3. «Потоковый ввод документов» - автоматическое формирование типовых регистрационных карточек в системе электронного документооборота с последующим прикреплением к ним поступивших в канцелярию документов. Упрощает работу по регистрации документов, сокращает временные затраты за счёт исключения ручной работы и ошибочных действий «Электронный архив» - система упорядоченного хранения, обеспечивающая ввод (сканирование), верификацию, архивацию и поиск оцифрованных образов документов. 4. «Управление архивом» - автоматизирует обработку больших объёмов документов средствами системы электронного документооборота. Полностью совместимо с решением «Простая канцелярия» и может являться его частью либо быть самостоятельным решением, настраиваемым под потребности конкретной организации. Отраслевые предложения: 1. Автоматизация документооборота в органах местного самоуправления. 2. Автоматизация документооборота в небольших компаниях. 3. Организация электронных архивов документации регламентированного (бухгалтерского, кадрового) учёта.
Отзыв заказчика