Демо-центр

Администрация городского округа Верхняя Пышма

  • Верхняя Пышма
  • Государственный сектор
  • Год начала проекта: 2016
Дополнительно

Верхняя Пышма —город-спутник, расположенный в 1 км к северу от Екатеринбурга, на восточном склоне Среднего Урала. Численность населения городского округа более 83 000 человек. Городской округ Верхняя Пышма, в состав которого входят 25 населенных пунктов, обладает развитой инфраструктурой и промышленностью.

Описание проекта

Предпосылки автоматизации документооборота 

Документооборот в администрации ГО Верхняя Пышма регулируется двумя утверждёнными нормативными документами*:

1.    Правила делопроизводства в администрации ГО Верхняя Пышма

2.    Инструкция по делопроизводству в администрации ГО Верхняя Пышма

Принятая модель подразумевает контроль за документом с момента его поступления, централизацию контрольных функций и единые нормы документооборота.

*Подобные этим документы должны быть приняты в любой организации, особенно в органах власти. Этими инструкциями утверждаются бланки, которые подгружаются в СЭД, структура органа – это наполнение справочника и выстраивание вертикали по подчиненности (для СЭД – формирование отчетов, определение регистраторов и т.д). Кто и в каком порядке согласует документы – также определяется инструкцией по ДП.

До внедрения системы электронного документооборота организация делопроизводства осуществлялась традиционным методам - ведением журналов, обеспечивающих бумажный документооборот. 

Нежелательными последствиями этого были: 

•    отсутствие должного контроля за содержанием исходящих документов,

•    двойная регистрация документов в подразделениях,

•    слабый контроль исполнения (внутренних распоряжений, сроков ответов на письма и т.д.). Необходим был инструмент оценки исполнительской дисциплины.

В 2016 году было принято решение внедрить систему электронного документооборота, которая решила бы все эти задачи. Из рассматриваемых вариантов была выбрана платформа Docsvision и решение «Административное делопроизводство» на её базе – разработка компании-интегратора «О3». В отличие от конкурирующих систем, оно обладало наиболее полной готовой функциональностью.

Внедрение проходило в несколько этапов под руководством отдела по организационной работе и контролю администрации.

Этапы внедрения СЭД

Структурно автоматизация работа с документами была реализована сначала в администрации, Думе и основных подразделениях, а затем в документооборот включены дополнительные подразделения.

 

Типы документов законодательного и исполнительного (в т.ч., его структурных подразделений) органов власти в СЭД 

Готовое решение, учитывающее специфику административного делопроизводства, существенно увеличило скорость внедрения. Полный цикл внедрения длился около года.

Этап 1 - Внедрение

•    После первичной настройки системы (необходимых справочников, видов документов, нумераторов), было проведено обучение трёх сотрудников ответственного отдела по организационной работе и контролю и запущена тестовая эксплуатация в отделе. Для сопровождения системы выделен специалист заказчика (выполняет функцию первой линии техподдержки).

•    После настройки системы по конкретным сформированным требованиям (в т.ч. по формам бланков документов и штатных отчетов) специалистом было проведено уже групповое обучение сотрудников, и началась тестовая эксплуатация, которая продлилась 3 месяца.

Этап 2 - Масштабирование и дальнейшая настройка

•    Масштабирование системы на все подразделения, включая подведомственные учреждения

•    Донастройка системы по итогам тестовой эксплуатации, внедрение дополнительных отдельных функций

•    Настройка подсистемы «Услуги», обеспечивающей реализацию Федерального закона 210-ФЗ «О предоставлении государственных и муниципальных услуг»

Итоги проекта внедрения системы на базе новейшей версии платформы Docsvision 5.4 

•    Подключены все необходимые сотрудники администрации в т.ч. учреждений и удаленных подразделений – более 150 пользователей

•    Настроен почтовый клиент Docsvision с расширенными функциями

•    Разработаны формы дополнительных отчетов. К примеру, это отчеты по мониторингу деятельности структурных подразделений (создание документа, подписание, согласование, поступило документов), отчет по исполненным документам в разрезе подчиненности (по структуре) – именно документов, не поручений. Выведен отчет по рассмотрению материалов, зарегистрированных в КУСП (КУСП – книга учета сообщений о правонарушениях) и поступивших для рассмотрения должностными лицами органов местного самоуправления по административному законодательству субъекта РФ. 

•    Настроено автоматическое заполнение отчета по обращениям граждан по шаблону согласно методическим рекомендациям администрации Президента РФ. 

•    Настроены специальные бланки документов для подразделений администрации

•    Загружен архив распорядительных документов из файловых папок. С 2010 года их накопилось приблизительно по 3000 шт. в каждом году. 

•    Изменена логика маршрутизации согласований (автоматическое пересогласование)

•    Формирование реестров для отправки корреспонденции, исходя из указанного в карточке способа доставки

Статистика из СЭД по объёму документооборота за 2016 год

Входящие: 14 000

Исходящие: 12 500

Внутренние: 2 500

Распорядительные: 2 000

Итого документов: 31 000

Выполнено поручений: 54 000 

Проведено согласований: 10 000

Результаты внедрения СЭД - новые возможности:

  • Внедрение СЭД в полном объёме решило все делопроизводственные задачи: подготовку и регистрацию документов, контроль за их исполнением, поиск, хранение и справочную работу по массиву документов
  • Обеспечено правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации
  • Налажен контроль за соблюдением стандартов на документы, мониторинг работы конкретного специалиста
  • Появились инструменты получения статистики по документам по требуемым параметрам

Перспективы развития проекта 

Планируется доработка механизмов согласования для большей автоматизации работы сотрудников, внедрение модулей управления совещаниями, штрихкодирования и потокового сканирования документов. Требуется интеграция с информационной системой Управления архитектуры и градостроительства, а также работы по повышению быстродействия системы - сказывается слабая инфраструктура (сервера и сети в удаленных подразделениях).

Отзывы участников проекта

Самитова Галина Владимировна, начальник отдела по организационной работе и контролю администрации городского округа Верхняя Пышма: «Система документооборота –это инструмент для достижения цели по созданию единого механизма, каждый элемент которого работает правильно и быстро. После внедрения СЭД нами полностью реализована функция управления документами, а не наоборот. Как говорится, аппетит приходит во время еды, и внедрение СЭД стало стимулом для повышения корпоративной культуры сотрудников, и наши «горизонты» расширились. Ну а впереди перед нами - новые управленческие задачи, которые можно решить, только используя СЭД».

Марк Марков, заместитель директора компании «О3»: «Проект автоматизации документооборота муниципального управления Городского округа Верхняя Пышма отличался особенной заинтересованностью заказчика в успешном результате. В ходе внедрения специалисты заказчика корректировали схему работы с документами, были выпущены организационно-распорядительные документы, формализующие принципы взаимодействия участников процесса. Благодаря нашей совместной слаженной работе с заказчиком все подразделения начали работать с системой уже через несколько месяцев, а благодаря заинтересованности главы Администрации городского округа Верхняя Пышма, еще через несколько месяцев удалось значительно повысить исполнительскую дисциплину сотрудников».

Партнер
Docsvision
Docsvision - Cоздатель и разработчик одноимённой платформы Docsvision, предназначенной для управления документооборотом и бизнес-процессами.