Кыргызский Инвестиционно-Кредитный Банк
Бишкек
Банки и финансы
Год начала проекта: 2023
Кыргызский Инвестиционно-Кредитный Банк (КИКБ) был создан в 2001 году как совместное предприятие Международной финансовой корпорации (IFC), члена Группы Всемирного банка, и правительства Кыргызстана с целью содействия развитию экономики и привлечения иностранных инвестиций в Кыргызстан. По состоянию на декабрь 2023 года в Банке работает около 1500 сотрудников, Банк имеет 26 филиалов по всей стране, из них 11 подразделений находятся в г. Бишкек.
Кыргызский Инвестиционно-Кредитный Банк (КИКБ) уделяет большое внимание содействию устойчивому развитию и социальной ответственности, реализовал инициативы по поддержке проектов по возобновляемым источникам энергии, охране окружающей среды и программ финансовой грамотности, активно участвует в расширении прав и возможностей женщин посредством своих различных инициатив и партнёрств.
С 2012 г. КИКБ начал активно инвестировать в цифровую инфраструктуру и услуги. Сначала были внедрены клиентские онлайн и мобильные банковские приложения. Далее Банк стал проводить цифровизацию внутренних процессов.
В 2022 году КИКБ принял решение о создании электронного архива документов. После изучения различных решений и проведения конкурса Банк остановил свой выбор на платформе Docsvision, внедрение которой должны были провести сотрудники локального партнёра вендора – ОcОО «ДАОГруп».
В ходе обследования процессов Банка специалисты ДАОГруп предложили сначала остановить поток бумажных документов и только после этого приступить к оцифровке архива. Руководство Банка согласилось с тем, что на первом этапе нужно запустить Систему электронного документооборота и перевести процессы создания, согласования, исполнения документов и контроля этих процессов из бумажного в электронный формат.
Ожидания от внедрения СЭД
- Сокращение затрат на расходные материалы, необходимые для бумажных документов
- Увеличение скорости обработки документа от момента его формирования до исполнения
- Прозрачность процесса согласования и контроль исполнения
- Снижения рисков потери документа и его несвоевременного исполнения
- Уменьшение трудозатрат на подготовку и поиск документов
- Хранение документов в цифровом формате (электронном архиве)
Решение
Этот Проект был первым опытом внедрения СЭД как для сотрудников ДАОГруп, так и для Банка. Внедрение проходило по технологии Agile.
После принятия решения о внедрении СЭД Банк планировал оцифровать документы только одного подразделения — общего отдела. Однако в ходе обследования и после представления Банку прототипа электронного документа «аппетиты выросли», и на первом этапе Проекта сотрудники ДАОГруп разработали и внедрили в пилотных подразделениях Банка 25 различных документов, консолидированных в 12 журналах (документы 1го этапа), причём Банк выбрал документы, с которыми так или иначе может работать каждый сотрудник Банка. Внедрение вышеуказанных электронных документов в подразделениях, не входящих в список пилотных, сотрудники Банка провели самостоятельно.
На сбор и согласование бизнес-требований было затрачено 4 месяца, два месяца заняла разработка документов в соответствии с этими требованиями и 3 месяца — тестирование и доработки. Причём в ходе проведения тестирования реализованных документов сотрудники Банка «находили» более оптимальный или удобный вариант работы с этим документом, и сотрудники ДАОГруп «на лету» вносили изменения в настройки СЭД, чтобы удовлетворить потребности Банка.
Несмотря на многочисленные доработки и изменения (около 90% документов в момент запуска в опытную эксплуатацию в большей или меньшей степени отличались от описанных в бизнес-требованиях), через 9 месяцев 25 электронных документов были запущены в работу в пилотных подразделениях Банка, а через 3 месяца СЭД переведена в продакшн во всех подразделениях Банка.
Этапы проекта
- Сбор информации и согласование бизнес-требований
- Разработка документов первого этапа в соответствии с бизнес-требованиями
- Тестирование и доработки документов
- Опытная эксплуатация
- Перевод в промышленную эксплуатацию документов первого этапа (25 видов) во всех подразделениях Банка
Результат от внедрения СЭД и итоги проекта
Все ожидания от внедрения СЭД оправдались. Процессы работы с документами оптимизированы.
Поэтому Банк готов развивать Систему и переводить в электронный формат все используемые в работе документы, а также провести интеграцию СЭД с 1С и облачной ЭЦП и внедрение электронного архива.
