Как модернизировать СЭД в компании – кейс Ведомственной охраны железнодорожного транспорта

На вебинарах серии «История успеха Docsvision» мы рассказываем о возможностях платформы и подтверждаем их в кейсах клиентов: какие именно функции были востребованы, какие бизнес-задачи решили.

Даже по первым результатам проекта в Ведомственной охране железнодорожного транспорта в течение квартала было заметно сокращение объёма бумаги на столах сотрудников. Уменьшилось число совещаний и встреч для решения поставленных задач. Процессы стали прозрачными, так как в системе работают как первые лица организации, самостоятельно, без помощи секретарей, так и рядовые сотрудники.

Результаты использования Docsvision в Ведомственной охране железнодорожного транспорта:

1. Процессы согласования стали более прозрачными и контролируемыми. Уменьшился объём бумажных документов. Появился механизм контроля истории изменений документов.
2. Система электронного документооборота на платформе Docsvision позволила организовать на предприятии единое место регистрации входящих и исходящих документов. Найти документ стало проще.
3. Сократился объём ручных операций по обработке документации.
4. Благодаря тому, что маршруты согласования документов определяются автоматически системой, исключена возможность отсутствия в согласовании сотрудника из обязательного списка согласующих лиц.
5. Документооборот и внутренние процессы стали более прозрачными.
6. Повысилась исполнительская дисциплина.
7. Внедрение системы электронного документооборота позволило руководству предприятия работать с документами не только находясь на территории управления, но и в командировках. Это является актуальным и для рядовых сотрудников, особенно в условиях пандемии COVID-19.

Андрей Мамаев, начальник службы связи и информационных технологий Ведомственной охраны железнодорожного транспорта, поделился опытом модернизации системы электронного документооборота. Он рассказалт о проекте, задуманной функциональности и вовлечении сотрудников. На вебинаре дали практические рекомендации, как организовать цифровую трансформацию на предприятии наиболее эффективно.

О чём участники узнали на вебинаре?

• Как система электронного документооборота может решить основные проблемы, с которыми сталкивается предприятие в случае использования традиционного подхода в делопроизводстве.
• Основные виды документов и процессы, работа с которыми может быть трансформирована в электронный вид.
• Как использование системы электронного документооборота позволяет повысить исполнительскую дисциплину на предприятии, сделать прозрачным для руководителя контроль исполнения поставленных поручений, в том числе дистанционно
• Как сделать переход от бумажного к электронному документообороту комфортным для сотрудников предприятия и с какими еще нюансами можно столкнуться при внедрении СЭД
• Примерные сроки, в которые обычно выполняется внедрение системы электронного документооборота.
• Получить ответ на следующий вопрос: «А если предприятие имеет территориально-распределённую структуру, в которой каждый филиал имеет свою специфику обработки документов, возможно ли распространить систему электронного документооборота на все нижестоящие подразделения?»
• Преимущества внедрения СЭД Docsvision на примере конкретного предприятия, обработка документов которого выполняется в электронном виде уже более 10 месяцев с момента запуска системы.

Кому был полезен вебинар?

• Руководителям канцелярии, специалистам и руководителям проектов по внедрению, планирующим автоматизировать управление документами и бизнес-процессами;
• IT-директорам, CDTO и менеджерам проектов цифровой трансформации;
• IT-архитекторам и руководителям проектов по автоматизации бизнеса.

Спикеры

Алексей Рождественский
Эксперт по продукту «ДоксВижн»

Вы также можете подробнее ознакомиться с специальным комплексным решением для организации электронного документооборота от компании «Смарт-Докс», созданном на базе платформы Docsvision.

Готовое решение