20 октября 2025
Обновлённый модуль расширяет возможности Docsvision для настройки сложных шаблонов текстовых документов и электронных таблиц.
Новые модули для создания СХЭД на платформе Docsvision
- Алексей Рождественский
- 21 октября 2025
- История изменений Docsvision
- Возможности платформы СЭД/ECM
- Электронный архив
Для платформы Docsvision обновлён модуль «Управление архивом» и выпущен новый модуль «Долговременный архив». Модули интегрированы друг с другом и позволяют создавать системы хранения электронных документов (СХЭД) в соответствии с правилами Росархива, установленными приказом № 77 от 31.07.2023.
Модуль «Управление архивом» обеспечивает в Docsvision хранилище документов со сроком хранения до 10 лет, а модуль «Долговременный архив» – хранение сроком свыше 10 лет.
Новые возможности модуля «Управление архивом»
Утверждение номенклатуры дел приказом. После формирования номенклатуры на предстоящий год пользователь нажимает кнопку «Утвердить приказом», и система сформирует карточку приказа, которую можно отправить на согласование и подписание. Подробнее о новой функции можно узнать в документации.
Автоматическое выделение дел к уничтожению по истечению сроков хранения. Бизнес-процесс в платформе Docsvision ежедневно осуществляет поиск карточек дел с истёкшим сроком хранения и устанавливает для них признак «Выделено к уничтожению».
Расширен список готовых карточек. В него добавлены карточки «Том», «Фонд», «Опись» и «Архивный документ». Помимо этого, расширен набор реквизитов для карточки «Архивное дело».
Добавлены новые справочники «Места хранения» и «Сроки хранения», которые можно заполнить и при создании дел в номенклатуре выбирать значения из них.
Для работы с номенклатурой дел появилось дополнительное рабочее место архивиста. Номенклатура дел в нём отображается в разрезе фондов, описей, дел и томов. Подробнее можно узнать в документации.
Возможности нового модуля «Долговременный архив»
Модуль расширяет возможности номенклатуры дел и позволяет вести её сразу от нескольких юридических лиц. Для каждого юрлица можно создать свои разделы и дела в номенклатуре.
Модуль расширяет набор реквизитов для карточки «Архивное дело», добавляя в неё возможности для долговременного хранения документов в соответствии с правилами из приказа № 77 от 31.07.2023 Федерального архивного агентства (Росархива) «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
В модуле уже есть заполненный справочник «Срок хранения», значения из которого можно выбирать в карточке «Дело». Справочник наполнен типовыми статьями хранения со сроками хранения в соответствии с приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Модуль позволяет автоматически формировать акты приёма-передачи дел в архив по каждому подразделению, в котором были найдены подходящие для передачи дела. Созданные акты можно отправить на согласование ответственным сотрудникам от соответствующих подразделений. Далее архивист подписывает акты и осуществляет приемку дел в архив на долговременное хранение. Параллельно с этим модуль автоматически конвертирует принятые документы в карточки вида «Архивный документ» и упаковывает все файлы, приложенные к документам, и связанные с ними электронные подписи в контейнеры долговременного хранения в формате ZIP-архива.
Модуль позволяет формировать заявки на выдачу и возврат дел из долговременного архива. В карточке «Заявка на выдачу и возврат дел» необходимо заполнить обоснование для выдачи доступа и ряд других реквизитов, после чего отправить её на согласование.
Модуль автоматически проверяет все дела на предмет истекших сроков хранения. Если такие дела есть, то по ним автоматически формируются акты уничтожения. Дополнительно может быть подключено согласование сформированных актов с экспертной комиссией.
В модуле реализован справочник готовых печатных форм, которые используются для организации долговременного хранения документов:
- опись электронных документов;
- лист-заверитель;
- номенклатура дел;
- обложка дела;
- опись дел по личному составу;
- опись дел постоянного хранения;
- акт приема-передачи;
- акт об уничтожении дел;
- акт выдачи во временное пользование;
- и другие.
Все печатные формы в модуле редактируются без ограничений.
Алексей Рождественский
Эксперт по продукту «ДоксВижн»