ДЕМОЦЕНТР

Администрация Ивановского муниципального района на 20% ускорила обработку документов и обращений граждан с системой Docsvision

По итогам внедрения системы на базе российской платформы Docsvision в Администрации Ивановского муниципального района:

  • время обработки обращений граждан сократилось на 20%,
  • обеспечена интеграция с порталом ССТУ.рф,
  • упростилась обработка тысяч документов ежемесячно,
  • в СЭД работают несколько десятков сотрудников, включая Главу Администрации, который использует мобильное рабочее место Docsvision.
  • Решение на базе платформы, предназначенное для автоматизации общего делопроизводства муниципального учреждения, было развёрнуто в 2017 году.  

Работа с документами — ключевая деятельность Администрации Ивановского муниципального района, все процессы подкрепляются пакетами документов. Стремление повысить её эффективность привело к решению об автоматизации. По итогам конкурсных процедур победу одержала ООО Компания «Сервис ТВ – Инфо» (г. Иваново), сертифицированный партнёр компании «ДоксВижн». После успешного тестирования СЭД Docsvision в канцелярии учреждения началось её развитие и тиражирование.

Сегодня вся деятельность Администрации основывается на процессах, которые проходят через СЭД

Автоматизированы управленческие процессы – такие, как контроль исполнения задач, появляющихся в результате учёта входящей и исходящей корреспонденции. Настроено сканирование и хранение файлов, связывание различных документов между собой, полнотекстовый и атрибутивный поиск. 

В 2018 году было уделено особое внимание работе с обращениями граждан, теперь система позволяет автоматизировать процесс их обработки на всех этапах. Дополнительно в справочниках решения предусмотрен типовой классификатор обращений граждан, есть функция удобного и оперативного экспорта данных обращений для отчетности государственных муниципальных учреждений в Администрацию Президента Российской Федерации (Портал ССТУ.РФ)
Администрация работает не только с обращениями граждан, но и по запросам юридических лиц и с служебными записками, и каждый из этих документов обрабатывается по определенному маршруту. СЭД позволила Администрации обрабатывать обращения граждан на 20% быстрее. 

«В обращениях реализована возможность занесения нескольких корреспондентов в одну карточку. Это необходимо, когда обращение гражданина перенаправляется нам из другой организации или осуществляется по доверенности. В возможности системы заложена функция связывания обращений однотипного характера. В целом, все движение документов происходит в СЭД, что значительно экономит время специалистов администрации в решении проблем заявителей и подготовке ответов», - Светлана Двойнина, начальник отдела по работе с документами, контролю и обращениями граждан. 

Реализация выгрузки на портал ССТУ.рф из СЭД значительно экономит время работников учреждения, высвобождая их время на другие задачи. Если ранее сотрудник тратил порядка 2 минут на копирование информации одного обращения на портал ССТУ.РФ, то с помощью механизма выгрузки отправка всей информации по 300 обращениям из СЭД занимает 5 минут

Для Главы Администрации специалисты интегратора произвели тонкую настройку мобильного рабочего места на планшете (на Android) в СЭД Docsvision. Информация поступает напрямую из рабочей базы данных по защищенным каналам связи. 

Эффект от внедрения СЭД не монетизируется в явном виде, но выражается в повышении эффективности процессов, которые напрямую влияют на качество работы с обращениями граждан и оказание услуг населению. 

Похожие публикации
22 мая 2019
28 мая приглашаем вас на вебинар из серии «Истории успеха с Docsvision», в рамках которой о своих проектах по автоматизации внутренних процессов, реализованных на платформе Docsvision, рассказывают сами клиенты.
21 мая 2019
Новые вебинары посвящены процессу перехода компаний на юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО). Пройдём процесс со всеми тонкостями и сложностями, познакомимся с законодательной ситуацией в России на 2019 год. Комплексный материал позволит составить полное представление о переходе к безбумажному документообороту.
Подпишитесь на рассылку
Заполняя настоящую форму, Вы подтверждаете свое полное согласие на обработку Ваших персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Обработка персональных данных ООО «ДоксВижн» осуществляется в соответствии Политикой ООО «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных, в которой также содержатся сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных