Работа с документами «Балтик-СГЭМ - Комплект» стала эффективнее с переходом на электронный документооборот в Docsvision

Компания «Балтик-СГЭМ - Комплект», занимающаяся комплексным строительством гидротехнических сооружений, перевела в электронный вид согласование договоров, обработку корреспонденции и блок претензионно-исковой работы на базе российской платформы Docsvision. Внедрение и настройку решения обеспечил наш партнёр - компания «Смарт-Докс». По итогам проекта в систему подгружены все архивные и текущие документы компании, и сегодня сотрудники, включая руководство компании, активно используют её в повседневной работе. 

ЗАО «Балтик-СГЭМ - Комплект» занимает лидирующую позицию в московской группе компаний «Балтик-СГЭМ», которая выполняет весь спектр услуг по ремонту, модернизации, демонтажу и монтажу любого оборудования ГЭС, насосных станций, водохозяйственных объектов и гидротехнических сооружений. Группа компаний имеет большой опыт как в организации и проектных работах, так и в непосредственной реализации проекта и решении других сопутствующих задач. 

Летом 2017 года с целью повышения прозрачности документооборота в компании была автоматизирована:

  • работа с корреспонденцией,
  • работа с договорной документацией
  • отдельный важный блок – претензионно-исковая деятельность (ПИР).

Инициатором проекта выступила Юридическая служба «Балтик-СГЭМ - Комплект», для которой было крайне важно структурировать и собрать все документы компании в едином хранилище для оперативного получения всего объема информации и документации, необходимой для своей деятельности. 

Пользователями системы стали сотрудники, работающие с корреспонденцией, сотрудники экономического отдела, а в качестве согласующих по договорам – другие сотрудники компании, включая руководство, которое также активно работает в системе с поручениями.

Результаты проекта

Использование системы электронного документооборота помогло упорядочить процесс обработки документов, легче контролировать исполнительскую дисциплину и получать необходимую отчётность. Помимо этого, за счет применения системы процессы компании поднялись на качественно новую ступень развития, поскольку были сняты практически все риски потери документов, связанные с децентрализованным их хранением, риски потери внесенных в документы изменений на этапе их согласования, все поручения руководства, а также оперативные задачи сотрудников теперь полностью контролируются системой.

Еще одним ключевым результатом проекта стало фактическое существенное снижение трудоемкости процессов, переведенных в СЭД, а, соответственно, и стоимости этих процессов, что крайне важно в условиях постоянной необходимости сокращения операционных издержек. 

Одним из ключевых факторов успеха проекта стала его реализация на основе готового решения от компании «Смарт-Докс», которое в готовом виде обеспечивает поддержку 80% бизнес-процессов компании, что сократило срок реализации проекта до 1 месяца. За столь короткий срок была развернута и настроена система, проведено обучение сотрудников (с аттестацией полученных знаний) и проведена опытная эксплуатация системы.

Похожие публикации
3 августа 2021
Завершён второй этап проекта по формированию единого информационного пространства в ГУП «Петербургский метрополитен» для обеспечения бесшовной интеграции информационных систем.
6 июля 2021
В результате компания повысила контроль исполнения, упорядочила хранение документов и минимизировала потери времени на работу с договорами.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.