RU

Работа с документами «Балтик-СГЭМ - Комплект» стала эффективнее с переходом на электронный документооборот в Docsvision

Компания «Балтик-СГЭМ - Комплект», занимающаяся комплексным строительством гидротехнических сооружений, перевела в электронный вид согласование договоров, обработку корреспонденции и блок претензионно-исковой работы на базе российской платформы Docsvision. Внедрение и настройку решения обеспечил наш партнёр - компания «Смарт-Докс». По итогам проекта в систему подгружены все архивные и текущие документы компании, и сегодня сотрудники, включая руководство компании, активно используют её в повседневной работе. 

ЗАО «Балтик-СГЭМ - Комплект» занимает лидирующую позицию в московской группе компаний «Балтик-СГЭМ», которая выполняет весь спектр услуг по ремонту, модернизации, демонтажу и монтажу любого оборудования ГЭС, насосных станций, водохозяйственных объектов и гидротехнических сооружений. Группа компаний имеет большой опыт как в организации и проектных работах, так и в непосредственной реализации проекта и решении других сопутствующих задач. 

Летом 2017 года с целью повышения прозрачности документооборота в компании была автоматизирована:

  • работа с корреспонденцией,
  • работа с договорной документацией
  • отдельный важный блок – претензионно-исковая деятельность (ПИР).

Инициатором проекта выступила Юридическая служба «Балтик-СГЭМ - Комплект», для которой было крайне важно структурировать и собрать все документы компании в едином хранилище для оперативного получения всего объема информации и документации, необходимой для своей деятельности. 

Пользователями системы стали сотрудники, работающие с корреспонденцией, сотрудники экономического отдела, а в качестве согласующих по договорам – другие сотрудники компании, включая руководство, которое также активно работает в системе с поручениями.

Результаты проекта

Использование системы электронного документооборота помогло упорядочить процесс обработки документов, легче контролировать исполнительскую дисциплину и получать необходимую отчётность. Помимо этого, за счет применения системы процессы компании поднялись на качественно новую ступень развития, поскольку были сняты практически все риски потери документов, связанные с децентрализованным их хранением, риски потери внесенных в документы изменений на этапе их согласования, все поручения руководства, а также оперативные задачи сотрудников теперь полностью контролируются системой.

Еще одним ключевым результатом проекта стало фактическое существенное снижение трудоемкости процессов, переведенных в СЭД, а, соответственно, и стоимости этих процессов, что крайне важно в условиях постоянной необходимости сокращения операционных издержек. 

Одним из ключевых факторов успеха проекта стала его реализация на основе готового решения от компании «Смарт-Докс», которое в готовом виде обеспечивает поддержку 80% бизнес-процессов компании, что сократило срок реализации проекта до 1 месяца. За столь короткий срок была развернута и настроена система, проведено обучение сотрудников (с аттестацией полученных знаний) и проведена опытная эксплуатация системы.

Похожие публикации
27 ноября 2024
Рейтинг и обзор отечественного рынка систем электронного документооборота опубликовал портал IaaSSaaSPaaS.
11 ноября 2024
Издание CNews представило рейтинг «Крупнейшие игроки рынка КЭДО 2023». Решение для кадрового электронного документооборота (КЭДО), разработанное на базе платформы Docsvision, заняло в рейтинге 4 место.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.