Более 15 лет деятельность депутатов и сотрудников аппарата Самарской Губернской Думы обеспечивает система электронного документооборота (СЭД) на платформе Docsvision.
В СЭД происходит приём, обработка и распределение поступающей корреспонденции; отправка исходящей корреспонденции, регистрация внутренних и организационно-распорядительных документов; наложение резолюций, выдача поручений; контроль исполнительной дисциплины, подготовка справок и отчетов; регистрация обращений граждан и юридических лиц в Самарскую Губернскую Думу и т.д.
Переход на версию Docsvision 5.5 позволил повысить удобство и скорость работы с электронными документами за счёт внедрения web-клиента, не требующего дополнительной установки и настройки на рабочих местах пользователей. Гибкая настройка веб-интерфейса расширила функциональные возможности автоматизации юридически значимого электронного документооборота внутри организации. Использование новой версии СЭД на платформе Docsvision 5.5 в дальнейшем облегчит переход на отечественное программное обеспечение в рамках импортозамещения.
Весной 2020 года из-за угрозы распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) было принято решение о переводе сотрудников на дистанционный формат работы. Потребовалось адаптировать ИТ-инструменты, в том числе и СЭД, к новым условиям работы. Компания Вебзавод реализовала проект по переходу на новую версию платформы Docsvision в кратчайшие сроки и без оффлайн-встреч с заказчиком, а также успешно опробовала и организовала обучение и инструктаж пользователей в новом формате с помощью видеороликов и онлайн-тестов.
Развертывание web-клиента системы электронного документооборота в масштабах Самарской Губернской Думы было полностью выполнено в удалённом режиме благодаря гибким механизмам настройки, заложенным в платформе Docsvision 5.5. Дополнительно, была запланирована и реализована миграция регистрационных карточек организационно-распорядительных документов предыдущих созывов Думы, а также настроен доступ к архивным базам через Windows клиент.
«С 2006 года компания «Вебзавод» занимается сопровождением и развитием СЭД в Самарской Губернской Думе. Несмотря на дистанционный режим работы всей команды внедрения, мы смогли консолидироваться и уложиться в срок выполнения контракта. Выражаю благодарность всем специалистам и пользователям Думы за понимание и слаженную работу в условиях удаленного обучения. Мы стали единой командой, решаем все вопросы и проблемы, возникающие в процессе промышленной эксплуатации эффективно и оперативно», - прокомментировала проект Анна Овчинникова, менеджер проекта компании «Вебзавод», ведущая его на протяжении последних 10 лет.
