Компания BTLab помогла Группе компаний Sucden повысить эффективность обмена первичной документацией между сахарными заводами и центральным офисом с помощью системы Docsvision.
Крупнейший в мире поставщик пищевого сырья (сахар, кофе, какао, этанол и т.д.) – группа компаний Sucden – автоматизировала процесс обмена документацией между своими сахарными заводами и Общим центром обслуживания (ОЦО). Решение для пилотного завода создано компанией BTLab на базе российской платформы Docsvision за 1 месяц. После первого проекта внедрение было растиражировано на другие заводы Sucden.
Группа компаний Sucden основана в Париже в 1952 году. На российском рынке компания функционирует с 1993 года и входит в ТОП-5 лидеров по производству сахара из свёклы и сырца. В структуре российского филиала 5 агрофирм и 4 сахарных завода, расположенных в Краснодарском крае (Тбилисский сахарный завод), Липецкой (Добринский и Елецкий сахарные заводы) и Пензенской (Каменский сахарный завод) областях.
Компания всегда уделяла особое внимание модернизации своих производств и повышению эффективности внутренних процессов – в том числе за счёт использования современных информационных технологий. Некоторое время назад было принято решение унифицировать и структурировать процессы обработки и передачи первичной документации между заводами компании и Общим центром обслуживания в московском офисе.
В рамках проекта необходимо было решить несколько ключевых задач: обеспечить быструю передачу документов с заводов сотрудникам ОЦО, фиксацию сроков отправки, контроль исполнительской и учётной дисциплины – то есть сделать обмен документами между ОЦО и заводами эффективным и контролируемым. Для оперативной реализации этой задачи была выбрана платформа Docsvision и один из ведущих партнёров «ДоксВижн» - компания-интегратор BTLab, которая путём настройки типового решения завершила все работы в течение месяца на первом заводе.
Положительный опыт был растиражирован на все производственные площадки. Пользователями системы стали сотрудники сформированного в центральном офисе ОЦО, которые обрабатывают в системе Docsvision поступающие от завода документы, и сотрудники отдела документационного обеспечения завода.
«Среди явных эффектов от внедрения решения на платформе Docsvision, которые компания уже успела ощутить – ускорение передачи документов, сокращение количества потерь, возможность измерить скорость выполнения и выявить проблемные места бизнес-процессов. Процесс обмена документами взят под контроль, что при текущем большом объёме документооборота является немаловажным фактором для эффективной работы компании в целом», - отметил менеджер проектов Группы компаний Sucden Владимир Поляков.
Компания BTLab обеспечивает развитие решения. Специалисты BTLab выполнили ряд дополнительных настроек и доработок. Один из примеров – отражение в работе системы структурной специфики ОЦО так называемых «участков учёта», которые отвечают за конкретные группы документов. Сотрудник может состоять сразу в нескольких участках, в одном участке может быть несколько сотрудников. При отправке документа выбираются именно участки, а первый сотрудник, взявший документ в работу, становится исполнителем. Интересной доработкой стала и возможность массовой выгрузки электронных документов – к примеру, всех документов по одному контрагенту.
«Работа над проектом была и остаётся регламентированной по времени. Мы уже не раз смогли реализовать потенциал платформы и настроить требуемую функциональность в соответствии с запросами и в срок, благодаря гибким инструментам настройки Docsivision. Также плодотворной работе способствует тесное взаимодействие с командой со стороны компании Sucden в проработке требований и обучении сотрудников производственных предприятий на местах», - прокомментировал Андрей Карасов, руководитель отдела продаж BTLab.
О проекте в Sucden рассказывает руководитель проекта Владимир Поляков
