Эффективность работы с документами в проекте строительства транспортно-логистического комплекса компанией «Белый раст» (ОАО «РЖД») повысилась с Docsvision

ООО ТЛЦ «Белый Раст» - дочернее общество ОАО «РЖД», целью которого является строительство транспортно-логистического комплекса нового поколения на земельном участке площадью 180 га вблизи села Белый Раст Дмитровского района Московской области. C внедрением системы Docsvision работа с большим объёмом документации, сопровождающей проект, переведена в электронный вид.  

Предпосылки проекта

Реализация проекта строительства предполагает в т. ч. заключение и обслуживание договоров с подрядчиками, большой объем переписки с контрагентами, планирование, постановку и дальнейшее отслеживание исполнения различных задач по проекту. Работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения проводились вручную – это не только требовало временных затрат сотрудников, но и не исключало влияния человеческого фактора. Поскольку эта деятельность косвенно влияет на соблюдение сроков выполнения строительных работ, было принято решение о повышении её эффективности. 

Выбор решения

Проектной командой Заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. Эксперты «Смарт-Докс» провели аудит существующих процессов обработки корреспонденции, договоров, а также планирования и отслеживания задач, поставленных в ходе совещания. В процессе интервью сотрудников Заказчика собраны и систематизированы основные требования к реализации перечисленных видов документов. После подготовки и согласования технического задания, были выполнены настройка решения в инфраструктуре заказчика и тестирование разработанного на базе Docsvision 5.4 функционала. Было проведено обучение сотрудников ООО ТЛЦ «Белый Раст» работе в системе.

Результаты проекта

После завершения проекта внедрения полностью ведутся в системе Docsvision:

  • вся переписка ООО ТЛЦ «Белый Раст» как с внешними организациями, так и внутри подразделений,
  • договорная работа,
  • планирование и отслеживание работ по строительству транспортно-логистического комплекса. 

Автоматизировано выполнение таких делопроизводственных процессов, как учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем, подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров, формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.

Результаты внедрения СЭД в «ТЛЦ «Белый Раст» подтверждаются следующими изменениями:

  • проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. Docsvision содержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам, 
  • сократились сроки согласования документов, промежуточные версии перестали теряться,
  • значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма,
  • автоматически выполняется формирование и ознакомление сотрудников с задачами, обозначенными в ходе совещаний.

Статус выполнения поставленных заданий можно отследить в системе документооборота, а исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера в срок берет на себя система Docsvision. 

Благодаря участию в проекте внедрения экспертов «Смарт-Докс», удалось не только автоматизировать операции с документами, но и найти слабые стороны в имеющихся бизнес-процессах и оптимизировать их. ТЛЦ «Белый Раст» удалось сократить финансовые издержки по этим направлениям, что являлось одним из главных ожиданий от внедрения системы электронного документооборота на платформе Docsvision.

Похожие публикации
21 мая 2020
Сотрудники нескольких подразделений группы компаний AGC – от производственных площадок до головного офиса – перешли к работе с документами в электронном виде, в системе, настроенной на российской платформе Docsvision.
19 мая 2020
Как быстро перевести компанию на безбумажный договорной документооборот с помощью Docsvision: что учесть, как подготовиться и запустить процесс?
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.