RU

СЭД в ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга» больше, чем просто СЭД

От электронного документооборота к документационному управлению

Государственное унитарное предприятие «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада, её доля на петербургском рынке тепловой энергии составляет около 48%. Предприятие отапливает и снабжает горячей водой порядка 14200 домов Петербурга, в которых живет около 2,5 млн. горожан. Среди абонентов компании – жилые дома, здания социально-бытового назначения: больницы, школы, детские сады, многочисленные производственные объекты. В компании работают более 9 тысяч человек.

ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» завершило процесс перехода на новую систему электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. Исполнителем проекта стала компания «Диджитал Дизайн».

Первое знакомство сотрудников ГУП «ТЭК СПб» с системами электронного документооборота произошло в 2009 году, когда выбор был сделан в пользу системы на платформе иностранного производителя. За это время требования изменились, нагрузка увеличивалась, скорость и объемы документационного взаимодействия выросли, система перестала удовлетворять требованиям пользователей. 

Новая СЭД на базе Docsvision охватила не только функции делопроизводства, но и автоматизировала ряд бизнес-процессов: организацию и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений, заявки сотрудников на техпомощь, расходные материалы и др. В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации, которая ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок.

При том, что функциональные возможности системы значительно расширились, стоимость владения отечественным ПО и затраты на его обслуживание стали существенно ниже.  

Для «безболезненного» перехода на новую систему без снижения качества работы в СЭД были реализованы «личные кабинеты» сотрудников – индивидуальное рабочее пространство. Личный кабинет с удобным пользовательским интерфейсом обеспечивает быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации, позволяет просматривать и выгружать отчеты. 

«Помимо обновления и функционального усовершенствования системы, перед нами стояли задачи осуществить быструю и качественную интеграцию новой СЭД в непростой корпора-тивный ИТ-ландшафт ГУП «ТЭК СПб», – рассказал о процессе работы над проектом Игорь Катков, руководитель проекта со стороны ЗАО «Диджитал Дизайн».

Перед началом работ требовалось осуществить перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД – в общей сложности более 1 000 000 документов. Проведенная специалистами «Диджитал Дизайн» оптимизация инфраструктуры и платформ предприятия позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности, а использование масштабируемой платформы Docsvision будет способствовать дальнейшему развитию хранилища. Также в ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована с корпоративными прикладными системами: 1С.Предприятие 8.2, Электронный архив и каталог ActiveDirectory.

Сейчас новую СЭД используют сотрудники главного управления ГУП «ТЭК СПб» и 4-х филиалов; ежедневно в системе работают более 800 пользователей, обрабатывается более 1000 резолю-ций. 

«Мы создали универсальную систему, которая позволила заказчику не только решать традиционные задачи канцелярии, но и дополнительно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Система облегчает управленческую работу, способствует повышению эффектив-ности, развитию предприятия», — прокомментировал Игорь Катков.

«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слажен-ную и комфортную работу с компанией «Диджитал Дизайн», профессионализм и оператив-ность работы специалистов», — рассказал Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга».

Желаем сотрудникам предприятия приятной и продуктивной работы в системе! 

Похожие публикации
27 ноября 2024
Рейтинг и обзор отечественного рынка систем электронного документооборота опубликовал портал IaaSSaaSPaaS.
11 ноября 2024
Издание CNews представило рейтинг «Крупнейшие игроки рынка КЭДО 2023». Решение для кадрового электронного документооборота (КЭДО), разработанное на базе платформы Docsvision, заняло в рейтинге 4 место.
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даёте согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.