Институт развития образования Иркутской области переходит на электронный документооборот

• 4 июля 2011
• Новости

RKIT Group, премиум-партнер компании «ДоксВижн», завершила проект по автоматизации управления процессами и документами в Областном государственном автономном образовательном учреждении «Институт развития образования Иркутской области» (ОГАОУ ДПО ИРО).  В рамках проекта решены задачи автоматизации общего делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины, а также автоматизирована процедура «Внутренний аудит» системы менеджмента качества Института.

Институт развития образования открыт для инноваций и стремится использовать в своей повседневной деятельности самые прогрессивные технологии для оптимизации управления организацией. В связи с этим, при выборе системы электронного документооборота, руководством института акцент ставился на широких функциональных возможностях системы с точки зрения перспектив развития. Большое значение придавалось также опыту команды внедрения при решении нетривиальных для классического понимания СЭД задач. 

Основной акцент в проекте был сделан на автоматизацию процедуры «Внутренний аудит» системы менеджмента качества Института как первого этапа для автоматизации всей СМК. Внутренний аудит – важный процесс, который обеспечивает руководителей необходимой информацией об эффективности работы СМК, позволяет своевременно обнаруживать и корректировать возникающие проблемы. В рамках проекта в системе Docsvision реализована возможность создания годового плана внутренних аудитов, созданы шаблоны документов, участвующие в процессе. В режиме реального времени осуществляется поэтапный контроль исполнения аудита. Формируется сводный отчет с информацией о проверенных подразделениях, количестве выявленных несоответствий и статусе корректирующих действий с указанием причин невыполнения при их наличии. 

Благодаря созданному решению, повысилась прозрачность процессов, было сокращено время прохождения процедур. Руководители Института получили удобные инструменты для контроля исполнения поручений, управления загруженностью сотрудниками.

На текущий момент в системе работают делопроизводители – управляющие по СМК, руководители факультетов и других подразделений Института. 

Созданное прикладное решение уже было представлено на различных уровнях. Первая презентация состоялась в марте 2011 года на областном образовательном форуме «Образование Приангарья», где были получены положительные отзывы от Министерства образования Иркутской области, представителей других образовательных учреждений региона. 

26 мая в Новосибирске на семинаре-совещании институтов развития образования Сибирского федерального округа специалисты ДПО ИРО поделились опытом автоматизации процессов с коллегами из других регионов. После этого, в начале июня система была представлена Институтом министру образования Российской Федерации А. Фурсенко в ходе его визита в Иркутск.

Сотрудники Института готовы делиться опытом, полученным при реализации проекта. Созданное решение с успехом может использоваться и в других образовательных учреждениях при решении вопросов оптимизации управления.

Большую роль в успешной реализации проекта сыграла заинтересованность руководителя Института Дмитриева Ивана Георгиевича и активное участие в проекте заместителя генерального директора по качеству, к.п.н. Домбровской Марины Анатольевны и декана факультета информатизации Горчакова Алексея Михайловича. 

В дальнейших планах Института – развитие и тиражирование созданных решений, в том числе, автоматизация других процедур СМК.